秘书礼仪(精选8篇)
1.在你离开总部之前,记住一定要和你的上司沟通,搞清楚自己的权限范围,这样你就可以当场对某些事情做出决定。因为在国外做生意,如果你总不断地说“我得先和总部汇报一下”,你的客户就可能会被激怒。而相反,如果你向客户表现出你有权做重大决定,这不仅满足了你的虚荣心而且也提高了你的身份。
2.不要把同行对你的惊讶理解成一种失望或对你的冒犯。他们所表现的惊讶也许仅仅是惊讶而已。不要自以为你的同行对女性有偏见。
3.要考虑到,作为女性,实际上你可能在男性占主导地位的社会中还有很大的优势呢。许多年以前,荷兰的派克笔公司曾尝试使用女销售员拨打推销电话。这些女销售员比男销售员更顺利地得到了更多的订单。无论是出于惊讶、礼貌、好奇还是出于骑士风度,毕竟妇女在这方面占据了独特的优势。
4.绝对不要做那种可能被认为是轻浮的行为。
5.把美国的女权主义暂时留在家中,因为其他国家这方面的进展还没有我们那么快。如果你海外的男客户坚持要替你开门或坚持要餐后买单,就随他便吧。这只不过是他们几十年来的习惯反应罢了。
6.不要生气发火。要明白如果你能在这一系统内工作,会比你对抗这种系统得到的实惠更多。你的工作就是要在你所处的社会文化内完成你公司的目标。
7.观察你周围人的礼仪方式。比如在接待行列中,要观察其他女性与人问候时是否和人握手还是只点点头而已。不过你最好还是去和移民居住在当地国家的美国人、加拿大人谈谈,请他们给你提一些当地礼仪的建议。
最重要的,还是那句话“所有的行为都要彻底的职业化”,你应该将这句话牢记于心。
社交礼仪
1、有人敲门,应回答“请进”,或到门口相迎;
2、客人进来,应起立热情迎接。如果家中不够干净齐整,显得零乱,要做些必要的整理,并向客人致歉;
3、敬茶须用双手端送,放在客人右边。如果夏天酷热,要递扇子,或开电扇;
4、吃饭时来客,要热情地邀请客人一同进餐。客人吃过饭后应送上热毛巾,并另换热茶;
5、接受客人礼品,应该道谢;
6、向主人或客人介绍对方时,姓名职务必须逐字清楚,须先将年轻者向年长者介绍;
7、客人来时,如自己恰巧有事不能相陪,要先打招呼,致以歉意,并安排家属陪着,然后再去干自己的事;
8、客人坚持要回去,不要勉强挽留;
9、送客要到大门外,走在长者后面;
10、分手告别时,应说“再见”或“慢走”。
意外情况
◆上司突然离开公司
客人按照约好的时间来访,可是上司因为有别的急事要办,突然出去了。这种情况下助理应向客人说明情况,请求谅解,并征求其意见:“请再等一会儿好吗?”或者根据具体情况把客人介绍给有关部门:“让市场部的×经理跟您谈谈,您看如何?”不管客人是愿意等上司回来再谈,还是愿意跟有关人员谈,都要按照上司事先留下的指示办。
◆上司临时改变主意
有时,上司会给助理来个电话或者写张纸条,说今天要来,自己不想见他,让助理看着办。这种情况下助理不能直截了当地对客人说上司不想见他,只能以委婉的方式拒绝对方:“实在对不起,深圳那边的工厂出了点意外,总经理今天下午5点就要坐飞机去深圳,现在确实抽不出时间。”不过有一点必须弄清楚,那就是上司究竟是不想见客人,还是实在抽不出时间。如果只是因为当天抽不出时间,那就要考虑改期约见了。
◆接待不速之客
对于不速之客,绝不能因为没有预约而有所怠慢。助理应该把来客领到接待室,弄清来客的姓名、所在公司、来访目的,尽快安排有关部门出面接待。如果客人点名要与会谈,应及时与当事人联系,但之前不能给客人以肯定的答复,因为当事人有可能不在,也有可能不愿意见这位客人。如果是不愿意见,可以这样答复客人:“实在对不起,现在不在公司。”这样才不会给客人留下没有诚意的印象。
◆客人问上司在不在
如果是素不相识的客人,应这样跟他打招呼:“您好,请问您是……”诱导对方作自我介绍,说明来访目的。有的客人不愿说出自己的姓名,只是问上司在不在。遇到这种情况,先不要正面回答,而要继续追问:“请问您是……”“逼”对方作自我介绍。有时候由于事情机密,客人并不一定会透露自己来访的目的,这时应该让客人先在会客室等候:“请您稍等一会儿,上司刚刚散会,我帮您去找一找。”以此为由向上司汇报情况,请上司决定是否会见。如果上司不愿意会见,就说没找到上司,下次再约时间。当然,一定要先说“让您久等了”,向客人致歉。
