材料采购会议纪要（精选3篇）
我中心就20xx年3月21日发布的xx省人大会机关办公楼东附楼办公家具采购项目的招标文件及投标人疑问等问题作如下澄清、说明和补充规定
一、答疑内容及日期
1、勘误
1.1、采购清单中序号95、97、104、106、122、124、132项“材质要求及主要材料参考品牌”中，“饰面材料：面板贴木皮”改为“饰面材料：面板贴0.6mm进口樱桃木皮”。
1.2、采购清单中序号114项材质要求及主要材料参考品牌”中，“饰面材料；为进口阻燃麻绒，海绵；香港“东亚”牌，高强弹力，高压成型进口单板组成。五金：科鼎”改为“饰面材料；面板为25mm厚中纤板，表面热压美国富美家防火板，周边高温热熔封贴PVC胶边成型。五金：科鼎”。
1.3、采购清单中序号97项规格中“13张：3500Wx600Dx760H1张：4400Wx600Dx760H2张：5200Wx600Dx760H”改为“3500Wx600Dx760H”。
1.4、采购清单中序号37项（正厅级领导办公室大班台）规格中，“2350x2380x760”改为“主台2600Wx1100Dx760H副台1800Wx500Dx650H活动抽屉柜550Wx740Dx600H”。
1.5、采购清单中序号53项（副厅级领导办公室大班台）规格中，“20xxx2380x760”改为“主台2350Wx1000Dx760H副台1800Wx500Dx650H活动抽屉柜550Wx740Dx600H”。
2、答疑
2.1、预留金30万元（此费用不参与投标竞价，但计入总价，价格分计算时在投标总价中减去预留金在进行计算）请问最高报价430万元里包括了这预留金30万元吗？可否详细解释预留金30万元的意思？
答：最高限价430万元里包括了预留金30万元。预留金的使用详见招标文件第三部分用户需求书中七、关于投标报价的相关说明2条：“采购人在本工程预留金金额见投标人须知附件2，此费用不参与投标竞价（但计入总价）。预留金是发包人为可能发生的工程量变更而预留的金额，并非支付给承包人的实际费用。”
2.2、清单中序号28书法条案、序号86装饰案台等具体规格不详，部分家具（书法条案、休息椅等）未配置图片。
答：部分家具尺寸、图片不详，请投标人根据装饰平面图和现场考察情况自行选定图样进行投标报价，投标人在投标时可根据自身情况并结合采购人提供的图样、图纸进行深化设计，允许更换部分家具款式（班台主台的尺寸、规格，背景柜样式、规格不允许调整），以更好的配合室内装饰设计效果。投标人提供的深化设计应与现场室内装饰相协调、与家具样板色调相一致。
货物采购清单中的规格、材质要求及数量均不允许投标人擅自调整。
2.3、投标保证金是4万元还是4.5万元？
答：投标保证金是4万元，招标文件中作相应修改。
3、采购人特别提示
3.1、七层主任会议室会议椅应为实木架皮面高档座椅，招标文件提供的参考图片不一定作为采购人最终选定的样式，投标人应根据同类工程经验选择款式并进行报价，评标时将对此项着重考虑。
3.2、办公家具现场安装阶段，中标人应严格按照广州市安全文明施工相关管理规定进行现场施工，安全文明施工措施费用请参考广州市相关规定在投标报价中考虑。中标人进场后，根据需要配合的工作内容，应分摊部分安全文明施工费用和安装配合费给施工总承包单位和室内装饰施工单位，此项费用应在投标报价中考虑，中标后不再另行列计。
4、更正日期：20xx年3月31日
招标文件如涉及上述内容的亦作相应修改。原招标文件与澄清修改文件有矛盾的地方，以此更正文件为准。
