参加同外商或外国朋友、华侨、港澳台同胞的谈判人员应注意下列问题:
首先,应具备坚定的政治立场,严格遵守组织纪律,执行请示报告制度,保守国家机密,维护国家利益。
其次,每次谈判前都应确定与对方主谈人职位大致相等的主谈人。其他谈判人员在谈判中非经我方主谈人同意,不得随便发言或向对方提意见。有意见可书面提交主谈人。若几个单位参加同一谈判,应事先统一意见。在谈判中的不同意见可会后研讨,必要时可体会,不得当场争论;谈判中要维持主谈人的意见。
再次,谈判前应充分准备所谈的问题,可制定不同方案,避免因仓促上阵造成失误.如果外商是熟人,不必介绍,仅上前握手问候,如果外商是初次晤面且又互不相识,接待人员应主动上前询问并做自我介绍;如果迎接的是大批客人,则需事前准备标牌或小旗,让客人在远处就能看到并主动前来接洽。
迎接外商须注意的具体事项:
1、如果是身份较高的客人,应事前在机场(车站、码头)安排好休息室、备好饮料。
2、最好在客人到达前就把房间和乘车表告知客人,若做不到,应在客人到达后立即将住房和乘车表告诉客人,或请对方联络人转达。
3、指派专人按规定协助客人办理入境手续及机(车、船)票和行李提取等事宜。
4、客人到达住处后,一般不宜立即安排活动,应请客人稍事休息,起码要留给客人更衣整容时间。
外商住所办公室礼仪
到外商的住所或办公室,均应事先约定或通知,并按时到达。无人迎接应敲门或按门铃,经主人允许后方可进入;若无人应声,可再次敲门或按铃(但敲门声音要轻,按铃时间不宜过长)。无人或未经允许,不得擅自进入。若因事急或未有约定又必须前往,尽量避免在深夜打搅对方,万不得已在休息时间约告对方,见面首先应立即致歉意,再说明打扰的原因。
经主人允许或邀请可进入室内。即使所谈事情需要时间很短,也不要站在门口谈话;若主人未邀请入室,可退至门外,进行室外交谈。室内谈话若时间较短,不必坐下,事毕不宜逗留,若谈话时间较长,可在主人邀请后入座。事先未有约定的,谈话时间不宜过长。
应邀到外商家中拜访、作客,应按主人提议的时间准时抵达,过早过晚均不礼貌。拜访的时间一般在上午十时或下午四时左右。若因故迟到,应致歉意。对主人准备的小吃,不要拒绝,应品尝一下;准备的饮料,尽可能喝掉。无主人的邀请或未经主人的允许,不得随意参观主人的住房和庭院,在主人的带领下参观其住宅,即是最熟悉的朋友也不要去触动除书籍、花草以外的室内摆设或个人用品。对主人家的人都应问候(尤其是夫人或丈夫和孩子),主人家的猫狗不应表示害怕或讨厌,更不要去踢它或打它。离开时,应有礼貌地向主人表示感谢。
接待外商的准备工作
接待来洽谈业务或来本地区(单位)工作的外国经济专家,应作好下列准备工作:
1、由本地区(单位)负责外事工作的领导牵头建立一个有专职陪同人员、专业对口业务人员、谈判人员、翻译、保卫和后勤等方面人员组成的接待班子。
2、将洽谈的项目或技术资料、图纸事先译成中文,供有关人员事先消化并全面掌握。
3、外商或外国经济专家来华或回国时,应安排职位相同的人迎送,并协助办理有关手续。抵达后应由负责人出面接见。来、去时,由接待单位负责宴请。
4、在安排好外商或外国经济专家(包括家属)的食、宿、行、工作场所、文娱活动的同时,还应搞好安全保卫、环境卫生等工作。
5、涉外交往中,不要主动赠送礼品。外国经济专家在华期间结婚、过节、生日等,经组织批准可以个人或集体的名义赠送适当的纪念品。为做好团结工作,我方人员可同外国经济专家正常往来,建立友谊。
6、有关人员应虚心向外国经济专家学习有关理论知识和管理经验,学习、消化有关技术、资料。
7、涉外人员应不断学习有关文件、规定,增强政治责任感,提高接待工作水平。
接待外商参观注意事项
1、外商来本地区(单位)参观时,对本地区(单位)介绍应简明扼要、实事求是;内容要真实、材料要丰富、形式要活泼多样,既不夸大成绩,也不掩饰不足。
2、外商参观工厂、学校不应停工、停课,工作和学习都要照常进行。当客人主动与我方人员握手、攀谈时,可热情地做相应表示。
3、外商参观的单位不应自行悬挂标语、国旗和外国领袖像等,应听从接待单位的统一安排。
