采购管理制度（通用25篇）
一、目的
为了规范公司各类采购工作，明确公司各部门在采购工作中的职责分工，加强对采购工作的有效管理，保证公司采购物资质量，提高采购效率和采购物资准确性，降低采购成本，争取公司的综合最佳效益，特制订本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司所有物品（原材料、辅料、包装物、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购 管理和执行工作。
三、职责
3.1综合计划部负责整理采购清单、执行采购作业、储存和保管采购物资。
3.2综合制造部负责编制整体生产环节所需要的物资储备。
3.3安环部负责编制劳保用品及与安全有关的物资储备。
3.4人事行政部负责编制办公用品及与办公环境有关的物资储备。
3.5财务部负责统筹规划各部门资金计划及付款安排。
3.6检验部负责A.B类采购物资的抽检及验证。
3.7副总经理负责把控整体采购风险及最终审批权限。
四、程序内容
4.1基本原则
4.1.1公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公司有关规定、流程、制度，采购活动应尽量实现充分竞争，遵循公开、公平、公正和诚信的原则。保证采购物资质量，努力降低成本；
4.1.2参与采购的相关人员应客观公正地履行职责，遵守职业道德，保守公司商业秘密，廉洁奉公；
4.1.3各部门须严格在批准的年度采购预算范围内，制定详细周密的月度或周期性采购计划，过程进行中不得以特殊采购或其他原因为由将采购流程绕过或回避，处于关键路径上的特殊采购，按特殊采购程序处理；
4.1.4公司的采购业务统一由综合计划部负责办理，其他部门或人员不得自行采购或无理干涉；
4.1.5采购应当优先选择低耗能、低污染、通过环境管理体系认证或安监部门认可企业的货物、工程和服务；
4.1.6采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。
4.2职责和分工
4.2.1根据批准的采购计划，综合计划部负责组织并实施采购，包括：
a)组织资格评审、招标、评标和合同签订，负责完成采购流程并同相关部门完成验收入库；
b)牵头组织招标文本的通稿及审核,负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查；
c)负责组织合同谈判,办理支付申请，合同执行情况的总结和分析；
d)归档合同文件,建立并维护与公司采购相关的信息系统；
4.2.2综合制造部根据公司的拓展规模和经营目标，制订有效的采购目标和采购计划具体措施有：
a)审核年度各岗位呈报的物资需求，统筹策划和确定采购内容，制订主辅料采购清单;
b)预测和跟踪《生产计划》，熟悉各种物资的消耗情况，核实本部门仓库存量，结合安全定额据此编制采购预算和采购计划;
c)依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所有备品备件采购；
4.2.3安环部为劳保用品采购计划直接管理部门，根据不同工种及不同的劳动安全生产的需要及人数，编制年度、月度或周期性劳保储备、采购计划，具体措施如下：
a)负责对公司劳动防护用品的采购计划制定和管理；
b)根据国家、市及行业规定标准，结合本单位实际情况修订劳防用品的发放标准；
3)建立每位员工劳防用品电子档或纸档个人档案，按劳防用品标准提报劳保采购计划；
4)做好发放管理记录，并及时向综合计划部查询劳保库存等情况对劳保用品的采购管理必须贯彻“确保安全、质量可靠、杜绝浪费、按需配备”，使劳保用品确实起到保护劳动者安全、健康的作用；
4.2.4行政人事部是办公用品采购计划与管理的职能部门，负责制定各部门办公用品的计划、发放及控制等管理制度，根据办公用品库存情况及消耗水平，将各部门所需办公用品的种类规格、数量进行采购汇总，计划必须保证办公用品齐全、库存合理、分配适当，严格控制在预算范围内。
4.2.5财务部根据国家相关法律法规及合同的规定，审核支付所需文件、票据的有效性、合法性，办理相关支付手续,负责发票、交付款、尾款处理、验收入库等事项,对采购和合同管理活动的真实性、合理性、合法性、准确性和严密性进行审查;
4.2.6检验部依据采购员填写的JL82401-01《采购物资报验单》，按照GWJY-02《产品进货检验规范》进行检验，并做好检验记录，检验判定为合格的物资，交综合计划部库管员进行数量和外观等的验收。
4.2.7副总经理全面主持采购工作，组织实施，确保采购任务完成，根据公司规模发展及销售市场变化，指导并监督下属开展业务，不断提高业务水平，确保采购工作正常开展。审批各部门提报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，监督参与大批量商品订货业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。
五、采购计划执行
5.1所有采购流程均需走程序审批，各部门应根据需求分类别填写相关采购物品申请表，申请获批准后执行应严格控制，各部门通过内部沟通工具对库存核实后进行采购申报，流程审批通过后形成纸质物资采购申请单据，采购人员根据单据内容核对后执行采购； 5.2采购计划或申请应列明采购物品、规格型号、数量、质量技术要求、交货日期、用途等。不按规定程序填写申请单据的，综合计划部有理由不予采购；
5.3申请部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划，部门经理审核。超过规定时间未提交的部门按照无需求处理，月中不再接收提报的采购计划；
5.4未提交月度采购计划或出现特殊需求需要采购，必须按照《特殊物品采购申请表》格式及要求填写，部门经理、副总经理财务总监批准后执行。
5.5对于已经审批的采购物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须48小时内通知采购部，以便采购部及时根据实际情况变更采购计划，如采购已进行中，产生的后果应由申请部门承担。
5.6采购员将审批好的采购计划汇总后提报副总经理同时抄送库房管理员，库房管理员提前规划存放位置，到货后严格按此数量金额供货商进行验收入库。
六、附则
6.1本制度由综合计划部制定与解释
5.2本制度报副总经理审批准后，自颁布之日起执行。
六、相关记录
1、《月度采购计划表》
2、《特殊物品采购申请表》
3、《交付产品管理规定》
4、《采购物资分类明细表》
5、《采购物资报验单》
6、《材料库存表》
7、《产品进货检验规范》
8、《供方物资质量状况记录》
9、《合格供方名录》
10、《合格供方档案》
11、《合格供方业绩评价表》
12、《采购产品不合格通知单》
13、《生产计划》
14、《常规物资采购周期及储存条件》
15、《常规物资库存量上下限》
1. 采购总则
1.1 为规范集团公司采购工作，特制定本制度。
1.2 本制度适用于集团公司内各分公司的商务采购活动。
2. 采购原则
2.1. 严格执行询议价程序进行采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、 售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议 定最终价格，临时性应急购买的物品除外。
2.2.大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购，必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与，调研汇总各方意见，经公司领导审核批准方可实施采购。 材料采购需要相关部门配合的，相关部门不得找理由拒绝。
2.3. 采购人员必须参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货期等问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成
2.4.采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。 在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考。
2.5.所有采购人员必须做到以下廉洁制度：
2.5.1 自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。
2.5.2 加强学习，提高认识，增强法治观念。
2.5.3 廉洁自律，不能向供应商伸手。
2.5.4 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
2.5.5 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
2.5.6 努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。
3. 采购程序
3.1 供应商的选择
3.1.1 供应商必须证照齐全，具有相关资质及履约能力。
3.1.2 对于经常使用的材料或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状 况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录， 会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。
3.1.3 在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时， 应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
3.1.4 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
3.2 采购程序
所有的材料或设备的采购，如没履行以下相关手续，采购部有权拒绝采购。
3.2.1 工程材料或外销成品所用材料须由合同当事人将所需材料报各公司采购助理。由采购助理与合同当事人确认材料名称，规格，数量及技术要求后填写采购申请单发财务部，财务部在确认收到客户订金后将采购申请单电子版发采购部，采购部在收到采购申请单，销售合同复印件后方可进行材料的采购。采购申请中如果没有填写项目编号/合同编号，应退回。
3.2.2 固定资产及大型生产设备的采购，由各使用部门报综合管理部统一申请。报请总经理审批后交采购部门采购。
3.2.3 车间零星物品采购，由各使用人员据实填写采购申请单，由生产厂长审批， 最后交采购部门采购。
3.2.4 工地急用或零星材料，由工地项目负责人或安装单位本着节约成本的原则直接就近采购，事后报采购部备案。
3.2.5采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调工程技术部、财务部及销售或客服部共同完成，报公司领导审批。工程技术部、使用部门负责采购物品的适用性， 财务部门负责预算控制、合同付款条款的审核，综合管理部负责合同风险条款的审查。采购部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂家联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
3.2.6采购过程中发生变化时，销售部或需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。
1、根据生产科计划表,选择证件齐全,有质量保证的正规大企业所生产的材料。
2、严格保证和生产材料的质量,必须依据《原辅材料验收细则》进行进货验证合格后方可购买,不买低劣材料,规程型号要正确。
3、对采购材料及时入库,办理入库手续。
4、加速资金周转,坚持先进先出、快进快出的原则,并要有采购记录,不造成积压浪费。
5、及时了解市场,等质、等量、等价采购。
6、货物进厂后仍需进行检验,检验合格后,方可入库,并做好记录,按品种分别堆放整齐,做好标识。
7、要熟悉所采购物资的'性能、技术指标,货比三家,保证采购物资质量。同时,达到物美价廉的要求。
8、对采购不合格的物资及时退货,避免不必要的损失。
