发文管理制度（通用14篇）
1.公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序;
2.收文,由文秘签收登记,总经理的收文由总经理签收,属领导亲收件,一律交收件人亲自拆封;
3.公文登记后,由总经理室根据总经理的指示,转交各位领导传阅,如需转变有关部门阅办,应由人事员送交,并经登记,签收后才可送交;
4.阅读文件应按规定范围,秘密级以上文件须到人力资源部阅读,因工作需要借阅文件应办理手续,用完后及时退还,秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室;
5.各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限迅速办理,不得拖延积压;
6.各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文,应件件有落实,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事;
7.公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷,当年文件应于第二年第三季度移交完成;
8.各级管理人员调动时,应将文件(含保密记录本)清理移交,凡参加会议带回的`文件,应及时送文秘登记保管;
9.没有存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准,由总经理室定期销毁,销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失,不漏销,秘密级以上文件,不准作废品处理,一律集中按有关规定处理。
10.会馆内部任何部门、任何人员规章制度、培训教程、岗位职责等项目的下发,必须上报总经办文员,以统一格式统一编号下发,不得私自下发各种规章制度等。
1、学校各类文件旨在学校内部统一意见，发布通知、决定和沟通信息，向上级部门请示、报告重要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，详细地、分门别类地登记文件的'具体信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。学校任何发文都必须登记在册，该登记簿作为归档资料应妥善保存不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。对于学校内部发文，可以采用内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保存。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，按照文件编号顺序完整保存并定期整理（一学年）。
8、学校办公室及学校打印室工作人员有对学校有关文件保密的义务和职责。
为规范文件管理，提高工作效率，使收发文工作规范化和程序化，特制定本制度。
一、收文
1、签收 上级部门或兄弟部门来文，均由负责公文收发的人员统一签收拆封。
2、登记 收发人员签收拆封以后，应用专用簿式本进行登记，登记来文机关、主要内容后送分管办公室领导签署批阅。
3、批办 分管办公室领导根据分工送相关领导审阅。并及时将文件呈传各领导阅示或阅知。
4、承办 根据主批领导签批的指示，收发人员将文件送有关人员或部门承办，并督促其从速办妥。
5、归档 办理完毕的来文，均应归档。
6、销毁 没有存档价值和备查必要的来文来信，或已办结的来信，均可在年终经过主管领导鉴别后进行销毁，并登记。
二、发文
1、拟稿 由分管领导指定专人或与某项工作有关的部门撰 写，并将拟好的文稿附发文稿纸送主要领导审核。
2、签发 审核后的文稿，经主要领导、分管领导、经办人签字后，方可签发。
3、制发 文件经签发后，方可正式打印、盖章、装订。
4、归档 文件加盖公章后，需一式两份连同原稿送综合办公室负责公文收发人员归档。
一、学校公文是传达党和国家的方针政策，指导学校工作，发布规章制度，请示回答问题，总结交流经验的重要工具，也是学校文书档案的重要内容。
二、学校公文的分类：
1、请示：向上级机关请求指示、审批，用“请示”。
2、报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。
3、决定：安排学校重要活动和对师生员工的奖惩，用“决定”。
4、决议：经各种会议讨论通过的事项用“决议”。
5、布告：公布师生员工普遍应当遵守或周知的事宜，用“布告”。
6、公告：向校内外宣布重要事项，用“公告”。
7、通知：转发上级公文，要求各单位(部门)办理和要求师生员工周知或共同执行的事项，用“通知”。
9、函：相互洽商工作，询问或答复问题，用“函”。
10、会议纪要：传达会议决议事项和主要精神，要求与会单位(部门)共同遵守、执行，用“会议纪要”。
三、公文一般由标题、文件编号、主送机关、正文题词、发送机关、发文日期、秘密等级等部分组成。确定发文日期的原则是：凡会议通过的，以通过日期为准;领导签发的，以签发日期为准。涉及学校重大事件的文应由校长亲自签发。
四、学校文件，一般由校长办公室起草或组织有关部门共同起草。各种文件必须交办公室存查。
五、草拟公文必须严肃认真。文稿要符合党和国家的.方针政策和有关规定，符合学校实际情况，观点明确，条理清楚，层次分明、文字精练，用词规范，书写工整，标点准确，引文要准确，篇幅力求简短。
六、公文处理必须做到准确、及时、安全。上级机关来往的行政公文，由校长室负责批发、分发、传递、立卷和归档。各处、室对口部门的来往公文，由各处、室负责收发、传递、分办，并进行分类，立卷和归档。
