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第一章 总 则
第一条 为规范会议程序，提高公司总体决策管理实力和办事效率，更好地协调工作，探讨落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和订正工作中存在的问题，顺当完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。
第二条 公司对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想，基于公司颁发的各项管理制度和规定，采纳谁主管谁决策、谁主管谁对过程管理的效果和结果负责、谁主管谁有权确定和处理所属范围内事务的管理思路。
第三条 与会人员应对会议的各自的表决看法及有关保密内容必需做到：不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项确定。
第四条 会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。
第五条 本制度适用于公司及所属各车间、部门。
第二章 会议类别
第六条 本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析会议、生产经营协调会议、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。
第七条 专题会议指公司生产管理、经营管理、平安管理、质量管理、工程管理、预算管理、合同评审等会议。
第一节 总经理办公会
第八条总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的探讨与决策。内容包括但不限于组织实施公司董事会的决议、分解落实公司年度安排、探讨确定公司发展战略目标和投融资安排；对公司生产经营中的重大事项进行分析、探讨、决策，特殊就平安生产、环保和产品质量等问题进行工作部署，明确选购、生产、销售等关键环节的指导看法；探讨公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。
第九条 总经理办公会议原则上每半月召开一次。特别状况可临时召开。
第十条 总经理办公会议由公司总经理主持，公司副总经理、总经理助理等经营班子成员参与，参与会议的人员应主动发言、明确表态。
总经理办公会探讨探讨专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。
第十一条 总经理办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要。
第二节 中层干部会议
第十二条中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。月度、季度、年度经济分析会议是其中一项重要会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、确定。通报公司生产经营、管理和发展状况，总结工作状况，表扬先进、指责落后，统一思想、明确责任。激发中层干部的工作主动性，提高凝合力、战斗力和工作效率。
第十三条 召开中层干部会议由公司总经理批准，参与人员原则上为公司各车间、部门副职及以上。
第十四条 公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。
第三节 经济分析会
第十五条经济分析会是公司对月（季）度生产经营完成状况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的'会议。会议听取各车间、部门有关上月工作汇报和总结，由会议主持人对此作出明确的评价，针对存在的问题分析缘由，指出安排完成较差或执行不力的责任部门或人员，提出解决方法，分析、探讨和落实改进方案，明确提出并责成相关部门根据会议要求保质保量完成规定的任务。
第十六条 经济分析会原则上每月的第一个周二召开，特别状况可临时召开。
第十七条 召开经济分析会议由公司总经理批准，分管生产的副总经理主持，参与人员原则上为公司各车间、部门副职及以上。
第十八条 公司经济分析会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整理纪要。
第四节 生产经营分析会议
第十九条生产经营分析会是公司逐项检查本期制定的各项安排完成状况和制度执行状况；分析生产各项指标、技术改造、市场动态、产品价格、客户管理、原料辅料选购状况以及存在问题，通过分析比较，找出差距，落实整改，不断提升公司管理水平和经济效益；探讨解决公司生产经营过程中存在的问题，协调各部门之间的工作关系，探讨落实选购、生产、销售等有关工作方案；对总经理办公会、经营分析会各项决议进行实行，特殊就平安生产、环保和产品质量等问题进行详细部署，明确产品销售、原辅料选购的详细方案；分析公司每周的生产成本、生产经营运行质量，提高生产运行水平、降低生产成本、提升管理水平的会议。
第十条 生产经营分析会议原则上每半个月召开一次。
第十一条 生产经营分析会议由公司分管生产的副总经理主持，公司经营班子成员和生产、经营、质量、仓储、平安等相关部门及生产车间负责人参与。
第十二条 生产经营分析会议由公司生产部通知、记录和整理纪要。
第五节 生产经营协调会议
第十三条 生产经营协调会是公司每周生产经营工作的通报会议。会议在听取有关生产经营工作的回报的基础上，刚好协调解决各车间、部门提出的问题，探讨探讨并提出下周生产经营工作安排。
第十四条 公司生产经营协调会议原则上每周二召开。
第十五条 生产经营协调会议由公司分管生产的副总经理主持，参与人员原则上为公司各车间、部门副职及以上。
第十六条 生产经营协调会详细由公司生产部通知、记录和整理纪要。
第六节 专题会议
第十七条公司专题会议是探讨批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、平安、工程、预算项目的实施方案；分析、探讨近期成本管理、设备管理、质量管理、平安管理、环境管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决方法，明确并责成相关部门根据会议要求保质保量完成规定的任务的会议。
第十八条 公司有关生产、平安、经营、质量、平安、设备、技改、预算等方面的专题会议每月至少召开一次。
第十九条 专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理（总助）主持，公司各车间及职能部门的相关负责人参与。
第三十条 专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调支配会议室。
第三十一条 专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案。
第七节 部门日常管理例会
第三十二条 公司全部车间、部门必需有效地召开部门日常管理例会，并保证做到会议的质量达到公司规定的目的。公司人力资源部负责对各车间、部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。
第三十三条部门日常管理例会至少涵盖如下内容：传达贯彻股份公司及公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成状况，总结存在的问题，提出相应的处理看法；制订下期工作安排，订正不正确的工作方法和工作行为；利用科学的分析方法（如PDCA循环法）进行探讨分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进方法，制 订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并探讨探讨相关解决方法和改进措施；以恰当的形式开展指责和自我指责，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；支配专题培训等。