9、严格物资管理制度,健全物资管理手续,所购材料的说明书、卡合格证等要齐全,随材料一并入库。
一、不得采购《中华人民共和国食品安全法》第二十八条规定禁止生产经营的食品;
二、采购食品时应向供货方索取购货凭证,并做好采购记录;
三、向食品生产单位,批发市场等批量采购食品的,还应索取食品流通许可证、检验(检疫)合格证明;
四、建立食品原料、食品添加剂、食品相关产品进货查验记录制度,如实记录食品原料、食品添加剂、食品相关产品的名称、规格、数量、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。食品原料、食品添加剂、食品相关产品进货查验记录应当真实,保存期限不得少于二年;
五、保持食品仓库房分开设置;
六、食品和非食品库房分开设置;
七、不同性质食品和物品分区存放,需低温存放的食品应置于冷藏设施存放;
八、入库食品应分类逐项登记,定期检查核对;
九、库房内的食品遵循先进先出的原则,定期检查库房食品卫生,对无标识、标识不全或超过保质期等不符合相关食品安全要求的食品予以销毁。
第一章总则
第一条为规范学院招投标采购工作，依据《西南大学采购与招投标管理办法》，结合学院实际，制定本办法。
第二条本办法适用于学院自行组织的各类招标及采购活动。
第三条招标采购活动应遵循公开公正，诚实信用；质量第一，节俭办学；统筹兼顾，提高效率；集体研究，民主决策；规范操作，强化监督的原则。
第二章机构设置及职责
第四条学院成立采购与招投标工作小组，负责日常招标及采购工作。工作小组由学院院长任组长，分管副院长任副组长，成员包括办公室主任、实验中心正副主任、相关专业技术人员及资产管理员。其主要职责是：
（一）指导、管理学院采购与招标工作。
（二）负责学院采购项目网上竞价的一审审核工作；
（三）做好市场调研、明确项目需求，提出采购建议方案，负责采购技术释疑；
（四）组织并实施学院自行采购工作；
（五）组织合同签订、实施、验收等工作。
第五条学院成立采购与招投标工作监督小组，组长由学院纪委书记担任。成员由纪委委员组成。其主要职责是：
（一）监督采购与招投标工作有关法律法规及规章制度的执行；
（二）组织制定采购与招投标监督工作的规章制度；
（三）根据需要委派人员监督采购与招投标工作；
（四）受理采购与招投标活动中的有关投诉。
第三章采购的组织与实施
第六条学校采购分为统一采购和分散采购两种形式。凡达到统一采购限额标准的采购项目必须实行统一采购，统一采购项目由学校采购与招投标管理中心负责组织实施。对未达到统一采购标准的采购项目实行学院分散采购。
第七条学院分散采购
（一）网上竞价采购
1、范围及标准：单台（件、套）10万元以下、批量20万元以下的货物和服务项目的采购。
2、网上竞价：仪器设备主要通过学校网上竞价系统采购。由采购项目经办人在网上竞价系统里申报，采购与招投标工作小组审核。具体实施参见《西南大学网上竞价采购管理实施细则》。
3、资产入固报账流程：单台或批量5万元（不含）以下的，凭网上竞价确认单、发票、入固单即可报账；单台或批量5万元以上的，凭网上竞价采购协议书、发票、入固单即可报账。
4、网上竞价失败需要截图，进入学院自主采购程序。
（二）学院自主采购
1、范围及标准：单台（件、套）10万元以下、批量20万元以下的.货物和服务项目的采购。
2、申购及组织方式：学院组织采购为主，不再向归口管理部门申报、审批。
3、仪器设备购置全口径由采购项目经办人通过国资系统申报、审批。
4、采购方式：谈判、磋商、询价等方式。
5、采购合同签订：5万元（不含）以下的采购项目不再签订采购合同。采购合同经采购单位和归口管理部门监督签订后，由采购项目经办人送校长办公室，加盖学校合同专用章后生效。
6、采购发票签署：采购项目发票，由采购项目经办人、验收人、经费负责人签字即可。
7、资产入固报账流程：单台或批量5万元（不含）以下的，凭发票、入固单即可报账；单台或批量5万元以上的，凭分散采购合同、发票、入固单即可报账。
8、结果公告：结果应在采购中心网站主页进行公告，且作为报账凭据之一。
（三）学院分散采购申报时间
原则上学院每学年集中两次组织分散采购申报，上半年分散采购申报时间为3月~4月，下半年分散采购申报时间为9月~10月，具体时间由学院办公室通告，其它时间不再组织申报。
第四章监督检查
第八条采购与招投标工作监督小组应加强对学院采购与招标活动的监督检查。在监督检查过程中，有关部门和当事人应当如实反映情况，提供有关材料。对发现的违纪违法问题，依情节轻重追究有关责任人的责任。
第五章附则
第九条成立计算机与信息科学学院、软件学院采购与招投标工作小组、监督小组。
工作小组
组长：肖国强
副组长：陈武
成员：梁华珍、陈凌、唐明、涂玲、唐鹏、贾斌、祈虔、黄伟、邓晖、余亮、杨晓霞
监督小组
组长：刘作勋
成员：韩毅、陈怀东
第十条本办法由采购与招投标工作小组负责解释。
第十一条本办法自印发之日起执行。学院原有其它管理规定如与本办法不一致的，以本办法为准。
为保证企业正常生产，降低生产成本，增加经济效益，特制度以下采购管理制度：
一、适用范围：
本制度适用于生产所需的高梁、大曲、稻糠、外购原酒等主要材料、煤炭、各种调味剂等辅助材料及包装物、劳保用品等采购；工程所需物资采购。办公用品等零星采购参见日常费用报销制度相关规定。
二、采购管理制度：
1、廉洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品及宴请；
2、严格遵守采购工作流程，及时按质按量采购生产所需物资；
3、加强采购的事前管理，建立完备的价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本；
4、科学、客观、认真地进行收货质量检验，过磅时需由保管员及其他部门员工两人同时参与，并在过磅单签字；
5、所有采购必须事先得到批准，未报计划并经审核、批准的，除急需物资外不得采购。
三、采购流程：
（一）采购计划：
1、生产所需的大宗主、辅材料及包装物等，由生产主管于每月末提交下月采购计划，报主管副总及总经理批准，并预计所需资金，以便财务部妥善安排；
2、临时所需的材料需由使用部门及仓库保管员提交采购申请单，并注明所需数量及仓库现有数量，经部门负责人签字后，报主管副总及总经理审批；
（二）询价比价：
1、负责采购的人员需熟悉材料市场行情，并选择两至三家供应商进行价格、质量对比，报主管副部及总经理批准从中选择确定质优价廉的供应商；
2、供应商确定后，需每隔月对市场行情进一步了解，并酌情确定是否更换供应商，并履行上报程序；
（三）签订合同：
1、大宗主辅材料及包装物必须签订购销合同，并严格按照合同法相关规定；
2、合同原则上应约定需要正式发票，特殊情况由财务部通知采购部门；
3、签订合同时原则上不预付货款，尽量约定货到后挂账一段时间付款、一批压一批、货到付款等形式；
4、所有签订的合同均须交付财务部一份。
（四）收货入库：
1、货物到厂后，应及时组织检验人员严格检验，对不符合合同约定的，不允许收货，由厂家负责更换或撤销合同，并追究其违约责任；
2、检验合格后，开具验收单，如需过磅，应及时组织仓库保管员及其他部门员工过磅，并在过磅单上签字；
3、采购人员负责填制材料入库单，材料入库单一式三联，注明供应商、材料名称、数量、单价（不含税）、金额等项目，仓库保管员点收后签字，并保留入库单存根联；
4、采购员持仓库保管员签字的其他两联入库单，经采购部经理或主管副总签字后，将财务联交财务部；
5、采购员负责催收采购发票或收据，并及时交付财务部。
（五）付款：
1、按购销合同约定的条款需要付款时，由采购员负责填写《款项支付申请表》，由经办人、部门负责人签字后交财务部审核，经财务部审核后交主管副总、总经理签字，方可付款；
2、在最后一笔货款支付之前，必须将采购发票或收据交付财务部。
1 目的
加强对本公司工程项目物资采购的管理和控制，确保工程物资质优价廉，满足工程设计和施工需要。
2 适用范围
本制度适用于本公司自建工程项目材料采购、验收等管理工作。
3 工作职责
3.1 各项目部材料部门是该项目工程材料设备和管理的归口管理部门。
3.2 项目部具体实施工程材料设备的采购、验收、发放、使用等管理工作。
4 物资管理要求
4.1 按照批准的物资采购计划和文件，按质量准确采购各工序所需的工程材料、工程设备，遵守国家有关法律法规，执行本公司《采购控制流程》的有关规定。
4.2 材料采购实行分级管理，物资种类分为：
4.2.1 重要物资：钢材、水泥、商品砼、设备、木方、九夹板;
4.2.2 主要物资：砂、石类、红砖、空心砖、防水材料、管材、施工用电电线电缆等各类地方材料;
4.2.3 辅助物资：其他建筑材料、周转材料等。
4.3 材料采购计划编制
4.3.1 工程项目各工序需统一使用材料清单。
4.3.2 工程项目进度表(如遇计划更改，应补充计划表)，在需用材料清单中应注明品种、规格、数量、质量要求以及供货时间等内容。各使用单位(班组)每月应提前将所需材料清单按物资种类报送项目部组织采购。
4.3.3 项目材料部门接到需用材料清单应结合库存情况，统一策划，分别编制材料采购计划。
4.3.4 重要材料采购计划须经项目经理和项目第一责任人进行审核批准后实施，主要材料及其它材料采购计划由项目经理批准，施工项目材料部门负责组织实施。
4.3.5 物资采购后要准确、及时验收，做到合理保管，妥善看护，减少保管损耗，使物资安全存放。
5 材料采购合同
5.1 材料采购的供方一般应在单位颁发的合格、优质分承包方名单中确定，并由合同成本部检查监督。
5.2 各种材料采购合同，由项目部负责签订，合同成本部检查监督。
5.3 材料采购合同必须符合国家法律法规，尽量采用国家标准合同文本。
5.4 对违反合同，不能按质按量按时供货的供应商，项目部应及时上报合同成本部，由项目部提出处理意见，并报公司主管领导批准后予以通报除名。如该供应商从名册中除名，此供应商在一年内不得使用。
6 材料的验证
6.1 根据采购合同和生产要求，必要时项目部应组织材料员不定期的到供应商(直接供方)货源处进行验证，发现问题及时提出改进要求，确保供方按质、按量、按时供货，这种验证也可在采购邀标文件中约定。
6.2 如工程合同中规定(项目部)需对供货商(供方)物资进行验证工作，但不能代替材料部门的现场验证。
6.3 材料进货验证的分级管理重要材料、主要材料的进货验证由项目部负责，质量员和材料员验证，其它材料的进货验证，应由项目部委派的仓库保管员验证、负责。
6.4 材料进货验证必须按合同条款进行，根据供货商提供的有关规格、数量、质量等证明文件，清点查验进库(工地)材料，材料验证人员填写“物资验收记录”。
6.5 需作现场复试检验的材料，由项目部及时送试验室。根据复检检验报告作好有关标识工作。(复检合格产品为绿色标牌，不合格产品为红牌，待检产品为黄牌)。
6.6 在进货检验中发现不合格材料，应及时按规定作出不合格品的处理工作，严禁使用于工程中，做及时清退出场，做好退货处理工作。
7 本制度从公布之日起施行。
一、适用范围
本办法适用于常年使用的采编播设备、器材和大宗办公设备的采购管理。
二、申购程序和采购管理办法
1、制订计划
设备器材采购应有计划，避免盲目性和零敲碎打。每年底，各有关部门应将第二年拟采购的设备器材的计划报设备采购小组;年中需添置的设备器材，有关部门也应预先拟定计划报设备采购小组。
2、申购计划单应写清以下主要内容：
1)仪器名称(包括附件、备件);
2)型号、规格、数量、预计单价;
3)生产厂商及其地址、邮政编码、传真电话;
4)申请购置理由;
5)技术质量标准程度;
6)本单位有否此仪器设备;
3、审查批准
1) 申购计划由设备采购小组汇总并签注意见，大宗设备需党组研究决定后由采购小组采购并报办公室备案。
2) 凡属国家专控的仪器设备，经党组研究批准后由设备采购小组负责向有关部门办理申报手续。
三、采购管理
1、 设备采购小组根据经批准的申购计划，确定专人，以单位各义尽快与厂商取得联系，采取“货比三家”，原则进行供方评定，在技术质量、价格、售后服务、付款方式、送货方式等方面进行综合比较，确定购买商家后报主管领导同意，再签订购货合同，办理财务手续。各部门不得自行签订购货合同，否则财务将拒付款。
2、 验收与入库管理
收到提货通知单后，由设备采购小组安排提货，通知有关职能部门组织人员进行验收和安装调试，验收的内容包括：1)包装有效性;2)整机完整性;3)配套材料;4)零配件数量;5)使用说明书、图纸、有关资料及产品合格证书，并详细填写验收单，根据发票办理财务报销、入库手续和财产登记入册。设备器材入库必须由有关职能部门确定专人接收保管，明确保管责任。