七、各处、室向校领导的请示报告，应直接送办公室办理。办公室根据情况分送有关校领导批示，并尽快答复。
八、凡以学校名义发出的公文，统一由办公室安排打印，各处、室不得擅自或强行要求打印。
一、学校的文件由办公室负责起草和审核，学校校长签发；学校各部门的.文件由各部门负责起草，校长办公室审核，校长签发。
二、文件签发后，送办公室统一安排打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章
三、上级来文（除所领导亲收者外），均由办公室专人负责拆封登记，附文件阅批卡后，,然后送主管学生领导阅，再根据主管领导意见具体安排落实并存档。
四、机要文件应按照机密程度及传阅范围规定穿越，不得随意扩大范围。收发、传递、保管、归档要严格按照保密规定执行，做到切实行动。
五、规定传阅的文件，阅后交办公室专人归档，其他人员不得扣压或丢失，需用时，应履行借阅手续。
六、电子公文一定坚持每天上、下午两次查阅，并及时存档备份。急件应及时打印并报主管领导阅办。
为提高发文质量，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，使之规范化、制度化、科学化，特制订本制度。
一、本文所指的文件是指：
1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度、通知通报、人事任免以及向公司以外的单位、团体等发出的正式文件等；
2、以各管理部门名义发出的文件。
二、公文种类及编号
1、公司内部使用的公文种类主要包括：
⑴决定：适用于对重要事项或重大行动做出的安排；任免和聘用管理人员；
⑵通知：适用于公司转发上级政府部门公文；发布规章制度；传达要求各部门执行的事项；
⑶通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况；
⑷报告：适用于下级部门向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级部门的询问等；
⑸请示：适用于下级部门向上级请求指示、批准；
⑹批复：适用于上级部门答复下级请示事项；
⑺函：适用于不相隶属的部门之间相互商洽工作、询问和答复-1-问题；
⑻会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项；
⑼决议：适用于公司会议议定的重要事项；
⑽制度、管理办法：适用于公司明确和规范各项具体工作。
2、文件编号
⑴对公司有重大影响的决议（定）、制度、办法、通知等文，由综合办以公司红头文统一编号下发，具体文件编号：[年份]序号。
⑵公司一般性的文件下发，以文件类别划分，如：人事、通知、通报、决定等，全部由综合办统一编文号，如（通知）[年份]序号、（通报）[年份]序号。
⑶生产办如需对内下发文件的，全部到综合办编号存档，其余部门无发文权限。如其他部门确需下发通知等文，全部以厂部或与综合办联合下发。
⑷简易（单）的通知、要求等文，无需编号，可以直接下发。
三、文件的签署与盖章
1、各部门均无对外发文权限，对外发文只能以公司名义；
2、以公司红头发布的文件应由公司董事长或总经理进行签署；收文部门必须签字，以便存档；
3、以公司名义发布的文件应盖公司公章；以部门名义发出的.文件应盖本部门印章。若因特殊情况需盖公司公章，应经分管经理同意。
4、公司综合办负责对以公司名义发布的文件进行编号及管理。文件正式发布前应与分管经理取得一致意见，并有分管经理书面或邮件批准。
四、文件的发放与归档和销毁
1、未经相应权限负责人审核同意的文件，一律不准发放；所有发放文件，应存档保留；
2、以公司名义发放文件由综合办登记和归档，各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。归档部门应存有所发文件的电子版本和盖有印章的纸质版。
3、没有归档和存查价值的公文，经过公文管理部门负责人批准，可以定期销毁。
五、执行日期
本制度自下发之日起开始执行
公司各部门、分公司、项目部：
为使发文工作做到规范、准确、及时、安全，形成统一的编写格式及处理程序，结合公司实际情况，特制定本管理办法。
第一章总则
第一条为规范公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递。
第二条公司所有文书的呈批和发文由行政部统一管理。第二章行文规则第三条公文的种类
公文类别主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种
第四条公文格式
公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级等项。
1、标题：公文的标题应当准确、简要的概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。
2、主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。
3、正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。4、发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。
5、发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。
6、抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。
7、文件版头：正式公文一般都有版头，版头以黑色大写印上“陕西中隧机电工程有限公司”。
8、公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。