请各投标人在收到该澄清文件后，在签收处盖章及签字后即回传我中心确认。确认已收到本通知，特此通知。
二、采购人、集中采购机构的名称、地址和联系方式
1、采购人联系方式。
采购人名称：广东省人大会办公厅
采购人地址：广州市中山一路64号院
采购单位联系人：郭先生
采购单位联系电话：
E-mail：
2、集中采购机构名称：广东省政府采购中心（网址：）
集中采购机构地点：广州市越华路118号之左8楼810大厅
集中采购机构联系人：王先生
集中采购机构联系电话：
集中采购机构传真：
E-mail：
三、采购项目联系人姓名和电话
采购项目联系人姓名：谭先生
采购项目联系人电话：
广东省政府采购中心
20xx年x月x日
签收处：
（公司盖章及授权代表签字）
会议纪要
一、会议时间：20xx年2月6日 14：30
二、会议地点: xx项目会议室
三、会议内容：xx5月20日开业前物质采购协调会
四、与会单位和人员：(详见本次会议签到表)
五、会议主持：
六、纪要整理:
会议内容：
5月25日酒店开业在即，为确保材料、物资供应能满足酒店开业要求，并解决酒店物质采购及各专业单位在施工过程中产生的关于甲指甲供材料采购及三方合同方面的问题，项目部邀请采购部、酒店筹建办、装修设计院、绿化部、集团家居中心、物业管理公司及相关施工单位召开本次酒店开业前物质采购协调会议。
一、本次协调会议对采购流程做了深入的讨论，以下为会议明确的流程：
1.室内家私、饰品、台灯：装修设计院下单(抄送项目部)→采购部采购→设计指导厂家布置
2.酒店客户消耗品、办公设备、广告、铭牌等：酒店筹建办下单→采购部采购→厂家安装。
3.蒸气锅炉、餐具、小五金：酒店筹建办下单→采购部采购→厂家安装。
4.室内园林绿化类：绿化部下单→采购部采购→绿化部现场布置。
5.室外园林构件类：绿化部提供清单→项目部下单→采购部采购→厂家现场安装。
6.机电设备、吊灯、壁灯：机电下单→采购部采购→机电安装。
7.营销方面需要的物品由营销部门直接下单给采购部。
8.物业是单独的系统，需要的物品直接由物业下单给采购。
二、采购部明确了各类物资下单时间、到货时间相关要求。
由于集团采购部采购量大，针对酒店5月20日开业的物资采购，采购部制定了物质下单到货时间表，各部门应根据物资所需的生产周期提前一定的时间下单，并提前书面通知到场时间，以便采购部安排物流配送。
附：《酒店物品下单到货时间表》
三、各部门、施工单位提出的问题
1.机电：空调、水泵、配电箱、洁具、灯具、开关面板、筒灯、射灯采购单已经发到了采购部，希望采购部要求厂家及时生产，多催促厂家的生产进度及到货时间。
2.设计院：由于浴缸在阳台位置布置不适合，决定将客房阳台浴缸取消，阳台地面灯具取消，相关内容的采购应停止。明天会发设计修改联系单。
3.项目部：酒店SPA、酒廊、KTV、按摩间、特色餐厅、小型商铺未招商、未定装饰方案、未制定开放时间表，请酒店筹建办结合酒店开业的整体效果制定时间表，开展相关的招商、装饰、开放工作。
酒店筹建办：最迟2月8日会回复项目部
4.项目部：酒店开业倒记时广告牌及游艇码头方案请营销中心尽快跟踪落实施方案，酒店开业前的宣传、活动等所需的物资采购及场地布置应和采购部、酒店筹建办沟通协调好。
营销中心：方案还未最终，方案确定后会第一时间通报项目部。
四、作物质采购协调会总结及提示
x酒店5月20日开业对于公司及整个项目销售都至关重要，在年会上总裁均要求惠东凤凰酒店必须按时开业。公司相关的各部门及参建单位必须认识到xx酒店的重要性及紧迫性，酒店5月20日开业这是必须完成的任务!