3、退货
设备器材在验收和安装调试中发现质量问题、残缺零件及资料不全等由设备采购小组负责与生产厂家、外商、商检等有关部门办理退货、索赔或追补等事宜。
本办法由本单位办公室督查。
为适应社会主义市场经济发展要求，强化各级政府的宏观调控力度，加强财政性资金管理，提高财政性资金使用效益和透明度，维护和促进商品市场的公开、公平、公正和合法竞争，促进廉政建设。根据省政府办公厅《转发省财政厅的通知》(辽政办发[x8]50号)精神，结合我市实际，特制定本办法：
一、政府采购的范围
市财政局核定使用财政预算内外资金，在市场购置的各类设备及服务项目，列入政府统一采购范围。
(一)设备采购
1、小汽车、大客车、货车、摩托车、其他用车;
2、电梯、锅炉、食堂炊具、空调;
3、微机、复印机、电传机、打印机、音响和摄像编辑设备、照相机及镜头;
4、农机、林业、水利机械设备;
5、建筑施工工程机械设备;
6、其他设备及备品材料等。
(二)工程采购 由财政拨款的基建项目、市政建设项目一律由政府采购管理办公室组织招标。
(三)服务采购
市直党政机关和财政拨款的事业单位的各类服务项目支出。
1、机动车辆定点维修;
2、机动车辆定点供油。
二、政府采购管理
在市财政局设立阜新市政府采购管理办公室(以下简称管理办公室)，并根据政事分开的原则，组建市政府采购中心。管理办公室主要职责：制定有关政府采购政策、管理制度和办法;指导全市政府采购工作;审核批准招标代理机构，负责供应商的资格审查和批准，处理采购投诉;负责对政府采购实施全过程监督管理;其他有关政府采购的行政事务。市政府采购中心职责：编制本级政府实行集中采购的计划和目录;设立本级政府采购资金专户，负责政府采购资金专户的会计核算与管理;确定采购方式，组织集中政府采购业务，组织培训采购管理人员和技术人员;承办政府采购管理办公室委托的其他有关政府采购事务;日常管理工作。
三、政府采购程序
(一)政府采购程序
1、货物采购：
(1)市直单位采购金额在 1000元以下(含1000元)的小数目采购，只要“货比三家”，采购人认为价格合理，并能满足需要，填报有关《政府采购审批表》，报送财务主管部门审查。财务主管部门审查同意后，报送市政府采购中心备案，可以自行直接向任何厂商采购。
(2)市直单位采购金额在 1000元以上，货物单位价值5000元以下(不含5000元)，一次性批量采购总值50000元以下(不含50000元)的中等金额采购，各有关采购人必须进行采购报价，至少必须邀请3家厂商投标，对他们的报价进行比较后，择定供应厂商，填报有关《政府采购审批表》，报送市政府采购中心备案，可以自行直接向选定的厂商采购。
(3)市直单位采购货物单位价值5000元以上(含5000 元)，一次性批量采购总值在50000 元以上(含50000 元)的较大金额采购， 必须由市政府采购中心组织统一实行招标采购。
下列货物采购应当由市政府采购中心集中采购，不受前款限制：公务用机动车辆;办公自动化设备;医疗、教学和通讯设备;政府采购中心认为应当集中采购的其他货物。
2、工程采购： 一般由管理办公室组织统一实行招标采购。
3、服务采购：
(1)市直单位合同价值10万元以下(不含10万元)的服务项目，各有关采购人必须进行采购报价，至少必须邀请3家厂商投标，对他们的报价进行比较后，择定供应厂商，填报有关《政府采购审批表》，报送财务主管部门审查。财务主管部门审查同意后，报送市政府采购中心，市政府采购中心协助向共同选定的厂商采购。
(2)市直单位合同价值 10万元以上(含 10万元)的服务项目，必须由市政府采购中心组织统一实行招标采购。
下列服务采购应当由市政府采购中心集中采购，不受前款限制：公务用机动车辆维修和供油;政府公用物业的管理;政府采购中心认为应当集中采购的其他服务。
(二)政府采购方式
凡经管理办公室审查批准的采购项目，均应根据实际情况确定采购方式。
1、对没有竞争性、供货途径单一的货物采购、工程采购或者服务采购，由采购中心或委托有资格的采购实体组织集中或询价采购。在采购过程中，要吸纳有关专家或部门的专业人员参加采购工作，以确保采购的质量和良好的售后服务。
2、对具有市场竞争性的货物、工程和服务的大额采购，由政府采购中心委托招标机构实行招标。其方式可以采用公开招标或者邀请招标的方式。管理办公室要加强对招标机构的监督和检查工作，以确保招标采购工作的公开、公平和公正性。
(三)采购原则
在实施政府采购过程中应遵循以下原则：
1、凡购置符合政府采购范围的货物，应在质量、价格和产品功能大体等同的情况下优先选购本市企业生产的产品;
2、凡购置符合政府采购范围，但本市不能制造或本市产品质量和功能不能满足需要的货物，可在其他省、市选购;
3、凡购置符合政府采购或者委托招标采购范围，但在国内不能制造或国内产品的质量和功能不能满足需要的货物，须将外购商品购货单经同级政府经贸部门审查同意后，方可在国际选购。
(四)招标管理
经财政部门和有关部门批准的招标采购项目，政府采购中心直接或委托依法获得资格的专职招标机构向社会招标。管理办公室负责对招标机构的执业资格，资信及技术力量等方面的综合考评与监督。
1、市政府采购中心根据核准的书面文件与招标机构签订招标采购委托合同书。委托合同书主要内容应包括：招标项目名称、项目所要达到的技术要求、项目预算、交货期、付款方式等。
2、受委托的招标机构要会同有关专家在对委托合同书中采购项目进行市场调查，充分论证的基础上，制定招标文件，并在所制定的招标文件向有关供货商发标前，将招标文件送达市政府采购中心进行审核。如市政府采购中心对招标文件提出合理要求，招标机构应对招标文件进行修改，经市政府采购中心同意后，招标机构方可将修改后的招标文件向有关供货商发标，并进行其他环节的`招标工作。
3、招标机构与有关专家、主管部门、公证部门和项目单位组成评审委员会，根据经济性、有效性、公开性、公正性的原则，参加开标、评标及定标过程，并对投标价格、设备质量和售后服务及投标商(供货商)的资格进行评审，形成评标报告报市政府采购中心和管理办公室。
管理办公室与市监察局对招标全过程依法进行监督。对招标机构违反《委托合同书》和招标投标法律法规规定而确定的招标结果，有权予以否决。 4、由招标机构负责组织中标的供货商与采购实体签订合同书。合同书要报送采购中心、财务主管部门备案。
5、凡中标的供货商所出售的商品，如采购实体在实际运行中，发现存在质量问题或其他欺诈行为，按有关法律、法规规定，除要求其赔偿由此所造成的经济损失外，应将有关情况上报给采购中心和管理办公室;管理办公室在2年内不允许其参加政府采购招标活动，并通过新闻媒体予以曝光。
6、管理办公室在管理工作中要提高办事效率，简化工作程序，高效、优质、快捷、主动地为采购实体服务，清正廉洁、自觉维护国家的利益，树立政府职能部门良好的形象，保证政府采购工作的顺利实施。
7、受委托的招标机构在招标工作中，应严格遵循招标立项、标书制作、招标发标、厂商投标、揭标中标、商务谈判、合同签约等规范程序，公正地对待委托方和投标方，切实维护国家利益，对受委托的招标机构在招标过程中出现不公正对待委托方和投标方的问题，采购中心除终止其委托招标外，可通过一定形式向社会曝光，情节严重的要诉诸法律。
四、政府采购资金管理
(一)财政预算内外支出中能够实行政府采购的专项资金，由市财政局按核定的财政专项资金(预算外专户拨款比照办理)预先拨入政府采购专户。
(二)实行政府采购的专项资金，如资金来源属财政和采购实体自筹资金配套的采购项目，采购实体必须将自筹资金部分在采购启动前存入财政专户。
(三)上述资金来源全部落实后，由政府采购中心根据《评审委员会对专项招标采购核准表》和最终审定的中标价格，按项目标书确定的定金额度拨付给供货商，待对所购置的专项设备按合同要求验收合格后，采购中心直接将其余款拨付给供货商。
(四)政府采购节省的资金，按来源不同分别处理。属全额财政补助资金部分，由市财政局统一调剂使用，同时调整单位预算;属财政部分补助和采购实体自筹资金的项目，节省资金由采购中心按财政、采购实体自筹资金所占比例的份额进行划分;属财务主管部门和采购实体节省的资金予以返还，并按市财政局指定用途使用。
(五)采购实体要建立设备到货验收、安装、使用及效益的各项记录台帐，并按规定上报项目使用情况反馈表。
五、其他事项
(一)采购实体每年随年度决算上报《市直行政事业单位招标设备使用情况反馈表》，管理办公室与主管部门每年要对政府采购执行和设备运行情况进行检查。
(二)对应实行而未按本办法执行政府采购的采购实体，按违反财经纪律论处。
(三)政府采购实施过程中遇到的其他问题，由管理办公室、采购中心会同主管部门、采购实体、招标机构等协商解决。
本办法由市财政局负责解释。
一、目的
加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。
回复1：采购管理制度
二、范围
本制度适用于公司所有物品(原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品)或劳务(技术、服务等)的采购。
三、职责
3.1市场部根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。
3.2生产技术部根据市场部销售计划，编制原辅材料需求清单。负责制版、模具、量板等外包产品、技术服务以及其它外协业务采购申请及计划的编制。
3.3供应部根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制采购计划，报经总经理批准后组织采购。
3.4办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。
3.5设备工程部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。
3.6各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。
3.7分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。
3.8财务部负责日常采购的价格审查，负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。
3.9质量部负责原材料、辅料的验收，设备部会同生产技术部负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。
3.10各采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。
四、采购作业操作规程
4.1物资采购的计划、申请与审批
4.1.1授权的请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划，报分管经理审核。
4.1.2经分管副总初审后的月度采购计划报财务副总审批后执行。
4.1.3未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。
4.1.4对价值超过200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。
4.1.5采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。
4.2采购比价
4.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价;在提交采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有财务部队提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。
4.2.2价值在2万元以上的维修、服务等劳务、5万元以上的单台(套)设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价;10万元以上的必须采取招标方式采购。
4.2.3对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行2次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮;如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行。
