秘书室工作礼仪规范介绍实用三篇

秘书室工作礼仪规范介绍(精选3篇)

秘书室工作礼仪规范介绍 篇1

秘书服饰礼仪要求

秘书人员的着装既要体现实用性,也要体现装饰性,体现个体自身的审美素质和组织形象。要昼把服饰的自然属性、社会属性、情感属性与秘书公关活动的礼仪属性结合起来,尽可能避免因自己着装不当而使企业的声誉蒙受损失。

1、服饰要以简洁为美

简洁是当今服饰发展的大方向,服饰越简洁、越流畅,其美学效果就越好。秘书人员工作比较繁重,服饰过于烦琐不但不利于工作上轻装上阵,还会让人当做花瓶摆设看待。而简洁的服饰则会给人一种轻松、明快之感,有利于人际间的沟通。

2、扬长避短

秘书人员选择服饰一定要注意扬长避短,尽量避免穿戴与自己体形不协调的服饰,这样才能充分展示自己身材的长处,使自己充满自信地出现在各种社交场合。

3、体现个性

人们戏言鞋合不合适,只有脚知道,说的就是着装要因人而异。一件同样的衣服穿在不同的人身上会产生不同的效果,这是因为不同的人性格气质不同造成的。所以,穿什么衣服应根据个人的特点而定,只有使衣着与自己的年龄、性别、肤色、体形等特点相适应,特别是和自己的性格、气质、个性特征相吻合才是得体的。

秘书日常接待礼仪

接待来客是秘书最频繁的日常事务之一。秘书是代表单位接待来客的,其接待态度如何, 直接影响着单位的形象,决定了来客对单位的印象,关系着业务能否顺利进行。所以,秘书应当尽量做到让每一位来客满意而归,这就得掌握接待的基本礼节。

一、打招呼

当客人到来时,秘书应马上停下手头的工作,抬起头,礼貌而热情地招呼来客。打招呼的用语要正式规范。秘书说话时声音应舒缓,咬字吐音要清楚。表达要简洁流畅。

二、招待

秘书日常接待的来客大致分事先约好的和没有预约的两种。对经过询问、甄别,没必要由领导人会见,或经请示后领导人无意会见的来客,秘书可以婉言拒绝。对初次来访的人,引见时,秘书要走在来客左前方一尺处,并随时转头注意客人,引导方向。

1、座次

秘书引导或陪同客人去面见领导时,到达接待室后应将客人引至上座的位置上。引导就座时,长沙发优于单人沙发,沙发椅优于普通椅子,较高的座椅优于较低的座椅,距离门远的为最佳的座位。

2、奉茶

上茶应在主客未正式交谈前。正确的步骤是:双手端茶从客人的左后侧奉上。要将茶盘放在临近客人的茶几上,然后右手拿着茶杯的中部,左手托着杯底,杯耳应朝向客人,双手将茶递给客人同时要说您请用茶

奉茶的顺序:上茶应讲究先后顺序,一般应为:先客后主;先女后男;先长后幼。

奉茶的禁忌:尽量不要用一只手上茶,尤其不能用左手。切勿让手指碰到杯口。为客人倒的第一杯茶,通常不宜斟得过满,以杯深的2/3处为宜。继而把握好续水的时机,以不妨碍宾客交谈为佳,不能等到茶叶见底后再续水。

秘书电话礼仪

一、接听电话前

1、准备笔和纸:如果大家没有准备好笔和纸,那么当对方需要留言时,就不得不要求对方稍等一下,让宾客在等待,这是很不礼貌的。所以,在接听电话前。要准备好笔和纸。

2、停止一切不必要的动作:不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情,对方会感到你在分心,这也是不礼貌的表现。

3、使用正确的姿势:如果你姿势不正确,不小心电话从你手中滑下来,或掉在地上,发出刺耳的声音,也会令对方感到不满意。

4、带着微笑迅速接起电话:让对方也能在电话中感受到你的热情。

二、接听电话

1、三声之内接起电话;