4、陪同参观人员不宜过多,同时应做好保卫工作。指定陪同人员不应半途离去或不辞而别。
5、介绍情况应面向全体,注意避免冷落另一些客人。对方提出的问题,应区别情况慎做简明答复,不要不懂装懂,不要轻易表态,更不要随意允诺送给客人礼品、产品,资料等,注意内外有别,遵守保密规定。
6、参观时,不仅要照顾好主宾,还应照顾好其他客人,防止队伍首尾不接。
7、我方陪同人员应利用有益于对外宣传的事物,及时向客人介绍。
五、公务礼仪
(一)当面接待扎仪
上级来访,接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记;领导了解情况,要如实回答;如领导是来慰问,要表示诚挚的谢意。领导告辞时,要起身相送,互道"再见"。
下级来访,接待要亲切热情。除遵照一般来客礼节接待外,对反映的问题要认真听取,一时解答不了的要客气地回复。来访结束时,要起身相送。
(二)电话接待礼仪
电话接待的基本要求:
(1)电话铃一响,拿起电话机首先自报家门,然后再询问对方来电的意图等。
(2)电话交流要认真理解对方意图,并对对方的谈话作必要的重复和附和,以示对对方的积极反馈。
(3)应备有电话记录本,重要的电话应做记录。
(4)电话内容讲完,应等对方结束谈话再以"再见"为结束语。对方放下话筒之后,自己再轻轻放下,以示对对方的尊敬。
(三)引见时的礼仪
到办公室来的客人与领导见面,通常由办公室的工作人员引见、介绍。在引导客人去领导办公室的路途中,工作人员要走在客人左前方数步远的位置,忌把背影留给客人。在陪同客人去见领导的这段时间内,不要只顾闷头走路,可以随机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况。
在进领导办公室之前,要先轻轻叩门,得到允许后方可进入,切不可冒然闯入,叩门时应用手指关节轻叩,不可用力拍打。进入房间后,应先向领导点头致意,再把客人介绍给领导,介绍时要注意措词,应用手示意,但不可用手指指着对方。介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的;把男同志介绍给女同志;如果有好几位客人同时来访,就要按照职务的高低,按顺序介绍。介绍完毕走出房间时应自然、大方,保持较好的行姿,出门后应回身轻轻把门带上。
(四)乘车行路
办公室的工作人员在陪同领导及客人乘车外出时要注意:
(1)让领导和客人先上,自己后上。
(2)要主动打开车门,并以手示意,待领导和客人坐稳后再关门,一般车的右门为上、为先、为尊,所以应先开右门,关门时切忌用力过猛。
(3)在乘车的座位上很讲究,我国一般是右为上,左为下。陪同客人时,要坐在客人的左边。
(五)递物与接物
递物与接物是生活中常用的一种举止。
礼仪的基本要求就是尊重他人。因此,递物时须用双手,表示对对方的尊重。例如递交名片:双方经介绍相识后,常要互相交换名片。递交名片时,应用双手恭敬地递上,且名片的正面应对着对方。在接受他人名片时也应恭敬地用双手捧接。接过名片后要仔细看一遍或有意识地读一下名片的内容,不可接过名片后看都不看就塞入口袋,或到处乱扔。
(六)会议礼仪 会议的通用礼仪,主要有以下几点:
(1)发放会议通知时应阐明目的。
(2)拟发好会议通知。会议通知必须写明开会时间、地点、会议主题及参加者等内容。要提前一定的时间发通知,以便使参加者有所准备。
(3)安排好会场。会场的大小,要根据会议内容和参加者的多少而定。如果会场不易寻找,应在会场附近安设路标以作指点。
(4)开会的时间宜紧凑。开"马拉松"式的长会,往往上面在作长篇报告,下面却在交头接耳呵欠不断。所以,"短小精悍",有效地利用时间,讨论实质性的问题,应视为开会礼仪中十分重要的一条。
(5)迎送礼仪。凡是一些大型或中型会议,对会议参加者要认真做好迎送工作。一般应在会前组成一个会务组,专门处理有关问题。
六、日常交际礼仪
(一)宴请礼仪