4.2.4国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。
4.2.5所有采购业务应景物价审查后方可报总经理签批报销。
回复1：全面点的采购管理制度
4.3采购实施及物资验收
4.3.1公司的采购业务统一由供应部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。
4.3.2供应部门应根据生产技术部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划，报分管副总批准后执行。
4.3.3供应部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、质量部、生产技术部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。
4.3.4采购物资运到本公司时，先由供应部门对照核对采购计划，经确认无误后开具《请验单》交质量部或设备部进行质量检验，质量部、设备部在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库。
4.4结算
4.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。
4.4.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。
4.4.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。
4.4.4出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。
五、责任
5.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。
5.2经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有人到责任不能按时采购而影响正常经营的，没发现查实一次罚款100元，给公司造成损失的按确定损失额的40%。
5.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利;或未认真进行比价而导致采购价格明显过高;经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。
5.4物品使用部门(车间)必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真按照4.1.5条之规定填制购物申请单。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管签字，审批人不得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。
5.5供应部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。
5.6财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
5.7验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门(必要时直接报告总经理)处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
5.8仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告(必要时直接报告总经理)，同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。
六、本制度自发布之日起执行，自本制度执行之日起，原有相关规定同时废止。
为规范政府采购业务，防范采购风险，减少采购成本，防止差错和舞弊，根据《中华人民共和国政府采购法》，结合行政事业单位（以下简称“单位”）实际，制定本制度。
一、政府采购业务的界定
政府采购业务是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。工程是指建设工程，包括建筑物和构建物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。服务是除货物和工程以外的其他政府采购对象。
为加强内部控制管理，单位使用财政性资金采购的集中采购目录以外和采购限额标准以下的货物、工程和服务，应当比照政府采购业务控制程序执行。
二、政府采购业务管理制度与机构
1、按内部牵制制度要求，单位设立政府采购管理、政府采购执行和政府采购监督机构。一般情况下，政府采购管理机构由单位负责人（即一把手，下同）和班子成员组成。政府采购执行机构由政府采购归口管理部门（没有专设的由办公室兼任）、政府采购业务承办部门、资产管理部门、财务部门(凡文中涉及以上部门时,均由单位细化)的专职或兼职人员组成。单位纪检、内审部门(凡文中涉及以上部门时,均由单位细化)对政府采购业务实行全程监控。
2、单位政府采购归口管理、业务承办部门，负责拟定政府采购预算计划管理制度、政府采购活动管理制度、政府采购验收管理制度和政府采购内部管理制度。
三、政府采购业务预算与计划控制
1、单位业务承办、财务部门,根据实际需求和相关标准编制政府采购预算，按照已批复的预算安排政府采购计划，实现预算控制计划，计划控制采购，采购控制支付。
2、年初收支预算时，单位业务承办部门应将涉及政府采购项目的有关内容，根据政府采购目录规定，细化到具体货物、工程和服务，财务部门按批准的收支预算单独编制年度采购预算。
3、单位业务承办部门应在政府采购预算指标批准范围内分季提交本部门的政府采购计划，送财务部门汇总。由单位政府采购归口管理部门审查同意，经市政府采购办审批后，财政局归口业务股室下达。
4、政府采购计划一经下达，原则上不作调整。计划执行过程中确需变更调整的，应当重新履行审核和审批程序。因重大项目需要追加政府采购计划的，单位要先落实资金，专题报告政府采购办批准，增加金额较大的(具体金额由单位细化)，须报分管市长同意。
四、政府采购活动的控制
1、政府采购活动由单位政府采购归口管理部门负责。建立政府采购、资产管理、财会、纪检、内审等部门岗位相互协调、相互制约的联动机制。
2、采购项目申请。单位业务承办部门根据批准的采购计划提出政府采购申请，申请中应填明采购项目名称、采购金额、资金来源、需求部门、需求登记日期、采购项目分类等要素。
3、采购项目审核。单位政府采购归口管理部门对业务承办部门申请的采购事项应进行合理性审核。包括采购事项是否已列入预算，是否与资产配置标准相符。专业性设备是否附相关部门的审核意见。
4、采购项目审批。对政府采购目录以内、采购限额以上的工程、货物、服务经单位负责人或分管负责人批准后（金额批准权限单位细化），由单位政府归口管理部门报政府采购办审批。属于招投标项目的，按招投标规定办理。采购进口产品、变更政府采购方式等事项必须按程序报批。对政府采购目录以外、采购限额标准以下的零星货物和小额服务(工程除外)，属政府采购预算计划内的，由单位分管负责人审批，报政府采购办备案。
5、采购方式选择。按照湖南省政府采购文件，100万元以上的工程项目、50万元以上的单项或者批量货物、30万元以上的单项或者批量服务必须采用公开招标方式。除此之外，单位应按《中华人民共和国政府采购法》的规定，分别采用邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等方式。对暂未列入政府采购目录的货物和服务，单位业务承办部门可按内部管理规定自行采购，也可比照政府采购程序办理。
6、对经过批准的政府采购项目，单位业务承办部门应按规定选择代理机构或确定供应商，按《合同业务内部控制制度》规定与之签订政府采购合同。
7、按照规定需要公开的政府采购信息，单位业务承办部门应当在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上向社会公开，提高政府采购活动的透明度。向社会公开的政府采购信息主要有：公开招标公告、邀请招标资格预审公告、中标公告等。
8、审核和审批过程中要重点控制：随意改变采购方式，规避公开招标的事项；人为化整为零，逃避政府采购的行为。
五、政府采购项目验收的控制
1、单位对政府采购项目验收的控制包括：组建验收小组，确定验收方式，出具验收证明。
2、组建验收小组。验收小组由单位归口管理部门、财会、内审、纪检、代理机构和相关领域的.专家组成。验收小组应根据政府采购合同协议、供应商发货单等文件，对所采购货物、服务或工程的品种、规格、数量、质量、技术要求及其它内容进行验收。
3、确定验收方式。依法自行组织采购的，单位按照采购合同约定自行组织验收；委托代理机构组织采购的，由单位或其委托的代理机构按照采购合同约定组织验收；大型或者复杂的采购项目，还应邀请国家认可的质量检测机构参与验收。
4、出具验收证明。验收结束后，参与验收工作的相关人员应在验收证明上签署验收意见，验收单位加盖公章，落实验收责任。
六、政府采购业务的记录控制
1、单位财会部门按预算计划指标和政府采购合同规定支付价款，根据有关规定进行政府采购业务核算。定期与政府采购归口管理部门、业务承办部门、资产管理等部门核对信息，分类统计，综合分析。
2、单位政府采购归口管理部门应当做好采购业务相关资料的收集、整理工作，建立政府采购业务档案。将业务承办、资产、财务等部门报送的资料定期移送单位档案管理部门，防止资料遗失、泄露。政府采购业务档案主要包括：政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等。
七、政府采购业务质疑投诉与答复
政府采购业务质疑投诉答复工作由单位政府归口管理部门负责牵头，提出政府采购需求的业务承办部门、支付款项的财会部门、实行监督的内部审计和纪检监查等部门参加，按照国家法律有关规定的时限、程序和要求做好政府采购业务质疑投诉答复工作，对答复过程中形成的各种文件由政府采购归口管理部门进行整理归档，定期移送单位档案管理部门。
八、政府采购项目安全的控制
对于涉密的政府采购项目，单位业务承办部门应当与供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款，强化供应商或采购中介机构的保密责任，保证涉密政府采购项目的安全。
按照“集中采购，各负其责”和“谁使用，谁采购”的原则，实行动态式采购方式，避免弊端存在和资金的浪费。本着精打细算的原则，节约每一分资金。
1、由所需购物部门或处室提出书面申请报校长室，校长批准后再由总务处汇总上报xx区教育体育局后勤服务中心批复。
2、批复后同意自行购置的由校委会组织相关人员成立考察小组对所购固定资产进行全面考察;写出考察报告报请校委会通过，然后进行购置。
3、考察小组由校委会决定人选，原则是谁使用，谁考察，谁采购。
4、考察人员必须充分掌握市场信息，收集市场物品情况，为学校物资采购提出合理化建议。
5、严把质量关，认真检查物资质量，货比三家，力求价格合理，质量合格。
6、采购的物资要适用，避免盲目采购造成积压浪费。
7、严格按采购计划办事，执行物资预算，遵守财经纪律。
8、外加工订货，要对生产厂家及物资的性能、规格、型号等进行考察。将结果报请校委会，批准后择优订货。
9、签订合同，必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等;否则，造成的损失由采购人员负责。
10、对于教学用的仪器、设备等物资要《山东省中小学仪器配备标准》按计划定购。
11、严格物品验收、入库手续。专人收发登记，实行领用制，任何部门、个人不得自购自管自用。
一、采购管理制度目的:
为加强集团系统内部采购管理,规范采购申报程序,统一验收标准,严格控制成本,合理调配、利用物质资源、严明采购纪律,特制订本制度,下面是某x地产集团有限公司采购管理制度范本。
二、采购管理制度原则:
1、严格遵守“谁使用、谁保管、谁申购”的原则;
2、严格遵守集团采购配送中心统一询价定标的原则;
3、严格遵守“三个三”原则。
(一)选购三原则:
(1)一种物品采购各部分别找三家
(2)一种物品分别报三家
(3)一种物品最后定一~三家
(二)定购三原则:
(1)同类物品质量最优
(2)同类物品价格最低