第三十四条 部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必要时邀请分管领导参与。
第三十五条 公司全部车间、部门必需保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录，保存期为1年。
第八节 对外接待会议
第三十六条 对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议。
第三十七条 对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理（总助）接待，相关部门负责人参与；属于业务对接的由公司分管副总经理（总助）和指定人员接待。
第三十八条 对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组织；属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公司办公室可协调会议室支配接待等工作。
第九节 其他会议
第三十九条 公司党委会、党员大会、职代会（工代会）、董事会、监事会及团队研讨等其他会议，可依据实际或部门职责由公司有关部门对应组织。
第三章 会议的组织、管理和服务
第一节 会议的组织
第四十条 会议的批准
（一）临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准。
（二）本制度已列出的会议根据规定程序批准。
第四十一条 涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参与的会议，由会议主要牵头部门与办公室联系，备案会议状况；需办公室协调支配的，由办公室统一支配。
第四十二条 会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场支配、会场布置、会议设施打算、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣扬等。
第四十三条 会议通知
（一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前2个工作日下发正式书面通知。
（二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。
第四十四条 会议的打算
（一）做好会议通知。确保应到人员按时参会。
（二）做好会场的落实和支配，包括会场环境的布置和设施检查及服务。人员和服务用品。
（三）做好参会人员的引导和组织。
（四）重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等支配。
第节 会议室的管理与服务
第四十五条 公司1号、2号会议室由公司办公室负责管理，其他会议室根据谁运用谁管理的原则，由相关部门自行管理。
第四十六条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的支配运用、环境保洁、设施管理、会议服务等。
第四十七条 会议室要做到会议召开前30分钟各项工作打算结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特别状况依据实际状况另行支配。
第四十八条 公司各部门召开会议须要借用其他部门管理的会议室的，由会议主办单位提前2小时与会议室管理部门联系支配。运用时，务必保持环境整齐和设施平安。 第四十九条 1号、2号会议室重要会议的服务，由办公室依据实际状况支配。其他日常及业务会议由会议组织部门支配服务。
第四章 会议资料管理
第一节 会议纪要的整理与印发
第五十条 会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。
（一）总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析会议、生产经营协调会议须整理睬议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力。
（二）专题会议依据支配整理睬议纪要。
（三）其他各类会议可视状况整理成会议纪要和其他形式的简报等。
1、会议室是研究院专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待客人的场所，未经允许不得擅自使用。本管理办法所指的会议室包括：302会议室、306学术报告厅、409咖啡厅。
2、会议室由院办公室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经院办公室允许，任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。
3、会议室实行提前预约制度。相关人员（部门）使用会议室，需填写相应的申请表，包括会议主要内容、参会人数、使用时间、申请人及联系电话、安全负责人等信息，经登记批准后方可使用。
4、使用人应爱护会议室设施，并保持会议室清洁。活动期间，要爱惜会议室的设备及物品，特别是多媒体设备等。
5、会议室活动结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗，对会议室进行清扫和整理，如有损坏照价赔偿。经劝说后，仍未自觉遵守各项规定，将停止其继续借用会议室。
6、严禁涉及商业的各类活动。
7、本暂行办法自**年1月1日起实行。
一、制订目的：
为合理安排会议时间，调配会议(客)室之使用，保障会议室的正常使用状态，同时方便前台正确引领客户至会议室，缩短客户等待时间，维护公司形象，特订立本规定。
二、适用范围：
本制度仅适用于公司写字楼各共用的会议室的管理与使用。
三、权 责：
1.行政部前台复印室文员：全面负责会议室的日常管理。 1会议室使用接收及相关协调工作； ○
2会后会议室整理、清洁检查和维护。
2.行政部写字楼清洁工：负责会议室日常5S工作。
3. 各部门：负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。 1会议室的及时申请； ○
2会议中会议室内所有器材设备的准备、保管与维护； ○
3会后“5S”工作。
四、具体流程：
1.申请：各部门或者个人使用会议室，需预先填写《会议室使用申请表》(附件1)后交至前台文员处。
1申请时间：
A.正常情况下均需提前4小时申请；
B.特殊情况、紧急会议可电话与前台协商处理；
C.每周固定的例会时间、例行使用固定会议室，可不必重复申请，但需在前台处登记备案。
1.申请会议室规格：可以优先申请条件较好的会议室，但遇有冲突时，可按下述原则进行协○调。
2.前台复印室文员收到《会议室使用申请表》后，及时登记在《会议室使用登记表上》，遇有冲突时，应及时与相关会议室使用者联系并相互协调。
3.若申请使用的会议室在预定时间不能按时使用(提前、推后或取消)时，申请人应及时通知到前台文员处。
4.使用完毕，申请使用者应负责关闭会议室的灯、空调、投影仪(并收起投影幕)等设备，并将白板上的字迹清理干净、摆放好桌椅、通知前台复印文员后，方可离开。
5.前台复印文员负责检查会议室卫生和硬件是否完好，并依据使用部门/个人会后整理情况对其提出改进意见。部门/个人整理不彻底或完全未整理达2次及其以上者，将提报至行政人事课进行相应的处罚。
五、注意事项：
1.会议室使用人员须爱护会议室的设施和物品，若属人为损坏经查证属实者，须照价赔偿；
2.会议室使用需遵循客户优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；
3.投影仪等设备有专门人员调试，未经允许，不得随意变动，如出现故障，影响会议进行，可通知电脑部相关人员进行调测。
4.前台复印文员需定期检查会议室白板笔是否能书写，打印纸是否还能使用，电灯/桌椅是否正常，如有损坏马上知会相关人员维修。
