学术报告厅是我校举办各类学术报告、召开重要会议和进行学术交流的重要场所。为了加强报告厅管理，保证其正常有序使用，特制定本规定。
一、办公室受学校委托，负责学术报告厅的使用管理，未经学校办公室审批，任何部门和个人不得擅自使用。
二、学术报告厅的使用安排上遵循学校层面活动为主、兼顾学院、处室的原则。
三、报告厅的使用遵循先申请、后使用，谁使用、谁负责的原则。申请使用单位须提前三天以书面形式(填写使用申请表)向学校办公室提出申请，经学校办公室审批同意后方可使用。第一报告厅、第三报告厅使用须经办公室分管副主任签字批准，第二报告厅使用须经综合科科长签字批准。经校办批准后，将表格送至图书馆二楼报告厅管理室，并请在会议前至少提前3小时联系报告厅老师对接准备，避免会议较多发生冲突，如不提前对接，责任自负。
四、使用报告厅的部门及人员应爱护报告厅的各类设施，自觉维护报告厅的环境卫生，注意用电安全，不在报告厅内吸烟，不随地吐痰，乱丢杂物，不随处粘贴等。在使用完毕后，要认真清扫报告厅卫生，及时清除垃圾，桌椅设备摆放整齐有序。具体如下：
1、禁止将瓜子、水果等零食带入场内;
2、禁止在场内吸烟，禁止燃放烟花等危险物品，严禁踩踏座椅;
3、未经同意，不得在报告厅内随意悬挂或张贴横幅、宣传物等物品;
4、除管理人员外，任何人不得擅自使用场内各项设备，如造成损坏，须照价赔偿;
5、控制室内禁止非工作人员进入，擅自进入并导致事故的将追究其责任;控制室的设备必须按操作规程进行使用。发现故障要及时上报，以便解决。
6、会议和活动开始之前，会议负责人必须按照申请表中的使用要求，检验厅内所用设备的准备是否齐全，效果是否满意，填写使用登记表，并与管理人员共同签字。
7.在使用完毕后，使用部门负责整理桌椅，清洁会场，由工作人员检查厅内设备设施的使用情况及卫生情况，待管理人员对卫生和设施状况验收并与会议负责人共同签字后，方可离开。
五、报告厅原则上不接待娱乐活动。
六、报告厅及设备属学校固定资产，原则上不外借，原则上不针对有偿培训(包括二级部门承办的非校内的外借活动)或校外租用的培训、会议等活动开放使用。
注：报告厅所有设备与物品一律不外借。
校办报告厅申请表
1号教学楼报告厅是校区(学院)举办大型会议、学术报告、专题讲座等重要学术活动或重要会议的场所。为加强管理，明确职责，确保运转正常，更好地为广大师生服务，制定本管理办法。
一、使用范围
1.校区(学院)组织召开的大型会议。
2.校区(学院)组织的学术报告、专题讲座等活动。
3.校区(学院)各单位举办的需要使用报告厅的大型活动。
二、日常管理
1.报告厅的日常卫生保洁和使用管理由党政办公室安排专人负责。
2.报告厅灯光、音响、视频及电子屏显示器等电器设备由教务部现代教育中心负责管理、维修及维护。未经许可，其他人不得自行操控设备。
3.需配备基本设备以外其它设施的(如：花卉、水果、座签及会标等)，使用单位应提前联系党政办公室，并布置会场。
4.使用单位安排的活动如与校区(学院)重大活动冲突时，党政办公室负责统筹调整，使用单位须服从安排。
5.报告厅一般不对校外开放。特殊情况借用，应提前三天向党政办公室提交申请，经校区(学院)领导批准后方可使用。
三、使用程序
1.校区(学院)举办大型会议或各单位举办重大活动需使用报告厅的，主办单位需填写《报告厅使用申请单》(附后)，提前三天送交党政办公室审批。
2.党政办公室根据校区(学院)大型会议、活动安排情况和各单位申请时间先后顺序，向主管领导汇报后，将批复意见告知申请单位，并做好使用前的各项准备工作。
四、使用要求
1.按照“谁使用，谁负责”的原则，使用单位须安排专人做好会务服务及保障工作。
2.使用单位必须遵守报告厅使用管理制度，听从管理人员安排，确保人员和设备安全。如发现使用单位不能遵守本规定，经劝阻无效的，党政办公室将停止其继续使用。
3.使用单位和与会人员要自觉维护报告厅环境卫生，爱护报告厅公用设施，不得在室内进餐、吸烟，严禁随地吐痰、乱丢杂物，不得随处粘贴、乱涂乱画。未经允许，不得擅自将室内物品移作他用。
4.使用结束，相关管理人员负责对设备进行验收。使用单位负责将所用设施还原，确保会场恢复原样，如涉及人为损坏设施等问题，使用单位须按价赔偿。
5.未经报告厅管理部门同意，任何单位或个人不得在报告厅内随意悬挂或张贴会标、标语，不得随意变动室内设施的摆放格局。
五、本管理办法解释权归党政办公室。
学术报告厅是学校重要的学术交流活动场所。为加强报告厅管理，充分发挥其作用，根据学校实际情况，特制定本管理办法。
1.该厅主要用来举办学术交流活动、有校内外专家或校领导参加的会议、报告，或者经校领导批准的全校性活动等，部门的各种会议及各类学生活动原则上不使用学术报告厅。
2.图文信息中心的教育技术中心具体负责报告厅音响、灯光设备的使用管理、技术维护等支持。
3.物业服务公司负责报告厅卫生清洁工作及其财产安全管理等。
4.凡申请借用报告厅的单位，应提前3天在图文信息中心网站下载使用申请表，按要求填写并履行相关审批手续后送交教育技术中心。
5. 教育技术中心根据审批意见，结合报告厅使用情况进行安排，按照申请顺序进行安排，如若与学校临时安排的重大活动冲突，则服从统筹安排。
6各部门若在办理使用手续后，需要变更或取消使用计划的，须在预约使用期前一天通知图文信息中心。
7. 学术报告厅按照“谁使用，谁负责”的原则，使用学术报告厅的部门自行安排会务，明确责任人，并安排专人负责安全工作，如防火、人员引导，秩序维护等。
8.除正常活动需要的会标或横幅外，未经学校办公室﹙新闻办﹚同意，不得在报告厅内随意张贴或悬挂各种海报、横幅、标语、广告等，未经图文信息中心同意不得使用双面胶，胶带，图钉，订书针，钉子等对桌面、墙面和地面有污损或破坏的物品。
9使用单位要对参与活动的人员进行提示，必须爱护报告厅内公共设施，注意厅内外环境卫生。
10报告厅灯光、音响、投影机、操作台等设备由专人负责，其他人员不得擅自操作。
11学术报告厅内禁止吸烟，禁止携带食物及饮料。
12. 活动结束后，使用申请人应协助报告厅管理人员将设备设施归位，与报告厅物业管理员进行交接，要认真检查，切断电源，确保安全。
13对不遵守报告厅使用管理办法的单位，图文信息中心有权提出批评并及时报告学校。
14教育技术中心要做好对报告厅使用情况的登记工作，并定期联系相关人员检修设备，检查电源、线路、门、窗、桌椅等，消除安全隐患，发现问题认真处理，及时汇报。