(3)同类物品的供应商服务最好
(三)验收三原则管理制度:
(1)由集团采购管理制度配送中心、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收
(2)经参与验收的各方代表签字方能视为有效
(3)发现假冒伪劣产品,一票否决,坚决退换
三、采购管理制度范本立项程序及申购流程:
1、固定资产(含车辆):
申购部门/单位填写“固定资产购置审批表”→主管领导审批→集团资产管理部门意见→集团公司领导批示→集团采购配送中心询价定标、并下发采购通知→申购部门/单位办理合同及结算等相关手续。
2、低值易耗品:
申购部门/单位填写“低值易耗品购置审批表”→中心/部门负责人审批→主管领导审批→集团采购配送中心询价定标、并下发采购通知→申购部门/单位办理合同及结算等相关手续。
3、办公文具、耗材类:
(1)办公文具类申购流程:集团采购配送中心按“三个三”原则,确定年度供应商:
①计划内:申购部门/单位每月初填写“恒大集团月份文具用品/申购表”(办公文具限额10元/人·月)→部门负责人审核→由总裁办汇总审核后实施采购、办理相关结算手续;
②计划外:申购部门/单位填写呈批报告→集团主管领导审核→集团采购配送中心询价定标、并下发采购通知→申购部门/单位办理结算等相关手续。
(2)耗材类申购流程:
①计划内:申购部门/单位每月初填写“恒大集团耗材申购表”部门负责人审核→信息中心汇总审核→集团总裁审批→集团采购配送中心询价、定标,并下发采购通知→由申购部门/单位办理结算手续。
②计划外:申购部门/单位填写“低值易耗品购置审批表”→部门负责人审核→主管领导审批→集团采购配送中心询价、定标,并下发采购通知→由申购部门/单位办理合同及结算等相关手续。
4、绿化、饮用水、印刷制品、广告制品、办公家具与电脑等设备、样板房家私与饰品、车辆保险等共享物资:
①集团采购配送中心按“三个三”原则,确定年度供应商;
②申购部门/单位填写呈批报告/请示→部门负责人审核→总裁办汇总审核→集团领导审批(按照权限)→由申购部门/单位实施采购、办理结算等相关手续。
5、上述申购流程中采购通知均须提供一份给价格监督部。该部有权对价格进行抽查,对不合理价格提出终止申购或交综合检查部进行查处。
四、本采购管理制度范本自下发之日起实施,此前下发的相关规定、办法与本制度不一致者,则按本制度执行。集团下属各公司及外地分公司参照执行。
五、本采购管理制度范本由集团采购配送中心负责解释。
为规范学校食堂食品原料、日耗品的采购、卫生验收程序，节约采购成本，满足经营需要，提高管理水平，特制定本制度。
一、供货商选择
1、大宗物资通过政府采购招标平台由教育局统一组织公开招标，定点采购或配送；
2、其他小额零星散货及较长时间才需采购的低值物品，经学校食堂负责人审批同意，由食堂采购员进行采购。
3、学校食堂大型设备由学校制定预算，并按照相关规定进行政府采购或分散采购。
二、采购项目和数量
1、食品原料采购
①粮油、调料类、干杂货、低易耗品等物品的的采购最高库存量不得超过15天（干杂货、调料类中用量较小且易储存类可适量放宽库存量），最低不得低于3天用量。
②肉类、蔬菜、鲜货类、水产类原料实行每日采购，采购量不得超过2天用量。肉类、水产类入库后及时处理，存入冰柜或放入水池内生养。
2、厨房日用易耗品采购按照所需经食堂负责人审批后采购。
3、食堂大型设备的采购通过政府采购程序采购，小型低值餐饮设备采购由学校食堂采购员按规定进行采购。
4、食堂管理员、仓库保管员每天要记好采购台账和出入库台账，次日的采购清单必须由食堂管理员、仓库保管员和厨师根据存货、次日就餐情况、储存条件等在每天下班前列出。
三、货物验收
食堂管理员、仓库保管员和厨师要坚持原则，大公无私，严格验收:
1、货物送到后根据采购计划进行验收，确定采购物品种类、数量、采购单价、质量是否符合，在采购计划单上确认签字，由仓库保管员负责做好入库相关手续。
2、对不符合质量标准和数量不符的.仓库保管员有权拒绝收货并要求供货商或采购人员及时进行退换货处理。
3、严禁无检验合格证明的肉类食品、超过期限及其他不符合食品标签规定的定型包装食品、无卫生许可证的食品生产经营者供应的食品进入食堂。
4、禁止有毒、有害、腐烂变质、酸败、霉变、生虫、污秽不洁、混有异物或有其他感官性状异常的食品进入食堂。
四、索票索证
采购人员与供应商或食品加工商初次交易时，必须索取其营业执照、经营许可证、卫生许可证等法律法规规定的证明文件，每年核对一次；购进食品时必须向供应商或食品加工商索取食品质量合格证、检验（检疫）证明和销售票据，以确保食品来源渠道合法、质量安全。凡购进食品时无票证的（国家食品安全法律法规规定的除外）验收人员一律不予验收、食堂不得使用、财务不得报账。
工程部甲供材料、设备采购及管理工作程序
1.目的:
1.1确保采购材料(设备)100%符合有关国家规范及标准。
1.2确保采购材料(设备)严格按合同要求进场,保证工程按质按期完成。
1.3严格按采购合同要求支付材料(设备)款,做到付款进度不超前于材料(设备)进场进度。
2.范围:新建项目工程承包合同中所指定的甲供材料(设备)。
3.职责:
3.1设计部从建筑设计角度考虑,提出采购材料(设备)在美观及使用功能等方面的要求,并提供甲供料清单及验收规范。
3.2工程部负责甲供材料(设备)的采购资料准备、采购实施、组织验收以及检查采购材料(设备)是否按合同要求进场。
3.3预算部负责控制采购材料(设备)的付款方式以及付款进度。
4.程序:
4.1工程部主办工程师按《招投标管理工作细则》规定要求进行甲供材料(设备)的采购。
4.2工程部主办工程师拟定《招投标文件》、《采购合同》及投标厂商的入围资格报请部门经理审批。
4.3主办工程师按经审批的《入围资格》要求邀请三至五家分供商进行招投标,并封样存至仓库,做好标识。
4.4施工图纸出齐后7天内,主办工程师应要求施工单位上交材料设备使用计划,同时考虑生产周期,由主办工程师编制《甲供材料(设备)采购工作计划》,经甲、乙双方协商后作为招投标的依据之一。
4.5所有甲供料须在房屋预售前一个月签订合同,在签订合同之前须预留20天合同审批时间,20天招投标时间。
4.6主办工程师会同预算部人员实施招投标。
4.7主办工程师按《招投标管理工作细则》及招投标结果,与供货厂商签订采购合同并报请审批。
5.甲供材料(设备)进场管理工作程序:
5.1在甲供材料(设备)签约之前,主办工程师必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合《合同》和入围资格要求。
5.2监理公司材料员、施工单位材料员检查进场材料(设备)与'产品封样'是否相符,并将'产品封样'保留到工程竣工及至保修期结束。
5.3检查进场材料(设备)的品牌是否符合合同要求。
5.4检查进场材料(设备)的色泽、材质(指材料)、外观等是否符合设计及合同要求。
5.5检查进场材料(设备)的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。
5.6检查进场材料(设备)是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。
5.7检查进场材料(设备)合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。
5.8检查进场材料(设备)的产品保护措施是否到位。
5.9检查进场材料(设备)的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失,则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。
5.10对关键材料(设备)的关键生产加工过程,主办工程师须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。
5.11检查进场材料(设备)的数量是否符合合同要求及供货计划要求。
5.12检查进场材料(设备)的存贮及堆放是否符合有关规定要求。
5.13进场材料(设备)的检查、验收工作必须做到100%,由工程部主办工程师负责会同监理公司、总承包公司等有关单位共同参与进行(必要时设计部也参加),验收合格后方可支付材料(设备)款。
5.14如施工单位要求延时交货,应提交书面申请。
5.15公司内部相关环节影响工期时,项目主办人应书面通知相关人员可能发生的费用损失。
5.16项目结束后,项目主管汇总甲供材料(设备)的供货质量、交货期、配合情况,填写《甲供材料(设备)供货单位考核情况评分表》,报部门经理审批。
6.相关文件:
6.1《招投标管理工作细则》
6.2《甲供材料(设备)招标文件采购合同》
6.3有关材料(设备)国家行业标准及国际标准
7.相关表单
7.1《甲供材料(设备)采购工作计划》
7.2《甲供材料(设备)入围资格》
7.3《甲供材料(设备)清单》
7.4《甲供材料(设备)产品封样表单》
7.5《甲供材料(设备)进货质量、进度统计表》
7.6《甲供材料(设备)供货单位考核情况评分表》
修改记录
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编制:审核:批准:
第一节 询价管理制度
一、食堂主副食物品按照经营口港务集团伙食管理委员会、营口港务集团有限公司招标领导小组、港口服务公司伙食招标小组共同确认的中标单位进行供货。
二、食堂采购结算价格按照同类物品海天市场零售价格与中标单位申报的下浮后比率进行结算。
三、询价管理。
1、询价职责管理。
采购询价分两组同时进行，机关各职能部门作为公司采购监督管理部门，每天安排两人负责到海天市场询价，食堂作为主副食物品具体使用部门，每天安排两人负责到海天市场询价，询价人员要认真对待询价工作，确保所询价格为市场真实零售价格。
询价人员询价每天询价时间不做具体规定，以两组询价人员中价格低者为确定结算价格的依据，询价员在询价单上需签署询价人姓名、询价日期、询价时间，当天所询价格为第二天结算价格依据。
2、询价流程管理。
两组询价人员，在每日下班前将所询价格单交公司客服中心，由客服中心汇总比较后以两组价格中较低者为结算价格，制作采购结算价格表，经由公司安质部经理、财务部经理、餐饮部经理签字及公司分管副总经理签字后，于次日午后2：00前在OA上进行公布。
第二节 采购、验质、检斤管理制度
一、采购环节管理
1、安质部按餐饮配送部领导审核后的采购计划通知供应商进行主副食商品供应。
2、安质部购买低值易耗及办公用品，应取得供货单位开具的原发票。
3、安质部负责食堂采购发票、或自行填制的购货单按规定的程序审批后由财务报销。
4、安质部负责与供货商核对货款，由安质部负责收集各供应商结算收据，制作付款明细表，审批签字后，每月统一支付供货款。
二、验质、检斤环节管理
1、安质部作为采购主管部门，对供应商所供商品质量负责，对在商品供应过程中出现的'以次充好或提供劣质商品行为，有权依据双方签订合同进行处罚（罚金在履约保证金中扣除）。餐饮配送部负责所购物品的质量检验工作，对所采购物品质量低劣达不到加工要求的有权拒收，并通知采购部和财务核算。
2、食堂采购物质检斤要求在采购员、管理员、食堂核算员、保管员共同在场情况下进行。采购员：负责对所购商品实行监督；管理员：负责对所购商品质量进行监督；核算员、保管员：负责对所购物品数量进行监督，对所购物品无数量和质量问题时，保管员方可办理入库手续。
3、在检斤过程中，如有超计划供货，食堂有权拒收；实际送货数量低于计划申报数量，由餐饮部提出接收意见，如可接收按实际送货数量接收。
第三节 出、入库管理制度
一、入库管理。
1、餐饮部保管员要及时登记保管帐，确保账物相符；要及时清理打扫库房，确保库房物品摆放规整、卫生整洁。
2、保管员只能接收由采购员、管理员、食堂核算员、保管员共同在场检斤的物品，不得接收其他个人或自己购入的任何物品。
3、已检斤入库物品要及时填制入库单。入库单一式三联，一联保管员记账，一联送交财务部门，一联交采购员结算用。
财务部门按经审批后的发票或采购报销单结算货款，发票及采购报销单应附有保管员出具的金额核对相符的入库单。
4、保管员每日上报食堂各班次日收入及食堂各班次日出库主副食成本（直接入厨除外）及食堂转下班的成本（要求上报品名、数量、金额，半成品以实际数量为准，并由下班班长签字）
5、保管员每月末上报库存物资盘点表。财务部核算每月不定期进行库存抽查盘点，每季度末必须进行彻底盘点。