2、主动问候,报部门介绍自己;

3、注意接听电话的语调,让对方感觉到你是非常乐意帮助他的,在你的声音当中能听出你是在微笑;

4、注意接听电话的措辞,绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;

5、转接电话要迅速:每一位员工都必须学会自行解决电话问题,如果自己解决不了再转接正确的分机上,并要让对方知道电话是转给谁的。

6、电话留言要遵循5W1H原则: When何时、Who何人、Where何地 、What何事、Why为什么、HOW如何进行等。

三、打电话礼仪

1、确定合适的时间,当需要打电话时,首先要考虑此时此刻对方是否方便听电话,应该选择对方方便的时间打电话,尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。

2、开头很重要

无论是正式的电话业务还是一般交往中的不太正式的通话,自报家门是必须的,这是对对方的尊重,即使是你熟悉的人,也应该主动报出自己的姓名,因为接电话方往往不容易通过声音准确无误的确定打电话人的身份。

3、通话尽量简单

在工作电话中一般一个电话最常三分钟,超过三分钟应该改成其他的交流方式。

秘书室工作礼仪规范介绍 篇2

一、汇报工作

向领导汇报工作时应按约定时间到达,进领导办公室时应先敲门示意,待听到应呼后再进门;汇报工作时举止要文雅大方,彬彬有礼,做到站有站相,坐有坐相;汇报、请示时应实事求是,要点突出,中心明确,吐字清晰,切忌表示不满或顶撞。结束汇报应由领导提出,领导未作结束表示前,不可频繁看表、打哈欠,以示焦急或不耐烦。告辞时,应顺手把茶具或桌椅等摆正或作适当处理。

二、陪同视察

陪同领导视察时,应注意一定的礼节。一般两人同行时,以前者、左者为尊;三人同行时,并行以中者为尊,前后行时,以前者为尊。进门、上车时,应让尊者先行;上楼时尊者在前,下楼时则相反。在室内,以朝南或对门的座位为尊位。乘电梯时,陪同人员先走一步按下电梯按钮,一手挡住电梯门一侧,待尊者进入后,自己再进入。如果客人或上级人数很多,则应自己先进去按钮以便领导同志从容而进。电梯进门左侧为上,要主动留给客人或上级。

领导视察工作时要做好引领工作。引领时应稍侧身走在领导侧前方,与领导保持两三步距离,并适时以手示意,一面交谈,一面配合领导的脚步。切忌独自在前,背对着领导。

三、接打电话

(一)接听电话。接听电话时要文明礼貌,接听人应先客气地自报家门:“您好,这里是某地委办公室秘书室,请讲”然后询问情况,严禁使用“喂,你是谁?”,“干什么”,“找谁”等生硬语言。如果对方询问姓名,应耐心作答,对于对方询句之事也应尽量详尽答复。如果对方要找的人是其他同事,受话人可说一声“请稍等”,并尽快帮忙寻找。如果对方要找的人不在,应礼貌地告诉对方,并可适当询问“请问您有什么事要转告吗”,如有,则应认真记录,并尽可能复述一遍,以确保无误,最后说声“再见”。

接到打错了的电话,态度要友好,应礼貌地告诉对方,这里不是其要找的单位,请他重拨,不应不加解释地将电话挂断。如有可能的话,可帮助对方查找他所要部门的电话。

接到领导电话,应主动说出自己的部门、职务和姓名。领导如果找本部门负责人通话,要迅速通知,并请领导稍等。如果本部门负责人不在,要请示领导能否转达,如领导同意,要将领导发话内容认真记录下来,以便向本部门领导传达。最后应主动询问领导还有什么要求,待领导放下电话后再挂上电话。

接听电话,要善于处理电话内容和有关事项。对要求报告领导的,不能接一次电话就报告一次,以尽量不打断领导办公为宜。具体办事人员,可根据情况汇总报告,但重大或紧急事项不能压下不报,更不能擅自处理。