◆已到约定的时间
按照约定的时间,上司应该会见程先生了,可他与钱先生的谈话还没有结束。这时助理最好写一张便条把程先生的事简单说一下,给上司提个醒。便条最后一定要加上一句:“还让程先生等多久?”以便上司作出简短的指示。顺便说一句,如果上司正在开会或者正在与客人会谈,有紧急电话找上司,也可以用同样的办法处理。在便条中简单汇报一下来电的内容,最后加上一句“过多久给对方回电话?”切记不要提“怎样答复对方”之类的问题,以免干扰上司正在进行的工作。
注意接待工作中的眼神,眼神是对眼睛的总体活动的一种统称。眼睛是人类的心灵之窗。对自己而言,它能够最明显、最自然、最准确的展示自身的心理活动。对他人而言,与其交往所得信息的87%来自视觉,而来自听觉的信息则仅为10%左右。所以孟子才说:“存乎人者,莫良于眸子,眸子不能掩其恶。胸中正,则眸子瞭焉。胸中不正,则眸子眊焉。听其言,观其眸子,人焉廋哉。”
人们在日常生活之中借助于眼神所传递出信息,可被称为眼语。在人类的五种感觉器官眼、耳、鼻、舌、身中,眼睛最为敏感,它通常占有人类总体感觉的70%左右。因此,泰戈尔便指出:“一旦学会了眼睛的语言,表情的变化将是无穷无尽的。”
眼语的构成,一般涉及时间、角度、部位、方式、变化等五个方面。
时间
在人际交往中,尤其是与熟人相处时,注视对方时间的长短,往往十分重要。在交谈中,听的一方通常应多注视说的一方。
(1)表示友好
若对对方表示友好,则注视对方的时间应占全部相处时间的约1/3左右。
(2)表示重视
若对对方表示关注,比如听报告、请教问题时,则注视对方的时间应占全部相处时间的约2/3左右。
(3)表示轻视
若注视对方的时间不到相处全部时间的1/3,往往意味着对其瞧不起,或没有兴趣。
(4)表示敌意
若注视对方的时间超过了全部相处时间的2/3以上,往往表示可能对对方抱有敌意,或是为了寻衅滋事。
(5)表示兴趣
若注视对方的时间长于全部相处时间的2/3以上,还有另一种情况,即对对方本人发生了兴趣。
为社交需要印制的名片,自己的职务不应自吹夸大,乱挂不实的头衔。
外出时不忘携带名片,名片应从名片夹中抽出,名片夹最好是放在上衣胸口的袋里,千万不要放在长裤口袋里。
名片最好是站着递给对方,如果自己坐着,待对方走过来时,应站起来,问候对方后再交换名片。
地位较低的人或是来访的人要选递出名片。如果对方来的人多,应先与主人或地位较高的人交换。
名片应该以双手递给对方,收名片者,也要用双手去接。
拿到对方名片时,应先仔细地看一遍,同时也确认一下对方的头衔。
收了对方的名片后,若是站着讲话,应该将名片拿在齐胸的高处;若是坐着,就放在视线所及之处。
在交谈时,不可折皱、玩弄对方的名片。
与对方分别时不可将对方名片任意丢弃在桌上。
收到别人送的名片应妥善保存,以防丢失。
听 电 话
公司接听电话应该是非常正规的——在礼貌称呼之后,先主动报出公司或部门的名称。如:“您好,这里是**公司,请问您找哪位?”。很多人会习惯性的有防备意识或觉得不重要,接听电话时不报备自己的岗位或名字。但往往在这些小细节方面才是体现教养的礼貌性。
在长途电话的礼仪细节中,当你给别人打长途电话请求别人的帮助,如果对方正好不在,你应该选一个合适的时间再打过去,最好不要让对方回电。
如果打电话拨错了号码,应当礼貌地说一声“对不起,我拨错了号码”。如果接到拨错的电话,应当客气地告诉对方打错了,请他重拨,不要使对方难堪。
如果是在跨国公司的办公室,来电必须在第二声铃响之后迅速接起,如果在铃响超过三声后才接听,就要礼貌地说一句“抱歉,让您久等了”。
当来电话的人说明要找谁之后,通常有三种情况:
一是刚好是本人接电话;此时应该回答“我就是,请问您是哪位?”