6、餐饮部保管员对各食堂的过期、变质物品按品名、规格、数量填写报损单，报损单应写明报损原因，报损单经由餐饮部经理、安质部经理及公司领导审批后方可进行财务核销。
二、出库管理。
1、餐饮配送部领用主副食等直接入厨物品时，填制原材料采购计划申报、验收入库明细表。由计划申报员、采购员、保管员、核算员、管理员、各班班长签字，此表为直接入厨物品出库单，是结算依据。
2、餐饮配送部领用物料消耗用品时，需按照公司物资管理办法中规定，必须开具出库单，领用人落实到具体使用人。出库单一式四联，一联保管员记账用，一联财务记账用，一联安质部备查、一联交由具体使用人留存。
3、保管员及时向餐饮配送部领导和管理员报告各种原材料及物料用品的库存情况，以便餐饮配送部领导安排各种原材料和物料用品的合理购进与使用。
4、各班次领料未用的，应与下一班次作好交接记录，以分清各自的消耗水平。
第四节 分管经理指标负责制
餐饮配送部实行各食堂分管经理负责制，负责本食堂的经营管理工作，对如下指标负责：
1、直接成本毛利率、
2、间接可控成本收入率、
3、应收账款回收率。
1、直接成本毛利率
各食堂按班次核算当班收入和当班消耗的主副食成本，计算出每班每日的直接成本毛利率，由此可得该食堂每月毛利率。该指标为日考核指标。
2、间接可控成本收入率
各食堂燃料费（液化气）、水电费、物料用品等与取得食堂收入有关的可变间接成本与该食堂营业收入的比率，因各食堂间接成本无法考核到各班次，该指标为月考核指标。
3、应收账款回收率
各食堂当月发生的应收账款与应收账款回款额的比率，当月发生应收账款应及时清回，最迟在次月末收回，回款率考核指标。
一、目的
为了规范公司行政办公用品采购，加强对采购行为的监督管理，提高资金的利用效益，促使采购在公开、公平、公正的前提下，依据质量第一、价格优先的原则进行，特制定本规定。
二、适用范围
本制度适用于公司日常办公用品、办公设施设备、办公家具等实物资产，以及公司活动用品等零星物品的采购。
三、管理职责
行政采购专员负责行政办公用品的物资采购
四、内容
（一）申购审批流程
1、各部门耗材专员按标准配置领用日常办公用品和设备，日常办公用品由行政采购专员定期集中采购，存于公司库房。
2、员工若因工作需要增加标准配置外的其他用品，应逐级申报审批。
3、单价金额100元以上500元以下的物资申购，由使用人或使用部门内勤填写《请购单》，经本部门负责人、行政负责人批准后，由行政采购专员购买。
4、单价金额500元以上的物资申购，由使用人或使用部门填写申请，逐级审核并报公司省总或省副总批准后，由行政购买。
5、涉及金额较大的特殊采购，除按上述程序审批外，还应交总公司审核。
（二）常规物资采购方式
1、常规物资指常用办公用品、办公设施设备等物资。
2、行政负责寻找、甄别、建立常规物资的长期供货方，签长期合作合同。
3、每年至少一次对公司长期供货商进行评价，评价内容主要包括服务、质量、产品质量、价格、售后服务等情况，不能满足公司需求的应及时更换。
4、采购工作应在收到《申购单》、《请示签》后两天之内完成。
（三）非常规物资采购方式
1、非常规物资指除开发项目设计、工程、预算、市场推广专业采购外公司所需物资，如公司活动用品等。
2、根据需采购物资性质、金额大小、交货时间要求等因素，主要采取
三种方式进行采购：公开招标、邀请招标、询价采购，由行政外勤具体实 施。
3、采购工作应及时完成，不得影响工作的正常推进。
（四）其它
1、日常用品完成采购后，应及时到行政内勤处办理登记入库手续；其他类采购应在使用人处办理验收手续。凭入库或验收签字到财管中心办理财务手续。
2、及时准确地提供所采购物资的维护保养人名单、地址和电话，积极联系维护人员上门保养，完善售后服务。
3、及时完善财务借款手续，做到一事一清，在取得票据的一周内在财务销账。
4、按公司财务管理和合同管理规定，金额在(单项)伍仟元以上的采购应签订采购合同，并严格按合同条款执行。
5、主动征求员工对办公用品的意见，及时调整和改善品质，以满足办公需求。
6、各公司行政每年至少安排一次对所购办公用品的市场询价工作，由非行政外勤人员执行，以监督行政采购工作。
五、本制度由集团董事会办公室负责解释并归口管理。
六、本办法自发布之日起执行。
集团有限公司 年月日
一、采购预算清单
1、制单：商务输单人员
2、审核：商务部主管
3、流程：商务根据业务员需求填写采购预算清单（一式四联，白、红、蓝、黄四联），并输入采购订单，在预算清单上加盖'已录'章，如果是业务员要求的.采购，业务员应在采购预算清单上签字，预算清单红联商务留底，其他三联交仓库；仓库清点商品到入库后，在预算清单上加盖'货已收'章，并关联生成入库单；仓库将预算清单、入库单配对后，蓝联留底，白、黄两联交业务会计记帐。
二、采购订单
1、制单：商务
2、审核：商务部
3、流程：商务根据采购预算清单输入采购订单，并审核；仓库根据订单关联生成入库单，采购订单不打印。
三、入库单
1、制单：仓库
2、审核：仓库主管
3、打印：仓库
4、流程：仓库清点实物，审核采购订单后根据采购订单关联生成入库单（一式四联），由仓库负责将入库单一联送交仓库，一联送交业务员、一联送交商务、一联送交业务会计，并负责打印。
与采购订单配对
四、销售预算清单
1、制单：业务员
2、审核：商务部
3、流程：业务员填写销售预算清单（一式四联，白、红、蓝、黄四联）红联业务员留底，其他三联交商务，商务审核预算清单，输入订单后在四联预算清单上加盖'已录'章，商务将三联预算清单送交仓库，仓库审核销售订单，关联生成发货单，业务员发货时按照是否即时开发票，下面流程分两种。
（1）业务员即时开发票：业务员将三联预算清单送交财务部开票员，开票员根据预算清单开具发票，让业务员在发票存根联和记帐联上签字，并在预算清单上加盖'已开票'章，同时将发票号码写在预算清单上；业务员再将盖有'已录''已开票'章的三联预算清单送交仓库；提货人根据提货联或发票号码到仓库提货，发货员发货，提货人在发货单上签字后，发货员在三联预算清单上加盖'货已发'章，蓝联仓库留底，白、黄两联与发货单配对后交业务会计记帐，业务会计根据白联记帐。
（2）业务员未即时开票：发货员发货，提货人在发货单上签字后，发货员在白、蓝、黄三联预算清单上加盖'货已发'章，蓝联仓库留底，白、黄两联与发货单配对后交业务会计记帐，业务会计根据白联记帐。
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y
五、销售订单
1、制单：商务
2、审核：商务部、仓库
3、流程：商务根据销售预算清单输入销售订单并审核，仓库根据销售订单关联生成发货单，销售订单不打印。
六、发货单
1、制单：仓库
2、审核：仓库主管
3、打印：仓库
4、流程：仓库根据商务审核后的销售订单关联生成发货单（一式五联），由仓库负责打印，一联仓库留底，一联与销售预算清单配对后送业务会计，三联送交业务员，客户收到货物在发货单上签字确认后，一联客户留底，另两联由业务员送交业务会计，业务会计将发货单和出库单配对记帐。
七、送货单
1、制单：仓库
2、审核：仓库主管
3、流程：业务员根据业务需要申请紧急放行，仓库审核后发货、并填写送货单（一式三联），客户收到商品时签收，一联客户留底、一联业务员留底作为催款凭证、一联由业务员送交业务会计。
八、出库单
1、制单：仓库
2、审核：仓库主管
3、打印：业务会计
4、流程：仓库每天记帐，业务会计于次日打印出库单，出库单一式四联，一联仓库、一联业务员、两联业务会计，与发货单配对，并由业务会计负由责将出库单送交仓库和业务员核销。
九、内部调拨申请单
1、制单：调入方
2、审核：商务部
3、流程：调入方根据商品库存量及市场销售形势，填写调拨申请单（一式二联），一联由调入方保存、一联传真到商务。
十、调拨单
1、制单：商务部
2、审核：仓库
3、打印：仓库
4、流程：商务部输入调拨单，仓库审核调单拨后发货，同时打印调拨单，调拨单一式四联，一联调出方、一联调入方、一联商务，一联业务会计。
十一、商品检测报告
1、制表：维修部
2、审核：仓库
3、流程：维修部填写商品检测报告（一式三联），一联维修部留底，一联业务员留底，一联由业务员送交仓库。
1、采购食品原料要新鲜，索取与每批(种)食品标识(标签)的生产经营者名称、品名、生产日期、批号或代号等相符的.检验合格证或化验单。
2、特殊营养食品、保健食品、新资源食品等，应索取规定的产品批准证书。
3、食用酒精、食品添加剂应索取生产许可证明。
4、采购新鲜肉类食品应索取卫生防疫部门检验合格证明。
5、出口转内销食品应当索取食品卫生监测检验机构的检验合格证或者化验单。
6、进口食品应当索取口岸进口食品监督检验机构的进口食品卫生检验合格证书，进口保健食品还应索取。
7、提供的食(产)品检验合格证或化验单所代表的产品批号、品种，必须与实际经销的该食(产)品批号、品种相符。不得重复使用。
8、对供货商不出具有关卫生部门的检查合格证或化报告验单，取消供货资格。
9、采购定型包装食品，食品标签必须符合要求，不得采购使用无标签食品。
10、库房内定型包装食品必须贴有标签。
11、票证与实物的规格、型号、质量不相符应拒绝入库，由采购员退库、索赔。
为加强对单位采购活动的内部控制和管理，防范采购过程中的差错和舞弊，结合单位实际，特制定本制度。
一、岗位责任
1、办公室采购人员负责按照采购预算实施采购活动，包括确定采购方式、询价议价、拟定采购合同、完善采购文件。
2、办公室仓库保管人员负责所购货物的验收与入库，并完善相关记录。
3、单位聘请法律顾问负责对采购合同协议的审核。
4、单位聘请项目监管部门负责对货物、工程验收的审核。
5、分管副主任负责审核采购价格、验收入库和监督完善采购文件。
6、主任负责对采购合同、付款的审批。
7、财务科负责审核确定采购方式、发票真伪、支付货款。
二、活动流程
1、各科室根据实际所需填写“申购单”，经科室负责人审批同意后，定期报办公室。
2、办公室将各科室申购单汇总后，每月统一提出申购计划，先报分管领导审核，然后经主要领导审批同意后交由采购人员实施采购。大宗物品须经主任办公会研究同意后实施采购。
3、单项2千元（含）以上或批量2万元（含）以上的大宗物品、1万元（含）以上的维修工程，必须通过政府采购途径购买；单项2千元以下或批量2万元以下的小额零星物品、 1万元以下的维修工程，可以自行购买，并索要正式、合格发票。
对小额零星采购，按照“比质比价、货比三家”的询价原则，确保公开透明，降低采购成本。
4、对大宗物品，办公室负责与供货单位拟订采购合同，然后由法律顾问审核，报主任审批后存档备案。
5、对到货物品，由办公室仓库保管人员进行验收入库，出具验收证明。对重大采购项目或维修工程要成立验收小组。对验收不合格的物品要及时上报处理。
6、办公室采购人员将应付款项目报财务科审核，并经逐级审批同意后由财务科执行付款结算。
三、其他相关控制措施
1、单位应当确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，并根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害单位利益。
2、加强采购业务的记录控制。由档案室负责妥善保管采购业务的相关文件，包括：采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明、投诉处理决定等，完整记录和反映采购业务的.全过程。
3、对于大宗设备、物资或重大服务采购业务需求，由单位领导班子集体研究决定，并成立由单位内部资产、财会、审计、纪检监察等部门人员组成的采购工作小组，形成各部门相互协调、相互制约的机制，加强对采购业务各个环节的控制。
4、加强涉密采购项目安全保密管理。涉密采购项目，应当在政工科的监督指导下，严格履行安全保密审查程序，并与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。
采购管理制度为更有效的制止铺张、浪费现象，切实管理好办公经费，依据相关法规、政策，结合我单位实际情况，制定本采购管理制度，具体内容如下：
一、要由民主推荐，成立采购管理小组，至少三人以上。
二、对常规性及较大宗的单位办公用品的采购，年初要有具体详细的计划，并报单位领导办公会审批。
三、对单笔购置5000元，批量购置10000元的固定资产，要上报局机关审批。
四、采购单价在500元（含500元）以下的(）低值易耗品和日常办公用品，以及在500元以内的日常开支由办公室负责人审批决定；购置单价在500元以上的大宗款物品或500元以上的支出项目由办公室负责人报请局分管领导审批。