对通话时间较长、通话内容复杂的电话,要弄明白对方意图,并准确、全面地将电话内容认真记录在专门簿册上,记明电话内容的五个要素,即:来话时间,来话人姓名、单位及职务,电话号码,来话内容(时间、地点、人物、事项或需要解决的主要问题)。另外,如有初步结果的,要记录领导意见和处理情况,最后记录 人署名。

(二)拨打电话。

拨打电话时,首先要理清通话的内容和要点。电话接通后,打电话的人应当首先问一声“您好”,然后自报家门。不使用电话免提键拨打电话。电话内容要简明扼要,表达清楚、准确。

如果拨错了电话号码,应向对方表示道歉。让对方转接或传呼某人时,应注意措辞,并适时道谢,如“请(麻烦)您转某某处”,“请(麻烦)您叫一下某某”。对方帮你去找人时,话筒不应离开耳边,更不应与别人高声谈笑。通话结束时,应道声“再见”。

如果与领导办公室距离很近,尽量不要用电话联系,应直接当面请示或汇报工作。给领导打电话时,要称呼领导职务,然后通报自己的部门、职务和姓名,简洁、准确地说明需要请示或汇报的内容。领导的指示或意见应准确、全面地记录,通话结束时应主动询问领导还有什么指示或要求,并主动说“再见”。通话完毕后,应待领导放下电话后自己再挂上电话。

给基层单位和部门打电话时,态度要谦和,不得盛气凌人。

四、介绍来宾

(一)介绍的顺序

在为他人做介绍时,应注意介绍的顺序。为了体现对长者、上级和女士的'尊重,在介绍时应按以下顺序进行:

1.将年轻者介绍给年长者。在同性别的两人中,应首先向年长者介绍年轻者,以表示对年长者的尊敬。

2.将职位低的介绍给职位高的。譬如两个人当中,一位是王处长,另一位是丁科长,这时介绍人应首先将科长介绍给处长:“王处长,这位是丁科长。”

3.将男士介绍给女士。在介绍陌生男女相识时,介绍人通常是把男士引导到女士面前,首先向女士介绍男士。若两人当中,男士年龄比女士大很多或地位比女士高,这时应先向年长的或地位高的男士介绍年轻女士。

若被介绍人都是同性别、年龄相差无几而又无辨别其地位时,可按座位顺序或站立顺序依次介绍。

(二)介绍的姿势和语言

介绍时,介绍人和被介绍人都要起立。介绍人应引导两个被介绍人相向而立,自己站在侧旁,面对他们,将手掌伸开,手心向上,手指指向被介绍人的一方,不可只用一个手指指点或去拍打被介绍一方的肩或背。

在正式场合,介绍时一般用“请允许我向您介绍……”的说法。向众人介绍一人时,可以说:“请允许我把“秘书工作”介绍给诸位。”在一般的、非正规场合进行介绍,所用的语言比较简单、活泼。如“这位是”,“这位是××科长”等。

被介绍的双方在介绍完毕后应相互握手问候,可以说“很高兴认识您”、“您好”等。

五、接待工作

(一)一般接待礼仪规范

这是接待人员应共同遵守的基本礼仪规范,也是“窗口”接待的基本原则和要求。

1.做到“五要”:

一要仪容严整——接待人员要衣着整洁,精神饱满,举止端庄。

二要态度和蔼——接待人员要诚恳、自然,认真听取对方谈话,不耍威风、摆架子。

三要语言文明——接待人员一般应讲普通话,使用礼貌用语,语气谦和、客气,不讲粗话、脏话。

四要讲究效率——对客人要求办理的事情,凡符合政策、法律,手续齐全的应及时办理,不能推诿、拖延。对不能解决的,要讲明原因,并及时转有关单位接待、解决。

五要一视同仁——接待时应本着公平、公开的原则秉公办事,不循私情,不开“后门”,不应以地位、年龄、身份、生熟等区别对待。

2.接待人员,要仪容整洁大方,举止从容端庄,不论来访客人是事先约好的,还是不约而来的,不论是常来的,还是生疏的,客人进门,接待人员要马上起立相迎。

对事先约好的客人,接待人员要热情迎接。对事先未与领导约好的客人,一定要礼貌地询问姓名、身份,弄清其来访目的,待请示领导后根据领导要求迅速做出处理。不得直接让其去领导办公室或告诉其领导去向。