5.会议室只做开会面或接待客人使用，任何人不得在会议室做其它事务(如聊天/打电话/上网/休息等)。
6.接待客人或洽谈业务，仅限在会议室进行，未获准，职员不得将客人带到办公室洽谈。
7.会议室禁止吃零食或口香糖，不准在会议室随地吐痰、乱扔纸屑、杂物，不准将未饮用完毕的茶水、矿泉水随地倾洒，如出现上述情况，使用部门/个人有权劝止，严重者将追究当事人责任。
六、相关表单
会务服务工作
一、会务服务宗旨
确保会议正常运行，提供优质高效服务；
二、会务服务范围
学校党政办及向相关部门安排的会议、接待服务。
三、会务工作职责
1、根据开放使用情况做好学术报告厅会场、贵宾室以及一层、五层会议室和行政办公楼会议室等的保洁工作；
2、为学校重大会议、庆典、讲座、学术报告等活动进行物品搬运、会场布置、现场保洁、撤场清场等工作；
3、落实会议服务流程，保证会议服务质量，及时高效会议处理相关事项；
4、会议室的基础设施管理，物业服务组织应当制定明确的用于会务服务的硬件资源的保管、领用、清洁、消毒、维护等管理规定，保证各类会议正常进行。
5、会议及入室服务员岗位职责：
（1）会议服务员每天提前15分钟上班到岗，上岗时应统一着装，配戴工号牌。并做好会议接待准备（包括会议音响设备检查）；
（2）负责相关会议室的保洁，包括地面、门窗、桌椅、植物及部分室内设施； （3）负责会议开始前的茶水、果点、会议用品、桌椅、照明、空调设施的准备； （4）负责会议期间的茶水、果点服务，保证宾客的随时服务需求； （5）负责会议结束后的清场工作； （6）负责各会议室之间的工作协调配合；
（7）负责会议室照明、空调、饮水设施是否完好，有问题及时向站长汇报； （8）负责学校交办的其它任务。
四、会务工作标准
1、会前工作：
（1）接到党政办及向相关部门安排的会议接待方案后，确定会议日期时间，在会前提前检查空调、音响及灯光设备设施的正常使用情况，确保会议能够正常进行；并安排好服务相关人员；
（2）根据会议接待方案的要求，按人数预备好凳子、座位牌数量和座位牌名单、茶叶、茶杯等物品，提前摆放好文具、纸巾，调试好投影仪、音响、灯光；
（3）检查会场的桌椅是否要要求摆放；
（4）检查会场布置后的整体效果及卫生情况，卫生间要摆放洗手液、纸巾、点檀香。
2、会中工作：
（1）在客人到达前30分钟将茶水准备好，并按学校要求播放会议相关背景音乐；
（2）侧身，站立于会议室门口指定处，双眼平视，双手大约成30°角交叉于腹前，面带微笑；
（3）客人到达时，应微微前倾15°，问候：“你好”！语言规范、态度和蔼、语音清楚； （4）以手势引客入会议室：靠右站立的会务员以左手作向内手势，靠左边站立的会务员以右手作向内手势。
（5）沏茶做到客到茶到，为每一位客人倒好茶水；每隔8-10分钟进入会场进行续水服务，如发现会议人员喝水较多或是喝水较少，也可适当提前或推后续水时间；
（6）续茶顺序：从来宾那边开始，按顺时针方向；续茶姿势：左手提壶，右手小指、无名指拿起杯盖，拇指、食指、中指端起杯子，续八分满茶，然后从一边轻轻盖上；
（7）进入会议室注意事项：要做到“三轻”说话轻、走路轻、操作轻，留意与会人员的要求，尽量让客人满意。如客人的需求本人无法解决，要及时上报主办方，寻求解决方法，一切工作完毕后离开会议室，关好会议室门，站在会议室门口，如会议期间有人进出，要为其开门，直到会议结束；
（8）会议服务人员时刻注意观察和随听音响设备运行状况。注意会场情况及室内温度，发现问题及时报告和处理。
3、会后工作：
（1）会议结束，会务员打开会议室门侧身，站立于会议室门口送别客人，如有电梯要协助按电梯，把所有与会人员送进电梯；
（2）与会人员离开后，会务员要立即检查会议室内是否有客人的遗留物品，如有及时报与主办方，然后撤出茶具、文具、座位牌、纸巾等物品，清理会议室；收回卫生间摆放的纸巾、洗手液，关掉会议室的音响设备、门、窗等工作。
4、会议保密：遵守保密纪律，服务人员接触部分机要事务时，对会议内容、秘密文件、电文资料等不要过问，对于主办方落在会场的资料，要收拾整理好，不能带出会场。
会议服务工作标准
（一）、会前准备 会场布置
①接会：了解会议任务单，要知道与会人数、会议时间、主办方、会议性质、设备及饮品要求或其它特殊要求
②保洁：清扫会场，物品，桌、地面无积土，无污渍：场地清洁明亮，无异味，喷酒迓量空气清新剂或通风：
④摆台：配合会议主办方按照台型、人数、设备布置録化，摆放鲜花，按照与会人数摆放桌椅，会场座椅定位，摆放整齐； ⑤摆台具体要求：
a、杯垫：位于座位右上方与外沿平齐，等距离进行拉线定位，摆放整齐：
b、盖杯：要求杯柄向右，放于杯垫之上，无杯垫时位于座位右上方与外沿平齐，等距离进行拉线定位，摆放整齐，备好茶叶 c、矿泉水：位于座位右上方与外沿平齐或放于盖杯左側，标志向内，等距离进行拉线定位，摆放整齐
d、小毛中：统一位于盖杯前下方 e、水果：清洗拼盘并包保鲜膜
f、手抽纸：每次会议室内最少四盒（视会议主办方具体要求而定） g、烟灰缸、湿巾：视会议主办方具体要求而定，
h、会标、会议牌、纸、笔：根据会议主办方具体要求配合摆放，会前半小时把会议所需文具、用品备齐摆好
⑥备会时限：大型会议按要求提前半小时准备完毕，其它会议提前十五分钟准备完毕
①上岗要求：服务人员会前5分钟，整理仪表，统一着装站位，站姿端正，面带微笑，迎候来宾
2、会议设备设施准备（标准）
①空调：开启，并调试相适应温度（夏季应在25度左右，冬季应在20度左右）
②麦克风、电池：麦克风一会一换；电池会前准备好：激光笔根据使用记录和实际情况更换 ③幻灯机、电视机、录像机、投影仪等各电器设备打开，会前调试完毕，发现异常及时通知资产公司并报修 （二．）、会中服务标准
1、迎客：会议服务员站于门口迎客（视规格和情况），当客人来到会议室时礼貌热情地向客人问好，请入会议室
2、倒水：客人入座，视客人需求提供茶水或咖啡
3、毛巾：按要求将叠好的小毛巾送上（放置于与会者右侧）
4、果盘：会议开始，打开保鲜膜
5、关门：客人全部就座会议开始后，所有茶水倒过后，服务员退出厅房，轻轻关闭会议室大门，在门外当班（不能随意走开）
6、续水：每隔十五分钟添加茶水一次，两小时后询问是否更换茶叶，根据情況更换烟灰缸，但一定要礼貌、轻声、快捷，尽量避免影响客人，为避免会议期间打扰可用瓶装矿水或纯浄水
7、烟缸：烟头多于5个的更换，视具体情况更换
8、物品补充：会议中间休息，要尽快整理会场，按要求补充和更换各种用品（换烟盅、加茶水等），上好咖啡、茶后把会议台面收拾好，但不要把客人的资料、物品弄乱：如客人有其他要求应尽量帮助客人解决
9、大型会议服务要求：遇大型会议，设主服务员一名专为主席台和发言席添加、更换饮水：时刻关注会议组织者，关注会场内设备运行使用情況，必要时协助调试各种设备仪器，会议期间急需离开岗位，一定要通知领导找人替岗
（三）、会议结束
1、送客：会议结束，开门、站位、微笑送客
2、检査：仔细检査一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，设备设施是否有损坏，统计物品使用情況做好记录
3、保洁：打开门窗通风，小毛巾收集消毒、保洁、擦拭桌面
4、整理：将会议用具、设备整理好，会场座椅及时恢复整理
5、关闭：关闭所有使用的电器设备空调、电灯、窗，再次检査会场有无火源，锁好会议室门。
会务服务方案
1、目标：
伴随物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐増多。公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境。
2、基本原则
2．
1、专业化：会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。
2．
2、人性化：物业服务组织在提供相应的服务时，应以＂以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务
2．
3、信息化：物业服务组织应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。
3、会务人员选聘