五、办公室对所采购的办公用品及其他物品应进行入库清点、造册登记，对价值在200元以上的大宗办公用品及其他物品应建立相应台账，对其领用人、保管人、使用人都一一登记。领取时要经办公室负责人审批通过，履行必要的领借手续，一旦丢失或人为损坏应照价赔偿。
六、采购小组在外出采购时，不得一人独自行动，须3人以上集体行动。
七、采购小组在外出采购时，对所购物品需经市场调查，做到心中有数。严把质量关，力争使所购物品物美价廉。
八、采购小组在采购后，对采购发票要严格按照财务制度把关，发票内容要实事求是，所购物品品名、规格、数量、单价、价款、经办人等内容应齐全。
九、未尽事宜按照国家相关规定执行。
采购管理制度为进一步加强区本级政府采购监督管理，建立和规范政府采购运行机制，提高财政资金的使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》），结合我区政府采购制度改革实际，制定了《政府采购管理制度》。本制度政府采购是采购人按照政府采购法律、行政法规和制度规定的方式和程序，使用财政性资金（预算内资金、政府性基金和预算外资金）和与之配套的单位自筹资金，省政府公布的采购目录内和采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
1.目的：为保证医疗器械的安全，有效，保障人民健康，安全，制定本项制度。
2.范围：适用于医疗器械的采购管理工作。
3.责任：采购员
4.内容：
4.1医疗器械的购进必须坚持“按需购进，择优购进”的原则，遵守国家有关法律法规，保证产品质量。
4.2采购员必需从具有工商部门核发的《营业执照》，且具有有效的《医疗器械生产企业许可证》或《医疗器械经营企业许可证》的企业购进合格的医疗器械，并验明产品合格证。
4.3采购的国产产品必须具有有效的《中华人民共和国医疗器械注册证》及医疗器械产品生产制造认可表，同时该产品必须是在供方《医疗器械生产企业许可证》或《医疗器械经营企业许可证》的产品范围内。必要时对产品和企业质量体系进行考察。
4.4采购的进口产品必须具有有效的《中华人民共和国医疗器械注册证》及医疗器械产品注册登记表，同时该产品必须是在供方《医疗器械经营企业许可证》的产品范围内。
4.5首次经营的品种应建立质量审核制度。质量审核包括：索取产品技术标准，签订质量保证协议，并建立采购合同档案。
4.6采购员不得采购质量不合格的产品，不得购进过期，失效或国家明令淘汰的医疗器械。
4.7购进的医疗器械要有合法票据，并建立完整，真实的购进记录，做到票、账、货相符。
4.8企业须将所有经营品种的产品资质以及其供货方的资质，制作目录并形成档案，妥善保存。定期还需核对资质的有效性，及时更新。
第一条目的
为规范（以下简称公司）行政物资管理，明确行政物资管理流程，保证公司行政物资合理配置，特制定本制度。
第二条本制度所称行政物资管理
指用于公司日常行政办公的非生产相关物资的采购、入库、领用、维修、报废、清查等一系列管理工作。
第三条行政物资分类
公司行政物资主要分为两大类，分别为固定资产类和低值损耗品类。
一、固定资产（价值20xx元以上），如打印机、电脑、空调、投影仪等；
二、低值损耗品（价值1999元以下）：
（一）价值50元—1999元的低值损耗品，如电话、传真机、文件柜、办公桌椅等；
（二）价值49元以下的低值易耗品，其中包括部门所需品和个人所需品。
1、部门所需品：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨水、胶水、订书机、回形针、计算器、文件栏、笔筒、文件夹等。
2、个人所需品：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、回形针、信笺纸等。
第四条管理部门
行政部是公司日常办公用品的管理部门，负责行政物资的管理工作。
第五条适用范围
本制度适用于公司全体组织及个人。
第一章行政物资采购
第六条行政物资采购条件
以下两种条件至少满足一种时，应着手办理行政物资采购相关事宜：
一、各部门需要而公司库房没有备存该类行政物品；
二、库房该类行政物资数量低于规定最低库存量。
第七条行政物资采购流程
一、在满足物资采购条件时，行政部跟据库存记录，提出采购申请，填写《行政物资采购申请单》（详见附件1）；
（一）价值499元以下的低值损耗品，由分管行政的副总经理审核，总经理审定；
（二）价值500元以上的`行政物资，由分管行政的副总经理、总经理双审核后董事长审定；
二、行政部物资管理相关人员凭审定后的《行政物资采购申请单》交采购部联系采购；
第八条行政物资采购要求
一、行政物资一般由采购部向供应商采购,电子类行政物资（如个人计算机）,可以经董事长同意并授权相关部门（如信息部）采购；
二、行政部应建立行政物资库存量档案，每月限定时间清查账本，发现库存物资不够应及时添置。
第二章行政物资入库
第九条行政物资入库条件
经质量检验部门、信息部门等检验合格的采购物资可以办理物资入库手续。
第十条行政物资入库流程
一、采购部将采购来的行政物资交给物资管理相关人员管理；
二、物资管理人员再次清点《购销合同》和《行政物资采购申请单》上所列各项指标，对照质量和数量；
三、清点无误后根据入库物品、时间、型号等填写《行政物资入库明细表》（详见附件2）同时备份存档。
第十一条行政物资入库要求
一、拒绝不合格或手续不齐全的物资入库，杜绝只见入库单不见实物的现象；
二、入库时，行政部相关人员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目，如发现物资数量、质量不合格时，不得办理入库手续；
三、如有多领的行政物资需要退库时，必须由物资管理员填写物资入库单，办妥手续后方可入库；
四、人员离职时，由物资管理员将分派给个人的行政物资收回入库，如物资回收时因保管、使用不当或故意损坏造成损失，由使用者酌情赔偿。
第三章行政物资领用
第十二条行政物资领用依据
一、被规划为公司固定资产的行政物资，在员工入职时按各职等对应标准，报分管行政的副总经理审核，总经理审定后发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须向行政部提出申请；
二、低值损耗品的领用可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用频率(如圆珠笔每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况随时调整发放频率，同时低值损耗品的领用实行以旧换新原则，但纯消耗品不在此列（如信纸等）；
第十三条行政物资领用流程
一、不同价值的行政物资的领用流程如下：
（一）价值在10元以下的低值损耗品，由申请领用人直接在行政部物资领用登记簿上注明领用品名、数量、领用日期等即可领用；
（二）其它价值的行政物资由领用人填写《行政物资领用申请单》（详见附件3），按同等价值行政物资采购报批标准申请，并经行政部负责人和分管行政副总经理双审核，总经理审定后方可领用，同时在领用登记簿上注明明细；
三、行政部将《行政物资领用申请单》附着在《行政物资出库明细单》后存档，按照物资领用单上所列名目向领用人发放行政物资。
第十四条行政物资领用要求
一、本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量节约；
二、需要以旧换新的行政物资，如发生遗失，更换时视具体情况给予一定经济赔偿；
三、新入职职员到职时如需要领行政用品的,由人力资源部按流程统一向行政部提出行政用品申领要求；
四、物品领用后，遵从谁领用，谁管理的原则。个人物资由申请者个人负责，部门物资由该部门负责人负责，具体界定范围参考本制度第三条；
五、领用的行政物资严禁个人带回家使用；
第四章行政物资报修
第十五条行政物资的报修条件
以下两种条件同时满足可将损坏物资交至行政部联系维修，其中属个人物资由个人提出报修申请，部门物资由该部门负责人申请。
一、价值为50元以上的低值损耗品或固定资产；
二、物资在正常工作当中由于自然磨损等原因造成非人为损坏。
第十六条行政物资报修流程
一、损坏物资为电脑、传真机等电子产品，由物资使用人先行联系信息部技术人员进行初期检查、维修、调试；
二、经信息部调试确定为发生严重损坏的电子类行政物资、非电子类行政物资，由物资使用者向行政部提出维修申请，并填写《行政物资报修申请单》（详见附件5），按照物资采购相应审批标准由相关负责人审核、审定；
三、行政部物资管理员凭审定通过的《行政物资报修申请单》联系维修单位维修，并将申请单存档；
四、修理完毕后由管理员归还使用人员，并做维修记录，物资使用者在记录单上签字；
五、维修时如需更换零部件需报修人员按照物资采购流程和物资领用流程办理相关手续。
第十七条行政物资报修要求
一、由于使用不当等个人原因造成物资损坏的，也可报行政部维修，但产生费用须个人承担；
二、把个人办公物资借给他人而造成损坏的，维修费用由借出者个人承担；
三、行政部作维修记录时必须将《行政物资报修申请单》附在维修簿上存档，以便公司日后的物资清查管理。
第五章行政物资报废
第十八条行政物资报废条件
以下两种条件同时满足可办理行政物资报废：
一、被划分为公司固定资产的行政物资；
二、使用期满并丧失使用效能或由于各种原因造成损坏且无法修理或无维修价值。
第十九条行政物资报废流程
一、物资损坏部门负责人向行政部提出物资报废要求；
二、由行政部物资管理员填写《行政物资报废申请单》（详见附件7），详细填写物资分类号，编号，名称，规格型号，单价，数量等资料；
三、物资管理员将申请表交至行政部负责人处组织相关人员进行初审，并提出报废初审意见，有再利用价值的交还报修人员，无再利用价值的交由分管行政副总经理和总经理双审核，董事长审定并作报废处理；
四、行政部物资管理人员根据《行政物资报废申请单》所列名目，向部门收回报废物资；
五、行政部物资管理员凭《行政物资报废申请单》到财务处销账，做到帐、物同时注销。
第二十条行政物资报废要求
一、为保证物资经常处于良好状态和账实相符，除因无法妥善存放的物资专项报废外，物资报废每年年终进行一次；
二、固定资产报废必须由相关领导、专业人员、行政部部长、财务人员等相关人员会同鉴定，按照物资报废流程严格执行；
三、因个人或部门保管、保养不善造成的物资报废，应由个人或部门负责人写出详细报告并根据损失程度承担经济赔偿；
四、报废物资一经批准报废，必须将实物交回行政部处理，不得随意丢弃；
五、凡有修旧利废价值的，应充分实现其再利用价值，进行物资维修工作，不得随意做报废处理。
第六章行政物资清查
第二十一条行政物资清查条件
公司应对价值100元以上的行政物资做定期清查核算。
第二十二条行政物资清查流程
一、在行政物资清查工作开始之前，由行政部负责人布置清查工作，确定清查范围、时间和应达到的要求；
二、行政部相关人员从台帐上将所有符合清查条件的行政物资与实际物资进行核对，并跟据《行政物资领用申请单》、《行政物资入库明细单》和《行政物资出库明细单》做具体校对，同时物资管理人员应停止行政物资的收发活动，将物资分类摆放有序，严禁实物流动；
三、物资清查中发现帐实不符，应及时查明原因，以书面形式给出相应处理意见（如盘亏的从账面销除，盘盈的估价入账等），并按照价格根据物资采购报批标准上报相关负责人审核、审定；
四、由审定人确定差异处理决定和对相关责任人的处置决定。
第二十三条行政物资清查要求
一、行政部负责人每月月末进行行政物资清查，每年年末会同物资使用部门、财务部等部门进行年度盘点，并将工作记录装订成册保管存档；
二、清查过程中要分配专人负责清点、专人负责记录、专人负责监督。清查过程中，除了要保证清点数量准确外，还要关注各类行政物资的价值有无减损、有无超储积压、浪费等现象；
三、清查过程中如有固定资产需作报废处理的，必须按审批程序经相关领导审核批准后才可处理，否则一律不准自行调整；
四、清查中若遇固定资产缺失或质量上的问题（如超期、老化、变质或损坏等），应及时用书面的形式向相关领导汇报，如因台帐管理人员等由于疏忽等自身原因造成公司固定资产帐实严重不符，须视具体情况给予经济处罚。
第七章附则
第二十四条行政物资管理严格按照本制度执行，责任落实到岗位，失责将按相关制度惩处。
第二十五条本制度的修订及解释归属行政部。
第二十六条本制度签发之日起生效，若与此前相关文件冲突，以本制度为准。
一、目的：