二是本人在,但不是他接电话,需要转接;此时应该这么说“他就在旁边,请稍等。”或者“请稍等,我帮您转过去,请问您贵姓?”。
三是他不在办公室。接电话的人要这么说“对不起,他刚好出去了,您需要留话吗”不要只说一声“不在”。
还有一种情况是,如果你和某人正在他的办公室谈话,此时电话突然响了,该怎么办呢?当对方接到紧急电话时,你需要请求是否要避嫌“请问,我是不是该出去一会儿呢?”。第二是谈话中你接到紧急电话,你应该这么说“对不起,我得接个电话”。
总之,接电话的礼仪就是不要留下不愉快的交流,给人好的心情,自己心情也会变好。
秘 书 应 有 的 电 话 礼 仪
秘书就是一个企业的窗口,很多人都是通过这个职务来认识企业的商务形象。作为一名秘书,要懂得基本的商务礼仪,特别是电话礼仪。很多公司应聘秘书的要求也有考核面试者是否有良好的电话礼仪。
商务环境中,秘书接听电话时,首先要能区分什么电话需要她本人直接转给老板,什么电话需要她自己来处理,而什么电话又需要转给其他的人。
换句话说,作为秘书,一顶要多了解公司,清楚什么人负责什么事,以便当老板不在的时候,知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人。这对秘书职业素质的培训至关重要。
做 好 电 话 留 言
当别人给你打电话时,礼貌的做法是当天回电给对方。如果你没接到电话,最好是两天之内回电。如果你实在没办法立即回电,那么,在两天之内,请别人替你回电。
在办公室里,当你接听恰好外出办事的同事的电话时,要替同事做好电话留言,包括来电者的姓名、电话。在家中也是一样。无论是生活中,还是工作中,我们都应当多替他人想。
现在很多人都在电话上安装了录音装置,外出时将其打开,就可以把打来的电话留言录下来。在录制自己的话音时,要注意措辞。
如果是公司电话,可以这么说“您好,这里是**公司,我们的办公时间是工作日早九点到晚五点。请您听到提示音后留言,谢谢!”
如果是住宅电话,直接说“您好,请留言,谢谢”便可,而不必过多透露个人消息。给别人留言时,最重要的是清晰地说出你的姓名,慢慢地讲出你的回电号码和简洁的信息,最好能将电话号码慢慢地重复一遍。
职场礼仪是指人们在职业场所中应当遵循的一系列礼仪规范。了解、掌握并恰当地应用职场礼仪会使你在工作中左右逢源,使你的事业蒸蒸日上。
职场礼仪的基本点非常简单。首先,要弄清职场礼仪与社交礼仪的差别。职场礼仪没有性别之分。比如,为女士开门这样的“绅士风度”在工作场合是不必要的,这样做甚至有可能冒犯了对方。请记住:工作场所,男女平等。其次,将体谅和尊重别人当做自己的指导原则。尽管这是显而易见的,但在工作场所却常常被忽视了。
进行介绍的正确做法是将级别低的人介绍给级别高的人。例如,如果你的首席执行官是琼斯女士,而你要将一位叫做简·史密斯的行政助理介绍给她,正确的方法是“琼士女士,我想介绍您认识简·史密斯。”如果你在进行介绍时忘记了别人的名字,不要惊慌失措。你可以这样继续进行介绍,“对不起,我一下想不起您的名字了。”与进行弥补性的介绍相比,不进行介绍是更大的失礼。
握手礼仪
握手是人与人的身体接触,能够给人留下深刻的印象。当与某人握手感觉不舒服时,我们常常会联想到那个人消极的性格特征。强有力的握手、眼睛直视对方将会搭起积极交流的舞台。
女士们请注意:为了避免在介绍时发生误会,在与人打招呼时最好先伸出手。记住,在工作场所男女是平等的。
电子礼仪
电子邮件、传真和移动电话在给人们带来方便的同时,也带来了职场礼仪方面的新问题。虽然你有随时找到别人的能力,但这并不意味着你就应当这样做。