选聘会务服务人员时，主要考虑下述事项 受教育程度；
实际工作经验、技能； 身高、形象；
沟通表达、应变能力； 其他行为素质等
4、会务人员培训
4．
1、培训内容应包括但不限于以下方面 组织的服务理念、组织文化 会务管理和会务服务的理论知识 保密制度；
会务服务人员仪表、仪态，会务服务人员的仪表、仪态 会务服务人员操作技能； 会务服务人员心理素质 应对常见会务突发事件 其他行为素质等 4．
2、培训方式
培训方式应采用但不限于以下方面
利用组织制定的服务手册，聘请教师授课 聘请专业培训机构 组织内部指导 定期进行演练、考试等。
5、会务服务操作规程 5．
1、需求确认： 进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务内容设计标准问卷，以引导会议主办方更准确的提出会务需求，对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。 5．
2、服务策划
根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面： 职责分工 时间安排 场地安排
会务用品及硬件设施配备； 突发事件应对措施 会议秩序及安全等。 5．
3、会前准备
将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保 证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各 项服务内容可包含但不限于以下方面 布置导引 布置签到
布置横幅与大背景
检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排 布置台布
制作并摆放座席牌 摆放不同类型麦克风 摆放花卉
制作与佩戴胸花； 提供纸笔
提供毛巾、纸巾 调试灯光 调试音响 调试投影 调试空调
准备茶具（水） 准备果盘
检查安全、消防设施及硫散通道 了解会议程序及个性化服务需求
备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。 5.4会中服务
将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标往保证会务服务人员扫 求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面 导引
续茶、茶具的准备 会场巡视 5．4会中服务
将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标往保证会务服务人员扫 求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面 导引
续茶、茶具的准备 会场巡视
会场、洗手间、通道保洁；
会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节 突发事件处理，突发事件处理程序可参见附录H 咨询受理。 5．
5、会后整理
将会后整理内容进行细分，并制定相应标准。会后整理内容包含但不限于以下方面：
回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座席牌、桌椅等归位。用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录1 一一清理会务设施设备，检查有无缺失或提坏，清洁后归位或返还，做好相应记录
一一检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方 一一检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方或业主协助追补损失，做好记录
——对会议期间的丟弃物进行打扫；对会议室洗手间进行适当保洁。 一一关闭会议厅（室）：包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。
6、会务服务人员仪表、仪态要求 A．1仪表要求 A．1．1服装要求 A．1．1．1一般要求
A．1．1．1．1根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰，选择款式相同的工鞋；保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。
A．1．1．1．2工装外不应显露个人物品；衣袋、裤袋整理平整，勿显鼓起；保持工装干净、平整，无明显污迹、破损 A．1．1．2着装要求
A．1．1．2．1女士着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3厘米；着裤装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。
A．1．1．2．2男士着装应统一，身着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面衬衫领口应扣好，不应故开；着长袖时，袖口应扣好，不应挽袖 A．1．2工作牌佩戴要求
工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝18厘米，距中线5厘米，不应斜戴 A．1．3工鞋
宜穿黑色皮鞋（以软底鞋为宜）；鞋上饰品不宜过多皮鞋表面保持光亮 A．2．4导引
A．2．4．1为宾客导引时，应走在宾客左前方，距离保持2～3步 A．2．4．2遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心” A．2．4．3引领客人时，宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。 A．2．4．4为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。 A．2．5笑容 面部保持自然亲切的微笑。 A．2．6规范用语
使用规范用语“您好、请、谢谢、对不起、再见”。
站姿
会务服务人员指引
1、会议室是研究院专门用于召开学术报告、会议、组织活动和接待客人的场所，未经允许不得擅自使用。本管理办法所指的会议室包括：302会议室、306学术报告厅、409咖啡厅。
2、会议室由院办公室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关事宜。未经院办公室允许，任何部门和个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。
3、会议室实行提前预约制度。相关人员（部门）使用会议室，需填写相应的申请表，包括会议主要内容、参会人数、使用时间、申请人及联系电话、安全负责人等信息，经登记批准后方可使用。
4、使用人应爱护会议室设施，并保持会议室清洁。活动期间，要爱惜会议室的设备及物品，特别是多媒体设备等。
5、会议室活动结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗，对会议室进行清扫和整理，如有损坏照价赔偿。经劝说后，仍未自觉遵守各项规定，将停止其继续借用会议室。
6、严禁涉及商业的各类活动。
会务服务管理程序范本
一、目标：
伴随需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐增多。本公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为主办方提供优质专业的会务服务。
二、基本原则：
1、专业化：会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。
2、人性化：会务服务组织在提供相应的服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。
3、信息化：应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。