为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司及子公司运营所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。
二、适用范围
本办法适用于公司总部所有物资（包括固定资产、易耗品、营销礼品等）的采购。
三、职责权限
1、公司董事长负责采购管理制度的审批。
2、公司财务部负责采购管理制度的。
3、产品中心负责采购管理制度的制订。
四、采购原则
1、询价比价原则
物品采购必须有两家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。
2、一致性原则
采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。
3、低价搜索原则
采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。
4、廉洁原则
（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。
（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。
（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新设备及市场信息。
（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
5、招标采购原则
凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由采购、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。
6、审计监督原则：
采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权依照公司相关制度对相关人员进行处罚直至追究其法律责任。
五、物资分类：
（一）物资分类
1、固定资产类：单位价值在1000元以上，使用年限在一年以上的有形资产。
2、经营物资类：与经营有关的各种物品。
3、营销礼品类：节日礼品、营销礼品等。
4、办公用品类：与办公有关的物品。
5、后勤物资类：指厨房和宿舍方面的物品。
6、其他类型物资：其他需要采购的相关物品。
（二）采购安排：
由总公司统一采购：经办人填写申购单，经所在部门经理审批，子公司总经理审核后，原则上由总公司产品销售中心统一采购。（子公司办公用品类、后勤类的食堂菜品及调料、店内经营所供的小吃、水果等临时性易耗品经部门经理造册报子公司总经理审批，财务审核后可由子公司自行采购）
六、采购流程：
1、采购申请：
使用部门填写《申购单》经部门经理及子公司总经理审批后交产品销售中心，申购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等。
2、询价比价议价：
（1）每一种物品（物资）原则上需三家以上的'供应商进行报价。
（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。
（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。
3、样品提供和确认：
（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。
（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。
4、供应商选择：
（1）具有合法经营主体者。
（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。
（3）信誉良好者。
（4）客户认可的供应商。采购人员须建立供应商信息台帐。
5、合同签定：
（1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。
（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。
6、进度跟催
（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。
（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。
7、验收入库：
采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具《入库单》，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换（退）货手续。
8、对帐付款：
采购付款实行审批制度，具体程序如下：
（1）采购人员凭申购单、入库单、购货发票到财务处办理申请付款手续；
（2）付款方式：
A、金额在200元以下，经产品销售中心和副总经理（总经理）签字后，公司财务审核后现金支付。
B、金额在200元-1000元，经产品销售中心和副总经理（总经理）签字后，公司财务审核后转账支付。
C、金额在1000元以上，经产品销售中心、副总经理（总经理）、公司财务审核、董事长签字后，转账支付。
（3）需要预付款的部门，直接填制转账汇款申请单，经产品销售中心、副总经理（总经理）、公司财务审核、董事长签字后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。
七、本制度解释权归财务部，自20xx年3月1日起执行。
第一条为贯彻执行《z大学招标管理与监督办法（试行）》，使设备、物资采购过程规范化、制度化，提高资金的使用效益，特制定本实施细则。
第二条学校成立设备、物资采购招标工作小组（以下简称招标工作小组），小组人员的组成及办公地点仍按湘大资发[20xx]1号文件执行。招标工作小组在校招标领导小组的领导下负责组织具体招标工作并接受校招标办公室的监督检查。
第三条凡使用学校预算资金和单位自筹资金购买的同批号或单台件价值在5万元以上的各类设备和物资（包括教学科研仪器设备、行政设备、实验器材、办公和劳保用品、图书资料、教材、药品及器械等）均按本细则实行招标管理。
第四条价值在5万元以下的`设备物资采购，由主管部门、使用单位负责人及有关代表参照本细则执行。
第五条设备、物资采购可根据不同情况，分别采取公开招标、邀请招标及议标的方式进行。
第六条招标工作程序
（一）用户或执行单位（资产管理处）向招标工作小组提出经主管部门批准的设备、物资采购有效计划，填写招标申请表。
（二）招标工作小组拟定招标方案，制定招标书，组织用户、执行单位、审计处等有关部门编制合理标底，报校招标领导小组审核后，向社会公开采购项目，组织供货商报名参与投标。
（三）招标工作小组将参与投标供货商的综合情况报送校招标领导小组，提出入围建议名单，由校招标领导小组确定3家以上单位作为投标入围单位。
（四）招标工作小组对选定入围的供货商的资质、质量、技术力量、报价与优惠条件、售后服务、信誉等进行考察后，向3家以上供货商发出招标书。各投标者在规定的投标有效期内，将投标书密封并加盖有效印鉴后交招标工作小组。
（五）招标工作小组组织集体评标。建立校内评委库，每次开标前随机抽取5―7名评委参加评标，做好评标过程的记录。以方案可行、质量可靠、技术先进、报价合理和售后服务良好等为依据进行综合评价，公布评标结果，择优确定中标单位，参加开标的评委在开标结果统计表上签名或盖章。
第七条招标工作小组在发出中标通知书一个月内，根据招标书和投标单位的承诺内容，按合同管理与监督办法负责与中标单位签订采购合同，并监督合同的执行。对中标签定合同后无法或不认真履行合同条款的，可废止本次招标和所签合同，重新组织招标。投标商的信誉保证金不退还，造成重大损失的应依法要求赔偿。
第八条对于采购价值在5万元以上的特殊商品且只有一个供货商的情况下，采购程序如下：
（一）由招标工作小组选择三家以上用户进行调查，了解该供货商的产品质量、信誉、技术实力、售后服务等情况，并向招标领导小组提交对供货商的调查报告和详细的采购方案。
（二）招标领导小组对提交的调查报告和采购方案进行审查，审查批准后，正式通知招标工作小组。
（三）由招标工作小组负责与供货商进行商务谈判，按本细则第七条规定签订采购合同。
（四）对某些不能进行公开招标的项目，用户单位要写出具体的书面说明材料，报招标领导小组审批。
第九条对图书资料和大宗福利物资，或经常性消耗而每次又不宜采购过多的物资（如药品等）采用按年度竞标、定点供货的办法，具体程序按本细则第六条或第八条执行。
第十条各单位对大宗物资和成批设备要制定年度采购计划，禁止将大宗物资和成批设备化整为零，分散采购。
第十一条招标工作小组在招标工作结束后，将招标书、评标结果、合同等备份资料报校招标办备案。
第十二条对违反本细则有关规定的人员，按《z大学招标管理与监督办法（试行）》和《z大学经济合同管理与监督办法（试行）》的相关条款进行处理。
第十三条本细则由资产管理处负责解释。
第十四条本细则自发布之日起施行。
一、总则
1、为加强学校办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度；
2、本制度所指的办公用品系指用于XX日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括：文具、纸薄、办公室自动化耗材、劳保用品、卫生清洁用品等。
二、权责
1、办公用品由总务处集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理；
2、基建办公室具体负责办公用品的采购和日常管理；
3、基建负责人负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核，并直接负责大宗办公用品的洽谈和采购；
4、财务办公室负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账；
5、校长办公室对基建的办公用品采购管理实施严格监督，发现问题应及时纠偏。
三、申购
1、各科室根据本科室对办公用品的需求，于每周的最后一个工作日提报下一周办公用品领用计划，经科室负责人审签后报总务处；
2、总务主任依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划，经询价、比价后，确定合适的供应商；
3、填写《办公用品申购表》，报校长办公室审批后实施采购；
4、凡一次性购买金额预计超过500元的，必须安排两人一起外出采购；
5、对于大宗办公用品，由基建办公室负责询价和议价、选择合格供货商，并签订购销合同。总务主任在过程中实施配合。
四、核销
1、采购物资时，基建负责人必须向供应商索取正规发票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，基建负责人须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证；
2、物资采购完毕，须在10个工作日内，填写《费用报销单》，经校长审核后，按实际支出报销费用。财务办公室须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。
五、领用和发放
1、领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》，总务主任按照《办公用品领用登记表》发放办公用品；
2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由总务主任统一调换或回收；
3、学期末，教职工须根据有关规定与总务主任交接办公用品。
六、登记和管理
1、总务主任须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；
2、财务办公室须会同基建负责人定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符；
3、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；
4、总务主任须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
七、其他
1、本制度由总务处制订，并负责解释；
2、今后若有未尽事宜，由总务处另行发文通知。