酒店的准时开业对于物资到位要求很高，各部门必须认真梳理绝对不能漏项，并需提前和采购部联系，特别对于大批量采购需要了解厂家的生产能力是否满足要求，对于大型设备采购需要考虑到安装调试时间，是否需要提前安装管道、设备基础等。仓库管理需针对酒店物质大批、集中到场的特点安排好人员及存放场地，做好收、发、登记、存放工作。
附：《酒店物品下单到货时间表》
《酒店物资采购梳理》
以上内容如各单位收文24小时内如未提出异议将视为同意本会议纪要。
回顾过去的20xx年度，对于采购部门是个困难的一年，公司的订单批量普遍不大，而且货期比较急，对采购的成本控制、供方质量控制、货期控制带来了很大的挑战。采购部门在分管领导余总的领导下，克服困难、不断完善部门的管理，在过去的一年当中，采购物料基本上满足了公司市场订单的需求。在20xx年我们将继续努力，做好本职工作，不断完善自我，确保物料的供应和质量的控制，为公司的发展尽一份绵力。
以下是对采购部20xx年度工作小结：
1、供应商管理：
供应商管理主要集中在新供应商开发，原供应商的管理以及供应商的考核评估工作。公司现有供应商80多家，其中连续合作供应商有40多家。在20xx年度，新增加的主要物料供应商有机柜厂家“联文”(原容光已经不再合作)、电缆厂家“威顺”、熔断器“中熔”、直流接触器“东亚”，对于这些供应商，公司的主管领导组织对其能力进行了评估，基本上可以满足我司现阶段的要求。这些供应商在过去的一年属于试用、磨合阶段，后续需要双方的共同努力。采购部门正向着每个主要物料有2个以上的供应商的要求努力着，各种物料已经逐步达到这样的要求。
20xx年度主要的机柜生产厂家是“华兴誉”、“长盛”和“联文”。前两家供方是公司批量订单的主要供应者，联文是7月份才新开发的供方，暂时加工些小批量的订单，20xx年属于重点培养的供应商。由于在价格核定方面，没有一个快捷有效、双方认可的方式，每次有订单时，都是发图纸给供方核价，然后讨价还价，中间需要的时间比较长，所以对采购的回货周期有点影响。机柜的采购依然是公司最薄弱的环节，建议对此供应商，由公司的高层参与供方商务洽谈，与供方达成一致意见。
20xx年度主要的熔断器供方是“西熔”和“中熔”。由于西熔的价格和公司的采购成本要求相差太远，所以采购逐渐减少了对其的采购量。中熔的价格相对比较低，但是也还没有达到公司的要求，目前和供方正在进一步的商谈中。采购部希望中熔能成为公司后续熔断器的主要合作供方。
20xx年度主要的包材供方是“嘉能达”和“创新纪”。过去的一年当中，公司采用了新的包装方式，原来的木箱改成纸箱包装，在成本方面有所下降。包材的生产相对比较简单，货期和质量基本上能够满足要求。公司现有的主要物料的供应商分布如下：
2、执行采购管理
2.1订单分析采购部根据市场的订单、计划的采购申请执行采购工作，在20xx年度，执行采购的订单数量为1240批次，其中正常回货的订单为1098批次，及时回货率为89%。以下是每个月执行采购的订单分析：
由以上图表可以看出，20xx年度的来料及时率保持在90%左右，从第一季度到第四季度，呈递增的趋势。总体方面，采购回货的情况基本满足了公司生产和市场订单的需要。回货不及时的物料主要体现在结构件和电缆方面及周期比较长的物料，如分流器。其中一季度结构件27批、电缆8批超过了采购要求的期限;随后三个季度的电缆回货还是比较及时，二季度机构件19批次超过了采购要求的期限;三季度结构件12批次超过了采购要求的期限;四季度结构件10批次超过了采购要求的期限。结构件的及时回货问题占所有的回货问题的80%以上，自公司成立以来一直都没有好的方法可以解决，所以在20xx年中，对于采购部来说，结构件的采购周期管理将是一个非常重大的挑战。其他的物料基本上能够满足要求。
3、产品核价方面，20xx年度采购部按照售前服务的要求以及提供的BOM清单进行核价，满足了售前服务的需要，没有出现延误和错误的现象。
你对下一年的工作有什么计划
1.按照领导的要求，完善部门的管理流程和管理制度;
2.按照订单的要求，及时完成采购工作，确保满足生产和订单的需求;
3.争取能够建立合理的结构件核价模板(建议招一位采购工程师);
4.完善供应商的管理工作;
5.重点培养公司的主要供应商，争取和一些重要的供应商达成长期合作协议(合作方式的商务洽谈等，需要高层领导组织执行);
6.完成领导安排的其他工作。
你觉得一年来自己在那方面表现较好?
1.核价及时准确，满足了售前服务的需要;
2.采购物料及时回货，没有出现过本职工作失误造成的延误生产进度的事故;
3.没出现采购对账上面的错误，各类帐务清楚明了;
4.没出现供应商付款上的错误。
对自己工作有什么不满意的地方?
对公司各方面的工作有什么建议?
1.对于主要供方的管理，由领导直接参与。
2.各个部门加强沟通合作，共同完成工作。
1、总结报告的结果，作为年终工作考核重要依据之一，请大家认真填写，20xx年12月31日按时提交，如为自身原因未按时提交者，责任自负。
2、部门主管应认真填写该员工年终工作的评价，作为人力资源部与总经理对员工工作评价的依据之一。
3、本表由员工在电脑上填写完成后打印交到部门主管。
4、所有相关人员填写完成后交人力资源部存档。
5、工作总结中涉及到历史数据的的需提交数据分析报告，并附说明。