三、资源配置
1
1、人力资源
本公司现有工作人员8人，总经理1人，财务1人、人力综合部1人，运营部5人。公司管理岗位均为管理学本科学历，5年以上管理及会务服务行业从业经历，具有专业的会务管理经验，确保高质量的提供会议服务内容。对会务运营人员有严格的选聘、培训及考核。近5年来取得主办方高度的评价。
1.1
会务人员选聘：
我司在选聘会务服务人员时，主要考虑下述事项：
——受教育程度；
——实际工作经验、技能；
——身高、形象；
——沟通表达、应变能力；
——其他行为素质等
2
1.2
会务人员培训：
——组织的服务理念、组织文化；
——会务管理和会务服务的理论知识；
——保密制度；
——会务服务人员仪表、仪态，会务服务人员的仪表、仪态；
——会务服务人员操作技能；
——会务服务人员心理素质；
——应对常见会务突发事件；
——其他行为素质等。
1.3
培训方式
——利用组织制定的服务手册，聘请教师授课；
——聘请专业培训机构；
——组织内部指导；
——定期进行演练、考试等。
2
2、硬件设备
设备工具如下：
编号
设备名称
型号
数量
1
对讲机
MJDJJ01FY
5
3
打印机
理光
AD204
1
4
A4
激光一体机
佳能
mf4010
2
5
录音笔
R5511
1
6
投影仪
EPSON
CB-4650
1
7
单反照相机
CanonEOS
600D
1
8
翻页笔
得力
5
9
验钞机
得力
1
3、精细化
操作规程：
3.1、需求确认：
进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。
对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。
会务服务需求确认表
类
别
项
目
内
容
备
注
会议名称
会议类型
□
座谈会
□报告会
□开/闭幕式
□演出
□受聘仪式
□
其他（
）
会议日期
****年**月**日
会议时间
上
午：（
:
）～（
:
）
下
午：（
:
）～（
:
）
晚
上：（
:
）～（
:
）
会议地点
参会领导
参会人数
安全管理类
1、预留贵宾车位；
□是
贵宾车位（
）位
□否
2、参观路线
路线：
出发点：（
）
途
经：（
）
终
点：（
）
3、是否需要特别安保
□是
需要人数：（
）
工作事项：（
）
□否
1、是否增加安保力量？（物业组织内调配）；
2、会前、会中、会后是否需要特别安保要求？
4、参会人员是否凭
证件入场
□是
□否
5、是否有保密要求
□是
保密的内容：（
）
□否
设施设备类
1、是否需要大功率电源
电压负荷
（
）伏
电源连接线（
）条
2、是否需要使用专梯
□是
通往楼层（
）
□否
3、会议期间是否需要音乐
□是
□国歌
□颁奖进行曲
□其他（
）
□否
开/闭幕式
4、是否需要使用投影
□是
使用时间：（
）
□否
与灯光相匹配
5、是否需要录音笔
□是
使用时间：（
）
□否
设施设备类
6、是否需要视频会议系统
□是
□否
7、是否需要电源转换插座、万能充电器、插电板等
□是
需要的设备：（
）
□否
会务服务类
1、是否需要合影
□是
合影
时
间：（
）
合影座椅数量：（
）
□否
2、是否有外宾参加
□是
外宾使用语言：（
）
□否
3、是否需要预留宣传牌
□是
数
量：（
）
摆放时间：（
）
□否
4、是否需要协助制作与悬挂横幅
□是
横幅内容：（
）
□否
5、是否需要协助制作与悬挂大背景
□是
背景主题：（
）
背景尺寸：（
）
悬挂位置：（
）
□否
6、是否需要签到台
□是
摆放位置：（
）
摆放数量：（
）
摆放物品：（
）
□否
7、是否对桌椅的摆放有特别要求
□是
摆放方式：（
）
□否
8、是否需要白板
□是
摆放位置：（
）
摆放数量：（
）
白
板
笔：（
）
□否
9、是否需要配发会议资料
□是
发放方式：（
）
□否
10、是否需要打印与摆放座席牌、胸牌、准备胸花
□是
座席牌：（
）
胸
牌：（
）
胸
花：（
）
□否
11、麦克风种类
□有线话筒
数量：（
）
摆放位置：（
）
□无线话筒
数量：（
）
□头戴麦克风
数量：（
）
12、是否需要提供纸笔
□是
数量：（
）
□否
13、是否需要提供果盘/茶歇
□是
水果种类：（
）
茶歇：（
）
饮品：（
）
食品：（
）
□否
需配备纸巾
14、会中由服务人员续水，还是在座位上摆放瓶装水
□人员续水
□瓶装水
环境类
1、是否摆放会议台花
会议桌花数量
：（
）
特别需求：□是
（
）
□否
2、是否摆放会议盆花或绿色植物
会议盆花数量：
（
）
绿色植物：种类：（
）
数量：（
）
位置：（
）
其他
确认签字：
日期：
核对人：
3.2、服务策划：
根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面：
——职责分工；
——时间安排；
——场地安排；
——住宿安排；
——餐饮安排；
——票务安排；
——接送机及其他交通安排；
——会务用品及硬件设施配备；
——防疫物资安排；
——突发事件应对措施；
——会议秩序及安全等。
3.3、会前准备
将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面：
——布置导引；
——布置签到；
——布置横幅与大背景；
——检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；
——布置台布；
——制作并摆放座席牌；
——摆放不同类型麦克风；
——摆放花卉；
——制作与佩戴胸花；
——提供纸笔；
——提供毛巾、纸巾；
——调试灯光；
——调试音响；
——调试投影；
——调试空调；
——准备茶具（水）；
——准备果盘；
——检查安全、消防设施及疏散通道；
——了解会议程序及个性化服务需求；
——备用物品：防护物资、电源转换插座、万能充电器、插电板等。
3.4
会中服务：
将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面：
——导引；
——续茶、茶具的准备；
——会场巡视；
——摄像或拍照服务；
——会场、洗手间、通道保洁；
——会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节；
——突发事件处理，后附突发事件处理程序；
——咨询受理。
3.5、会后整理：
将会后整理内容进行细分，并制定相应标准。会后整理内容包含但不限于以下方面：
——回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座席牌、桌椅等归位。用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录
I；
——清理会务设施设备，检查有无缺失或损坏，清洁后归位或返还，做好相应记录；
——检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方；
——检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方或业主，协助追补损失，做好记录；
——对会议期间的丢弃物进行打扫；对会议室洗手间进行适当保洁；
——关闭会议厅（室）：包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。
四、会务服务人员仪表、仪态要求：
A.1
仪表要求
A.1.1
服装要求
A.1.1.1
一般要求
A.1.1.1.1
根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰，选择款式相同的工鞋；保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。
A.1.1.1.2
工装外不应显露个人物品；衣袋、裤袋整理平整，勿显鼓起；保持工装干净、平整，无明显污迹、破损。
A.1.1.2
着装要求
A.1.1.2.1