在今天的许多公司里,电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条,与工作相关的内容反而不多。请记住,电子邮件是职业信件的一种,而职业信件中是没有不严肃的内容的。
传真应当包括你的联系信息、日期和页数。未经别人允许不要发传真,那样会浪费别人的纸张,占用别人的线路。
手机可能会充当许多人的“救生员”。不幸的是,如果你使用手机,你多半不在办公室,或许在驾车、赶航班或是在干别的什么事情。要清楚这样的事实,打手机找你的人不一定对你正在干的事情感兴趣。
道歉礼仪
即使你在社交礼仪上做得完美无缺,你也不可避免地在职场中冒犯了别人。如果发生这样的事情,真诚地道歉就可以了,不必太动感情。表达出你想表达的歉意,然后继续进行工作。将你所犯的错误当成件大事只会扩大它的破坏作用,使得接受道歉的人更加不舒服。
1.乘坐汽车的礼节
(1)乘坐轿车的礼节
乘坐轿车时,最尊贵的座位是与司机成对角线的后排靠右的座位(如在车左向行驶的国家或是地区,则为后排左侧座位)。因为这个座位既安全又方便。
其次是后排左侧、后排中间、前排副驾驶位。
如果主人亲自开车,那么主客就应该主动坐到副驾驶位,以示对主人的尊重;其他人则依次坐于后排右侧、后排左侧、后排中间的位置。
(2)乘坐吉普车的礼节
乘坐吉普车时,最好的座位是在司机旁的副驾驶位置,因为这一座位比后座平稳,视野开阔,其他位置的顺序依次为后右、后左、后中。
(3)乘坐大客车的礼节
乘坐大客车时,越靠前的座位越平稳舒适,除了副驾驶位以外,应当让领导及体弱或年长者坐到前排。
许多旅行大客车上安装了空调,窗户不能打开,乘坐这种车时要特别注意以下几点:
①勿吸烟,勿随地吐痰。
②晕车时的呕吐物要吐在塑料袋里,系好袋口。
③尽量少在车上吃带壳带皮的零食。
④旅客间要互相帮助,不要为了争座位等小事争吵。
⑤别人休息时,不要再大声谈笑。
⑥脚有气味的人最好不要脱鞋。
⑦途中休息时,要抓紧时间去洗手间,按时返回,不要让别人久等。
2.乘坐飞机的礼节
(1)候机时不要大声喧哗,应该安静地等候。
(2)登机后应该按照顺序入座,不要拥挤,不要抢行李架.
(3)登机后关上手机、呼机、计算机等。
(4)不要乱动飞机上的设备,特别是紧急出口的开关。
(5)尽量保持安静,同伴间聊天的音量要适度。
(6)保持洗手间的卫生。
(7)飞机上的非一次性餐具不可以带走。即使是一次性的,也最好不要带走。
(8)有问题可以请教乘务员,下飞机时向乘务员告辞。
3.乘坐火车的礼节
(1)乘坐火车,首先要保持环境卫生,不仅不能往车厢内乱扔果皮纸屑,也不能把垃圾扔到车窗外面。
(2)同伴间聊天、打牌,不要过分喧闹。
(3)不要多占座位或是多占行李架。
(4)不要在桌子上堆满自己的物品。
(5)不要吃气味重的食品,不要抽烟喝酒。
作为公司职员,经常因各类公务有机会去访问、拜访客户。因此,访问时礼节、礼仪也是非常重要的。
1、访问前应与对方预约访问的时间、地点及目的,并将访问日程记录下来。
2、访问时,要注意遵时守约。
3、到访问单位前台时,应先自我介绍。“我是同╳先生预约过的平安保险╳╳╳,能否通知一下╳先生”等。
4、如果没有前台,应向附近的人员询问。
5、如果被访问人繁忙时,或先去办理其他事情或改变其它时间再来访问。“您现在很忙,那么我们约在明天╳点再见面好吗?”等。
6、如需等候访问人时,可听从访问单位接待人员的安排,在会客室等候,边等候边准备使用的名片和资料文件等。
7、看见被访问人后,应起立(初次见面,递上名片)问候。
8、如遇到被访问人的上司,应主动起立(递上名片)问候,会谈重新开始。
9、会谈尽可能在预约时间内结束。
10、告辞时,要与被访问人打招呼道别。
11、会谈时,要注意谈话或发言不要声音过大。