宴请是公关交往中常见的交际活动形式之一,恰到好处的宴请,会为双方的友谊增添许多色彩。赴宴要准时,赴宴前应修整仪容以及装束,力求整洁大方。在宴请排位时,客人要听从主人的安排。入座后,主人招呼,即可开始进餐,取菜时不要盛得太多,如不够,可以再取。如果主人为你夹菜,要说"谢谢"。吃东西时要文雅,闭嘴,细嚼,慢咽。不要发出声音或呕嘴。嘴内有食物时,切勿讲话。剔牙时,要用手或餐巾遮住口。当主人起身祝酒时,应暂停进餐,注意倾听。碰杯时,主人和主宾先碰。人多时可同时举杯示意,不一定碰杯。饮酒不要过量,可敬酒,但不要硬劝强灌。
(二)舞会礼仪
参加舞会时仪表、仪容要整洁大方,尽量不吃葱、蒜、醋等带强烈刺激气味的食品,不喝烈性酒,不大汗淋漓或疲惫不堪地进入舞场。患有感冒者不宜进人舞场。尚不会跳舞者最好不在舞场现学现跳,待学会后再进舞池。
一般情况下,男士应主动有礼貌地邀请女士;如果是上下级的关系,不论男女,下级都应主动邀请上级跳舞。跳舞时舞姿要端庄,身体保持平、直、正、稳,切忌轻浮鲁莽;男士动作要轻柔文雅,不宜将女士拢得过紧、过近;万一触碰了舞伴的脚部或冲撞了别人,要有礼貌地向对方额首致歉。一曲终了,方可停舞。男舞伴应送女舞伴至席位,并致谢意,女舞伴则应点头还礼。除此之外,还应讲究文明礼貌,维护舞场秩序,不吸烟,不乱扔果皮,不高声谈笑,不随意喧哗,杜绝一切粗野行为。
(三)拜访礼仪
1、拜访前的相邀礼仪:不论因公还是因私而访,都要事前与被访者电话联系。联系的内容主要有四点:
(1)自报家门(姓名、单位、职务)。
(2)询问被访者是否在单位(家),是否有时间或何时有时间。
(3)提出访问的内容(有事相访或礼节性拜访)使对方有所准备。
(4)在对方同意的情况下定下具体拜访的时间、地点。注意要避开吃饭和休息、特别是午睡的时间。最后,对对方表示感谢。
2、拜访中的举止礼仪:
(1)要守时守约。
(2)讲究敲门的艺术。要用食指敲门,力度适中,间隔有序敲三下,等待回音。如无应声,可再稍加力度,再敲三下,如有应声,再侧身隐立于右门框一侧,待门开时再向前迈半步,与主人相对。
(3)主人不让座不能随便坐下。如果主人是年长者或上级,主人不坐,自己不能先坐。主人让座之后,要口称"谢谢",然后采用规矩的礼仪坐姿坐下。主人递上烟茶要双手接过并表示谢意。如果主人没有吸烟的习惯,要克制自己的烟瘾,尽量不吸,以示对主人习惯的尊重。主人献上果品,要等年长者或其他客人动手后,自己再取用。即使在最熟悉的朋友家里,也不要过于随便。
(4)跟主人谈话,语言要客气。
(5)谈话时间不宜过长。起身告辞时,要向主人表示:"打扰"之歉意。出门后,回身主动伸手与主人握别,说:"请留步"。待主人留步后,走几步,再回首挥手致意:"再见"。
七、涉外礼仪
在国际交际中,礼宾是一项很重要的工作,许多外事活动,往往是通过各种交际礼宾活动进行的。一般来说,各种交际活动,国际上都有一定惯例,但各国往往又根据本国的特点和风俗习惯,有自己独特的做法,我们在对外交往中除应发扬我国礼仪之邦的优良传统,注意礼貌、礼节之外,还应尊重各国、各民族的风俗习惯,了解它们不同的礼节、礼貌的作法,从而使得我们在对外活动中真正做到不卑不亢,以礼相待。
1、举止:在外事活动中,举止要落落大方、端庄稳重,表情要自然诚恳、和蔼可亲,不能不拘小节。站时,身体不要东歪西靠,不要斜靠在桌面或倚靠;坐时,姿势要端正,不要翘脚、摇腿,也不要显出懒散的样子,女同志不要支开双腿;走时,脚步要轻,如遇急事可加快脚步,但不要慌张奔跑;说话时,手势不要过多,也不要放声大笑或高声喊人。
2、谈吐:在与外宾交谈时,表情要自然,态度要诚恳,用语要文明,表达要得体。别人在与他人个别交谈时,不要凑前旁听。若有事需与某人谈话,应待别人说完。交谈中若有急事而要离开时,应向对方打招呼,表示歉意。在与外宾交谈时,不要打听对方的年龄、履历、婚姻、薪金、衣饰价格等私人生活方面的情况。同外国人交谈,最好选择喜闻乐道的话题,诸如体育比赛、文艺演出、电影电视、风光名胜、旅游度假、烹饪小吃等,大家都会感兴趣。这类话题使人轻松愉快,能受到普遍欢迎。如果外国人主动谈起我们不熟悉的话题,应该洗耳恭听,认真请教,千万不要不懂装懂,更不要主动同外国人谈论自己一知半解的话题。