女士着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3厘米；着裤装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。
A.1.1.2.2
男士着装应统一，身着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面；衬衫领口应扣好，不应敞开；着长袖时，袖口应扣好，不应挽袖。
A.1.2
工作牌佩戴要求
工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝18厘米，距中线5厘米，不应斜戴。
A.1.3
工鞋
宜穿黑色皮鞋（以软底鞋为宜）；鞋上饰品不宜过多，皮鞋表面保持光亮。
A.1.4
丝袜
A.1.4.1
女士着西裙时宜穿长筒肉色丝袜，并保持丝袜干净、完好，不宜穿短袜或不穿。
A.1.4.2
男士宜穿深色长袜，禁止着浅色短筒袜。
A.1.5
饰品
A.1.5.1
女士不宜佩戴夸张饰品、彩绳；可佩戴耳钉、黄金或白金项链等饰品，佩饰不宜过多。
A.1.5.2
男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他饰品。
A.1.6
妆容
发式简洁，面容清爽；女性可着淡妆，香水味不宜过浓，可涂抹透明指甲油。
A.2
仪态要求
A.2.1
站姿
A.2.1.1
女士站姿
上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平；双手搭握，稍向上提，放于小腹前；双脚可前后略分开，一只脚略前，一只脚略后，前脚的脚跟稍稍向后脚的脚背处靠拢。
A.2.1.2
男士站姿
双眼平视前方，颈部挺直。双肩自然放松端平且收腹挺胸。双臂自然下垂，处于身体两侧，右手轻握左手的腕部，左手握拳，放在小腹前，脚跟并拢，脚呈“V”字型分开，两脚尖间距约一个拳头的宽度；或双脚平行分开，与肩同宽。
A.2.2
行姿
身体重心应稍向前，头朝正前方，眼睛平视，面带微笑；上身正直不动，两肩相平不摇，两臂摆动自然，步幅适中、匀速。
A.2.3
坐姿
A.2.3.1
女士坐姿
背对座椅轻坐，后腿能够碰到椅子；两个膝盖合并，腿可放中间或两边。
A.2.3.2
男士坐姿
上体挺直，下颌微收，双目平视，两腿分开，不超肩宽，两脚平行，两手分别放在双膝上。
A.2.4
导引
A.2.4.1
为宾客导引时，应走在宾客左前方，距离保持2～3步。
A.2.4.2
遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心”。
A.2.4.3
引领客人时，宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。
A.2.4.4
为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。
A.2.5
笑容
面部保持自然亲切的微笑。
A.2.6
规范用语
使用规范用语“您好、请、谢谢、对不起、再见”。
A.3
座席牌
A.3.1
宜选择三角形座席牌，一般长15～20厘米，宽7.5～10厘米，双面展示。
A.3.2
座席牌字体格式统一、大小合理。
A.3.3
根据座次要求安排摆放座席牌。
座席牌摆放要求
场合摆放要求
贵宾厅
距沙发扶手前缘
5～6
厘米处摆放
圆桌会议室
距麦克风右侧
3～4
厘米、距客人座位桌边50～60
厘米处摆放
报告厅/礼堂
摆放靠近麦克风右侧
3～4
厘米、距离客人座位桌边
50～60
厘米处摆放
A.4
麦克风
A.4.1
摆放要求
A.4.1.1
对于有线麦克风，麦头高度距桌面20厘米；鼠标有线麦距离桌边20厘米摆放。
A.4.1.2
对于无线麦克风（使用麦克风架）：高度距离桌面20厘米，麦架距离演讲人20厘米。具体摆放要求可参见图C.2
A.4.2
电池管理
A.4.2.1
对于无线麦克风，每次充电时间为10～12小时之间（具体可根据电池充电计算公式：电池容量除以充电电流计算），电池一般使用期限为一年。
A.4.2.2
电池应存放在干燥凉爽的地方。
A.4.3
其他
A.4.3.1
音响关闭后，方可卸除有线麦克风。
A.4.3.2
无线麦克风使用完毕及时卸除内部电池。
A.5
记录纸、笔
A.5.1
记录纸宜选用80g的A4纸3张；如桌子铺有桌布，则需要加厚到5张或加写字板。
A.5.2
记录笔宜选用HB铅笔、黑色签字笔。
A.5.3
会议资料与记录纸摆放在一起。宜配备两支记录笔，记录笔摆放在记录纸的右侧或者记录纸上，与记录纸成30度角，笔尖朝前。具体摆放要求可参见图。
A.6
饮用水
A.6.1
宜选择350毫升或550毫升瓶装饮用水（以下简称“饮用水”）。
A.6.2
饮用水摆放时，标识应统一面向客人、成直线、靠近茶杯的左侧摆放（无茶杯的，距离客人右侧12~15厘米处摆放）。
A.6.3
贵宾厅摆放饮用水时宜配放玻璃杯。
9
9、座谈会座位安排：
A.7
长条桌
A.7.1
长条桌与正门正对时，会议座位安排参见图E.1。
A.7.2
长条桌与正门侧对时，会议座位安排参见图E.2。
A为客方（或上级领导），B为主方。
图
长条桌与正门正对时会议座位安排
注：进门右为客方，左为主方。
图
长条桌与正门侧对时会议座位安排
A.8
沙发席
A.8.1
与外宾会谈时，会议座位安排参见图E.3。
A.8.2
与上级领导座谈时，会议座位安排参见图E.4。
A7
A5
A3
A1
A2
A4
A6
B6
B4
B2
B1
B3
B5
B7
正门
客
主
正
门
A为主方，B为客方。
图
E.3
与外宾会谈时座位安排示意图
A为上级领导，B为主方领导。
图
E.4
与上级领导座谈时会议座位安排示意图
A.9
圆桌会议
圆桌会议是一种平等、对话的协商会议形式，旨在体现参加各方地位平等，其座次安排一般无主次之分。
10、设备调试
A.10
灯光调试
逐个开关灯光，检查其照明效果。对主席台灯光，应单独检查开放投影时的灯光效果，同时还应检查灯光对主席台人员的照射。确保灯盏无损，亮度与颜色协调一致。
A.11
音响调试
B2
B1
A1
A2
B3
B4
A3
A4
客方译员
主方译员
B2
B1
A1
A2
B3
B4
A3
A4
A.11.1
音响宜提前1小时打开，并将所有有关的音响设备连接。抖动连接线与移动底座，摇动麦克风接口，测试音箱与麦克风接口处，测试声音是否正常；逐个调试麦克风音量，以不同位置、最远的距离可以听清、并感觉音量适中为准；检查麦克风电池电量及备用电池情况。
A.11.2
把音频连接线连接电脑，测试是否有声音，声音效果是否正常。音响应避免杂音、电流声、音频干扰等。
A.11.3
对于无线麦克风，应在会议室每个音箱试音。.。
会务服务标准
一、岗位职责：
1、会务人员提前把会议室、接待室开门通风，检查卫生情况，使其始终处于完善良好的备用态。
2、会务在岗期间，不得随意串岗、空岗，不擅离工作岗位；不得干私活，接打私人电话；不接待亲友及做与本职工作无关的任何事情。
3、会务不得在会议室扎堆聊天，不在岗位上吃东西，会议结束后应清理会议室，以备待用。
4、工作区域不存放私人用品，保持干净整洁。
5、会务人员有事需提前向物业客服主管请假，不能及时请假应打电话告知物业客服主管。由物业客服主管告知公司办公室并由办公室根据实际情况决定是否同意其请假申请。
6、负责会议室及公共区域的卫生检查工作，上、下午各一次，包括地面、门窗、桌椅、植物及会议室。
7、负责保管会议物品（接线板、激光笔、茶杯），按照会议调配使用，会议后收回。
8、负责管理会议室钥匙，对于提前一天收到的会议提前1小时开门调试设备，询问会议对于投影等方面的特定要求，做好会议准备；对于临时通知会议，接到通知后立刻打开会议室并调试设备，做会议准备。
9、负责会议期间的茶水、果点服务，保证参会人员的随时服务需求。
10、负责会议结束后的清场工作，包括会议用品的回收、会议设施的关闭等，并将门锁好。
11、负责各会议室之间的工作协调配合。
12、负责会议室照明、空提、饮水设施是否完好，有问题及时向办公室汇报。
13、负责与相关物业保洁人员做好工作协同和配合，确保会议室内时刻保持干净整洁。