如果客人要找的领导或其他人员不在,应妥善予以处理。若自己知道领导及有关人员在较短的时间内能够回来,可请客人坐下来等候,并送上茶水、饮料和报刊。客人等的时间较长时,应不断给客人倒开水,以免客人有被遗忘、被冷落的感觉。如果自己手头没有什么要紧的工作,也不防陪客人谈话。当客人表示没有时间等候时,可以问明客人来访的大致内容,待相关人员回来后转告。

(二)迎送礼仪规范

1.迎送的准备

迎接来访的代表团,应事先了解对方的来访目的与要求,要确定来访人员的姓名、性别、年龄、身份、人数、职务、级别等,并以此确定迎送规格,安排相应的接待人员和食宿环境。一般来说,对上级主要领导的到来,要通知某地委主要领导亲自出面迎送和陪同;兄弟单位负责同志的到来,可通知办公室主要领导或副职出面接待。食宿应根据其级别作相应的安排,规格既不宜过高,也不要过低。

为了提前安排食宿和交通工具,应准确地了解掌握客人所乘交通工具的抵、离时间。

2.迎送中的具体事项

去机尝车站接送的人员,其职务可比对方低一级,同级领导可在宾馆迎候。迎接人员应在客人抵达之前到达机尝车站,如果客人是首次前来,互不认识,接待人员可事先制作特定的标志,如小旗或牌子等,让客人容易看到,以便主动前来接洽。

在客人到达后,迎接的领导应上前握手,致以问候。相互介绍时,主人应将前来欢迎的人一一介绍给客人。安排接待人员时,应考虑周到,以相对固定为好,切忌随意更换。

接待人员应及时将客人食宿安排等发到每个人手中,或通过对方的联络秘书转达,以便让客人心中有数。迎接身份高的客人,要事先在迎送地点安排贵宾休息室,客人抵达后,应稍作休息,再开展其他活动。

客人离开时,主人可到住地或机尝车站等送行。直接去机尝车站送行时,应在客人登机(车、船)之前抵达,而且要留出足够时间保证客人办理有关手续。

3.回赠礼品

对重要客人,确实需要赠送礼品的,要请示有关领导,提前安排好。

秘书室工作礼仪规范介绍 篇3

办公室的工作人员一般来说并不很多,但正因为它只有有限的工作人员但却在单位发挥着极大的作用,所以,办公室内部人员之间团结、协作、正常、健康的关系,便十分重要的了。同事之间的交往,应该注意以下各项礼节。

(一) 互相理解、互相尊重

不要把你的好恶强加到同事身上,也不要把你所不愿做的事强加给同事。在同一间办公室工作,由于大家相互比较接近,。这很容易产生只考虑到亲密而忽视了距离的心态,因而以为己之所好人亦爱之,己之所恶人亦厌之,有意无意地强迫同事来接受自己的观点或行为。或者,总是想着“亲如一家人”的同事一定能够帮你解决你不愿解决或无法解决的问题等等。这些都是很不足取的。要知道每个人都有自己的个性和独特的生活经历,在看问题或处理问题时都会表现出各自的不同。所不,一定要注意相互理解,尊重同事的个性。同时,也应努力调整自己性格中不太适应同事关系的一面,理解对方,改善自我又保持自我的尊严。