二、仪容仪表、礼节礼貌标准：
（一）
仪容仪表
1、会务人员工装必须整洁、平整，不得带有灰尘、污迹、无褶皱、开线、掉扣。
2、皮鞋以黑色为主，鞋袜保持协调，皮鞋始终保持亮洁，不能赤脚、穿拖鞋、短裤、超短裙。
3、会务人员保持衣冠、头发整洁，不擦浓重护发用品，过肩长发应束扎盘结，头发必须梳理服帖，不蓬乱或烫怪异发型。
4、会务人员应淡妆上岗，打扮适度，不浓妆艳抹，不佩戴饰物（手表、戒指除外），不使用气味浓烈的香水。
5、会务人员应经常剪指甲，保持干净，不得蓄长指甲，不得涂有色指甲油，上班时不得佩戴有色眼镜。
6、会务人员需注意个人卫生，无汗味、异味，上岗前不能喝酒，吃葱、蒜、韭菜等异味食品，保持口腔卫生。
7、会务人员站立时要自然大方，位置适当，自然端正，双目平视，两手交叉放于脐下，不准双手卡于腰间、叉在胸前或背在身后，两腿要站直，两脚要呈八字型，两脚后跟相距5-10cm，站立时不背靠、旁倚、前扶他物；就
座时要坐正坐直；行走时步子要轻而稳，步幅不能过大，眼睛要平视前方或宾客，需抬头、挺胸、收腹。
8、会务人员在岗位上不得吃零食、看报纸、做与工作无关的事情。
9、要时刻保持面带笑容、容光焕发。动作举止要得体，不造作；态度要热情、和蔼。
（二）
礼节礼貌
1、对待来往人员要态度要自然、大方、热情、稳重、礼貌，做到微笑迎人。
2、与人交往使用礼貌用语“您好”、“请”、“欢迎您”、“不客气”等，遇见来往人员要主动问好。
3、与来往人员相遇时，要主动让路，与来往人员同行时，应进行引导，如同乘电梯时，让来访人员先上电梯。
4、在工作中若因某些特殊情况需与他人握手时，应面带微笑，姿势端正，用力适度，不能用左手，握手时，左手不得插兜。
5、会议服务时要面带微笑，与客人谈话时要注意礼貌，用心聆听，不抢话、插话、语气温和文雅，遇事冷静对待，及时上报。
6、对服务范围以外的询问，如涉及客人情况、会议内容或政治、经济等机密情况，要婉言说“对不起、不清楚”以拒绝。
三、会务工作流程
1、
准备设施与物品
①根据会议通知要求，准备好所需设备（如灯光、投影、音响、话筒、空调、激光笔等）。
②准备服务用品（如台布、灯光、桌裙、铅笔、信纸、茶杯、会标、旗帜、指示牌、鲜花等）。
2、
确定台型并摆好
根据会议性质，确定主席台位置，合理设置台型（课桌式、回字式、椭圆式）
3、
调试音响、话筒
将话筒分别摆放于主席位、副主席位和发言席（特殊情况按客人要求摆放），调试音响至最佳状态，并试放所有要求的音频。
4．摆椅子
双手轻提椅背，用右膝盖轻顶椅背，依次将椅子放在桌后，椅子前沿与桌面边缘相切。
5．摆信笺、铅笔
①将信笺轻放于每个座位的桌面上，纸与纸间距均匀，纸下边距桌边两指。
②笔削好斜放于信笺上。
6、摆茶杯
①手端托，右手将茶杯均匀放在桌面上，杯柄朝右，杯内茶叶统一放置、适量。
②
根据主办方单位要求放矿泉水。
7、摆烟缸
①左手端托，右手将烟灰缸放于两茶碟中间。
②无烟会场不放烟缸，但要准备吸烟区。
8、摆指示牌
摆放于大堂及会场门口显眼位置，便于指引参会人员进入会场。
9、摆席位卡
必须请会议组织部门制作并摆放席位卡。
会前准备：
打水：会前在会议室准备好开水。
开空调：会议前1小时打开空调（先打开电源开关，再打开空调开关）。
开灯：与会人员到场视需要打开灯光。
站位：会务人员提前15分钟站于指定位置迎接客人。
会中服务：
引导入座：引领领导上主席台，双手轻提起椅子请领导入座，然后用膝盖轻顶椅背至领导腿部，请其坐下。
斟茶：左脚在前，右脚在后，右手提暖瓶，左手小指与无名指夹住盖杯，拇指与食指拿杯柄，在客人右后侧为客人斟倒茶水，然后轻轻放回杯碟中，并示意客人用茶。
会中特殊情况处理：客人使用话筒时，视情况调节音量大小。
主席台领导半小时不喝茶，应重新更换一杯。
每20分钟为台下客人巡回补充茶水一次。
会中休息服务：快速进行会场小整理，补充、更换物品。
会后服务：
检查会场：查有无客人遗留物品及文件，如有，及时送交会议组织部门。检查有无损坏的设施设备及用具，如有，及时报办公室。
整理用品及清洁卫生：请室内保洁人员整理会场。点清茶杯、激光笔等数目，并回收会议用品；会场剩余物品点清数目，并做好卫生清理工作。
检查设施设备：对灯光、音响、桌椅、门窗、地面、空调、消防栓、灭火器等进行检查，发现问题及时上报维修部门。
关闭灯、空调、门上锁。
四、工作标准
⑴
班子会议
工作项目
操
作
规
则
质量标准或要求
准备设备
与物品
①根据会议通知单要求，准备好所需设备（如灯光、音响、话筒、空调等）。
②准备服务用品（如台布、灯光、桌裙、铅笔、信纸、茶杯、会标、旗帜、音带、指示牌、鲜花等）。
设备完好、有效，用品齐备、清洁、完美、庄重。
确定台型
并摆台
根据会议性质和主办单位要求，确定主席台位置，合理设置台型（课桌式、回字式、椭圆式），铺台布、围桌裙。
①台型符合要求，能烘托会议主题。
②桌子摆放整齐、无摇晃。
③桌位等于或略多于会议人数。
摆椅子
双手轻提椅背，用右膝盖轻顶椅背，依次将椅子放在桌后，椅子前沿与桌面边缘相切。
①轻搬轻放，椅子干净，排放整齐美观。
②课桌式横看、竖看、斜看成一条直线。
③准备若干把椅子备用。
摆信笺、铅笔
①将信笺轻放于每个座位的桌面上，纸与纸间距均匀，纸下边距桌边两指。
②笔削好斜放于信笺上。
①信笺中心线在一条直线上。
②笔尖朝前呈45度摆放在信笺上。
③笔尾靠信笺下端，标志朝上。
摆茶杯
①左手端托，右手将配有垫碟的茶杯均匀放在桌面上，杯柄朝右，杯内茶叶统一放置、适量。
②无垫碟改放杯垫，或根据主办单位要求放矿泉水。
①摆放整齐、统一，茶碟右边缘与椅子右边缘在一条直线上。
②课桌式，茶杯摆放横看、竖看、侧看都呈一条直线。
③回字式，茶杯摆放侧看平行、整齐、美观。
④杯碟上边缘与桌边距3—3.5cm，店标朝上。
摆烟缸
①左手端托，右手将烟缸放于两茶碟中间。
②无烟会场不放烟缸，但要准备吸烟区。
烟缸距桌边1.5-2cm，标志朝向与会者。
调试音响、将话筒分别摆放于主席位、副主席位和发言席（特殊情况按客人要求摆放），调试音响至最佳状态，并试放所要求的音带。
音质好，无噪音，音量适中，所有座位均能听清。
话
筒
摆指示牌
摆放于大堂及会场门口显眼位置，便于指引客人进入会场。
指示牌庄重大方，文字表述清楚。
摆席位卡
必须请主办方摆放席位卡。
①席位卡庄重大方，摆放整齐。
②主办单位反复核对，确保无误。
摆讲台
按客人要求摆放于确当位置。
讲台干净、庄重、无摇晃。
（2）党支部会议
工作项目
操
作
规
则
质量标准或要求
准备物品
根据会议通知单的要求，将所需的各种设备及服务用品准备好，如会议桌、椅、空调、音响、灯光、茶杯、会标、指示牌、鲜花等。
各项用具准备充足，设施设备完好，安全、有效。
确定台型
并合理摆放
根据会议性质及主办单位要求确定台型，回字型或椭圆型，桌子摆放整齐，椅子前沿与桌面边缘部分相切。
①台型符合客人要求，并能烘托会议主题。
②桌椅摆放整齐，台型美观大方。
摆茶杯
左手端托，右手将配有垫碟的茶杯均匀摆放在桌面上，杯柄朝右，杯内茶叶统一放置、适量。无垫碟改放杯垫或摆矿泉水。
①摆放整齐、统一。
②茶碟的右边缘与椅子的右边缘在一条直线上，侧看平行，茶杯碟上边缘与桌边距3cm-3.5cm，店标朝上。
摆放果盘
根据主办单位要求摆果盘，盘中放水果、干果等。
装盘美观。
摆烟缸
①左手端托，右手将烟缸放于两茶碟中间。
②小碟内放香烟。
从主要客人身边起每隔三人摆一烟缸，距桌边1.5cm-2cm，标志朝向与会者。
调试音响、话
筒
将话筒分别摆放于主席位和发言席，或按客人要求摆放。
音质好，音量适中。
摆指示牌
摆放于大堂和会场门口显眼位置，便于指引客人进入会场。
标牌美观，文字表达明确。
（3）培训
工作项目
操
作
规
则
质量标准或要求
准备物品
根据会议通知单要求，准备好所需设备和服务用品，如会议桌、椅、空调、音响、话筒、灯光、茶杯、会标、讲台、白板、白板笔、投影仪、指示牌、鲜花等。
用具齐全干净，设备完好、有效。
确定台型
并合理摆放
根据讲座性质和要求确定台型，一般采用课桌式，前面放一张讲台，上面摆一盆花，后面摆若干排桌椅。
台型整齐，无摇晃，椅子前沿与桌面边缘部分相切。
摆信笺、笔
若主办单位要求，可在课桌上摆放信笺、笔，信笺放于每个座位的桌面上，笔削好斜放在信笺上。
信笺下边缘距桌边1-1.5cm，信笺中心线在一条直线上，笔尖朝上呈45度摆放在信笺上，笔尾与信笺下端相切，标志朝上。
摆茶杯
①左手端托，右手将配有垫碟的茶杯放在讲台上，杯内放适量茶叶或准备矿泉水。
②会场边上放一张桌子，上面放纸杯或茶杯，准备大筒矿泉水或开水，让与会者自取。
桶水充足，茶杯（纸杯）洁净，茶叶色泽好无变质。
调试音响
和投影仪
将无线话筒和投影仪调试好。
音质好，音量适中，投影清晰。
摆白板
及白板笔
摆放于讲台旁边。
白板干净，笔书写流畅。
金玛“消费能分红”商业模式
落地推介会
会 务 方 案
主办单位：大连市工商联
金玛集团
2015年1月15日
会议主题
大标题：金玛“消费能分红”商业模式落地推介会
会议流程 1、9：00-10:00嘉宾签名板签名留影，给领导佩戴胸花，颁发礼品。 2、10:00-10:10开场视频短片 3、10:11-10:15主持人串场 4、10:16-10:20大连市委统战部副部长、大连市工商联党委书 记郭成安致词 5、10：21-10：30罗贵杰具体解读金玛商业模式 6、10：31-10：40商业集团贾明智介绍商业模式在金玛超市具体落地情况。 7、10：41-10：50东北万庄介绍绿色健康食品及平台情况 8、10：51-10：55上游企业代表发言 9、10：56-11：05IBMG国际商业管理集团公司董事长、总裁李生讲话 10、11：06-11：15王延和主席讲话 11、11：16-11：20“践行金玛商业模式，东北万庄绿色食品落户金玛超市”启动仪式 12、11：25-12：00结束，午宴 13、13：00-14：00媒体记者实地参观亿享生活馆东北万庄绿色食品展区 嘉宾动线
所有来宾均在礼仪的引领下，在活动现场走规定路线
门口迎宾→签到→佩戴胸花→留影→大堂东北万庄产品展示→会场内产品展示→嘉宾入座→会议开始→会议结束→午宴
人员分配
依据会议要求配备人员如下： • 总负责人1位
负责会务相关工作总体统筹 • 现场调度人员4位
2位协助进行嘉宾引位及落座；1位领导讲话引位；1位接递送话筒 • 礼仪小姐10位
2位负责嘉宾签到；3位嘉宾佩戴胸花；1位会场外产品展示；4位会场内产品展示；启动仪式环节10位全体 • 现场执行人员8位
所有人员负责外场拱门2个；空飘球12个；道旗40套；签到板1套；桌花20套等物料 • 摄像3位
1位全程录制；1位领导讲话跟进；1位现场嘉宾及跟进 • 摄影2位
1位所有嘉宾签名板留影；1位会议进程及产品展示 • 摇臂摄像1位
全程高空拍摄
会议室管理制度与服务
范 围
1.本制度规定了会议室的安排原则、会议服务的基本要求和纪律要求。
2.本制度适用于会议接待服务。
会议室安排原则
1.先订先安排：接待人员按订会的申请时间顺序做好登记，根据参会人数妥善安排好会议室。
2.遇到多个领导要求同时使用会议室时，应以先满足直属最高领导要求为原则，妥善处理好其他领导的要求。
订会接待
1.会议接待人员凭会议通知安排会议室，并将会议室和具体要求及时通知相应会议室的服务员。
2.订会接待人员在订出会议室时，及时通知服务人员和会议设备调试人员。服务人员应按要求及时做好会前的保洁工作和会中的饮水工作，设备调试人员要做好会议工程设备的调试及保障工作。
3.会议接待人员做好《会议接待登记表》。
会场准备
1.服务员应根据办会方会议通知要求，准备会务所需物品、用具，完成会场布置，并做好会议的'相关登记工作。
2.会场布置应注意以下事项：
―会议主席台按照与会人数摆放桌椅；
―会场桌椅排列整齐；
―准备所需的茶杯、茶叶、席位卡、矿泉水及纸张、文具等物品。
―茶杯、矿泉水及毛巾、席位卡等物品摆放要求整齐统一、错落有致、和-谐美观。瓷茶杯杯柄向右(杯盖、茶杯、杯托上的花纹相对应)，毛巾托放置于茶杯的左下方。一次性纸杯上的文字正对客人。
―摆放席位卡时要根据订会者要求，考虑与会者身份。
―会前一小时应打开空调，并检查设施设备是否完好，发现异常及时报修。空调温度要根据季节视情节而定，如办会方有要求，遵照办会方要求设置。
3.会场布置完毕，服务员应全面检查一次，防止疏漏。重要会议可联络会议申请部门联系人前来确认是否符合要求。
会中服务
1.接待与会人员时，会务服务员应按规范礼仪迎接，站姿准确，使用礼貌用语，及时正确地引导与会者入座。
2.会务服务员一般应在会前五分钟上茶。如与会者提前入场，落座后服务人员应及时上茶。
3.会务服务员在会议期间每间隔15分钟为与会人添加茶水一次。并及时观察会议人员用茶情况，添水间隔时间作适当调整。
4.添加茶水时要根据职务大小按顺序进行。动作规范、轻盈，不影响与会人开会。
5.会议过程中，会务服务员应注意观察并调整会场内空调温度。
6.当与会人数较预订增多未准确茶杯时，应及时使用托盘送上茶水。
会后整理
1.会议结束后会议服务人员应立即清扫会场，检查有无遗留物品。
2.按卫生标准清洗、消毒使用过的物品，放置于规定位置，要求摆放整齐有序。
3.注意将桌面、地面上茶水处理干净，以免形成茶渍。
4.做好《会议服务情况记录》。
会议室安全管理
1.下班对会议室进行安全检查工作，发现问题及时报告。
2.工作时注意四周环境，发现有异味、杂声等异常情况，及时追查。
3.工作完毕，会议设备管-理-员应将有关设施设备复原，工具放到规定的地方。
4.会议服务员下班前应锁好会议室门、窗。会议负责人就应监督检查。
5.会议室钥匙由责任区域会议服务员保管。
会议室卫生管理
1.会议室应责任到人(会议服务员)，责任人每天上班时应对会议室卫生打扫一遍，确保会议室处于待命状态。
2.每次会议后，责任会议服务员及时做好会议室保洁工作。
3.会议服务员做完卫生后检查区域内门、灯、空调等设施设备的完好情况，发现问题及时报修。
4.做卫生时，打开会议室门窗通风透气，并在半小时左右把窗门关好。
5.会议室桌面、窗台、茶几、沙发、电话、茶水柜台面、各类开关、门、地面、屏风、操作台、服务台、垃圾桶、烟缸等每日必须保洁1次；踢脚线、桌脚、椅脚、门头、门框、桌子夹板、桌子下面、沙发下、壁灯、茶水柜(内)水瓶外壳、镜子、笔筒等每周必须保洁2次；衣柜顶、护墙板、笔筒(内)、盆栽(花叶、盆外表面、盆托)、壁画等每周必须保洁1次；地毯、沙发、窗帘的清洗视清洁状况确定。
6.会议室必须保证无污迹、无灰尘，清洁明亮，如不按规定完成任务，抽查到一项罚款20元，一个月内抽查到2次者每项罚款50元。
纪律要求
1.会议服务人员上午7：40上班，11：30下班；下午14：00上班，17：30下班。如有会议下班时间随会延迟。
2.会议负责人员不定期抽查会议室的卫生、会议服务人员的仪容、仪表，如不按要求着装每发现1次罚款20元。如有办会人员反映不及时倒水，不按办会方要求服务的视情节扣发工资或做书面检查。
3.设备管理人员要根据会议要求，做好设备的调试和相关工作。平时要做好每个会议室各项设备的维护工作。按要求完不成任务者，视情节扣发工资。
4.其它考勤规定同保洁人员相同。
注：此制度从1月起执行，如有漏洞，运行中及时更正。
为规范会议室的使用及管理，为各种会议提供充分的后勤保障和接待服务，特制定本制度。
一、使用程序
1、使用会议室前，需向办公室预约登记，并说明使用时间等情况，由办公室统筹并公示会议安排。
2、使用会议室前，由使用部门提前布置会议室，必要时办公室可提供协助。
3、使用会议室期间，使用部门要在会议室门前自觉将告示牌调整为“会议中”，室内物品设施使用方法见背页“会议室使用须知”。如需其他帮助可致电88888888。
4、会议结束后，使用部门负责将会议室恢复原状，并将告示牌调整为“空闲”。
二、管理制度
1、办公室负责定期检查会议室，并督促清洁人员每天上、下午上班前对会议室进行清理。
2、使用部门和与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁，不得随意将会议室用品带走或挪作他用，损害公物照价赔偿。
3、会议室使用后，使用部门需关闭灯、空调，擦净白板，清理垃圾，摆放用水，摆正座椅，将会议室恢复到使用状态。会议室物品摆放标准见背页。
三、本制度自20xx年12月起施行。