(二) 不即不离

注意保持同事间交往的距离。不要和某个人交往太密。因为这样往往会使你把朋友关系带到工作中来,在遇到相互之间要处理事务时随随便便,轻率对待。而一旦两个人的关系在达到亲密的顶点时产生分裂,就会形成十分糟糕的局面。另一方面,与某个人交往过密,常常会疏远同室的其他同事,这又会使一个办公室之间的关系过于复杂化。要注意同事之间的关系是建立在相互理解、相互尊重之上的工作关系,当然这并不排斥友谊,但最好的做法是,既不要冷若冰霜,拒人于千里之外,也不要拉拉扯扯,忘记了两个人之间应有的距离而过于随便。

(三) 信守诺言、待人以诚

不要轻易答应自己没有把握去做的事,而一旦允诺了对方的事,那么,不管有多大的困难,也应该尽一切努力去做,并且要注意,不要因事情维办而口出怨言。如果由于特殊原因而未能办成,就应该向对方诚恳道歉并解释清楚。对于自己替同事办好的事,不要老是挂在嘴上,恐其他同事不知或对方忘记。同事之间的交往应遵循以诚相待的准则,同事办事既是出于真诚的帮助,办成之后就不应该再四处炫耀。而平时相处时的相互尊重,也应是出于真心的举止,决不应该是出于某种目的的虚与委蛇。

(四) 宽容大度

小小办公室间,同事之间误会和矛盾是难免的。对于工作上的分歧和矛盾,应该以冷静、大度的态度去对待,仔细地分析原因,寻求较适当的机会去谋求解决。不要因一时沉不住气而急于争辩,惟恐责任被推到自己身上,以至于使事态更为复杂。只要能够心地坦然地去对待矛盾或别人的误解,并能够以冷静的态度,积极谋求解决的办法,矛盾和误会总会消除的。

同事间应该讲求真诚、尊重、大度。决不要对他人在某些方面的成就或幸运产生嫉妒之心,因而借机寻衅或捉弄报复、造谣中伤,也不应窥探或暴露他人的隐私,搬弄是非、耸人听闻。如果发现对方有意中伤自己,首先要保持冷静,倘是听第三者所传递,则更应侧面核对一下事实,并仔细、具体分析其前因后果。弄清这些之后,要是只是无关大局的小事,尽可一笑置之。倘若是重要问题应在正式场合作必要的说明,澄清事实。对待恶意中伤,应注意以下几点:注意保持内心平静,对一些人的无礼不予理睬,以神态自如、不动声色的态度来震慑其无礼;不卑不亢,泰然处之,采取回避态度,调整好情绪,把自己的精神集中到工作和学习当中,不要因屑小去烦恼而误了更重要的事业;如果问题严重,则可依靠上级或法律来解决。

同事之间的经济往来一定要清楚,不要只为了照顾关系而在经济问题上随随便便,这往往会造成一些不必要的麻烦。尤其是在平时小数目的钱财往来上,如果纠缠不清,时间长了,总会有一方有意无意地沾了另一方的便宜,从而生出隔阂和矛盾。如果因这些看起来微不足道的小事而伤了双方的感情,就太不值得了。这一类问题在办公室当中往往是最容易发生的,值得引起足够注意。

闲谈在工作时间是应禁止的在工作之余相互聊天却是常事,同事之间闲谈时需要注意的是:①谈话要有节制,不要因谈话而影响或耽误工作;②不要谈低级趣味、污言秽语的内容,更不该进行人身攻击,挖苦、讽刺他人或揭人隐私;③谈话中出现了分歧和矛盾,应主动转移话题;不要老谈自己的烦恼。总之,闲谈是办公室工作间隙、同事间休息和放松的一种方式、除了应注意保证不影响工作外,还一定要注意不要因这些小节而伤了彼此的和气。

(五) 不受欢迎的同事类型

同事之间,最不受欢迎的职员类型有:惟我独尊型、迎逢献媚型、自私自利型、自吹自擂型、自持老大型、不负责任型、明哲保身型、道人是非型、倨傲不恭型、混水摸鱼型、吊儿浪荡型、浓妆艳抹型。

总之,同事相处,应有礼有节,真诚相待,做到互敬、互信、互助、互让,真正达到团结和谐,携手共进。

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