9、机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”，“普通”字样。
10、附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。
11、其它：公文排版要求详见附件。
第五条行文要求
1、行文须严格按要求格式书写、排版（具体要求详见附件）；2、明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。
3、公文由主办部门经办人拟稿，经部门主管审核、签字后交行政部登记。由行政部送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交行政部。
第六条关于公司的公文编字
为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：
第二章发文程序及要求
第七条发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。
（一）公文的草拟、打印、校对。
1、相关部门经办人负责公文的`起草（包括录入、排版）。起草公文涉及的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。
2、起草公文后，到行政部统一打印、输出。行政部负责核对是否符合公文标准格式。
（二）公文审核。
文件起草后，由经办部门主管审核、签字。如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交行政部。
（三）公文的核稿。
所有公文呈批前由行政部负责核稿。核稿的主要内容包括：
1、文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字。
2、公文打印、排版格式是否符合公司要求；
3、公文意思是否得表达清楚、准确。
5如核稿不合格，行政部签署修改意见后交经办人重新办理。
（四）公文的呈批。
行政部核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。由行政部主管根据事情的轻重缓急，按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。
行政部不得积压文件，要及时呈批或下发。
（五）公文批阅。
公司相关领导认为文稿与原意不符，由行政部退回拟稿人重写或修改。拟稿人重写或修改后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。行政部负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且由经办人告知相关部门主管。
（六）公文打印。
公文签发后，交行政部主管。行政部主管审查后交行政部人员登记、打印正式文稿；
对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由行政部人员填写“发文登记表”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。对于需要盖章的文件见下一步。
（七）公文盖印、登记。
需要盖章的文件，打印后由行政部人员履行盖章手续。“文件呈批单”由行政部人员留存备查，行政部人员须在文件呈批单上签字。
文件盖章后，将一份正式盖章文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。同时由行政部人员填写“发文登记表”后发文。
（八）发文。对外发文要求：
1、行政部人员通知经办人到行政部办理文件领用手续后，
由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；领取文书的当事人必须在登记簿上签名。
2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由行政部人员办理。
对内发文要求：
行政部人员负责将文件进行打印装订，供公司本部人员传阅签字；负责将电子文件以电子邮件的形式发送给各分公司、项目部传阅，各分公司、项目部由相关负责人进行装订打印、传阅签字、存档。
第三章附则
本办法自发文之日起生效，原相关文件予以废止。本办法由行政部负责解释。
为规范收发文工作，特制定本制度。
1.公文处理一般包括登记、分办、批办、承办、核稿、打印、签发（印章）、传递、归档、销毁等程序。
2.单位所有收发文管理工作均由办公室统一负责管理。办公室指定专职人员负责收文和发文工作。收发人员必须根据有关文件资料，如实填写收件登记表、发文登记表。未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。
3.公文登记后，由办公室根据相关领导的批示，下发或转交各位负责人传阅，如需转交有关部门阅办，应由相关人员登记、签字后方可送交。属领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。
4.阅读文件应规定范围，秘密级以上文件须到办公室阅读，因工作需要借阅文件应办理借阅手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。
5.各部门或个人对承办的'公文必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。
6.各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。
7.公文办完后，应根据文书立卷、归档。
8.各级员工调动时，应将文件（含工作记录本）清理移交，凡外出参加会议带回的文件，应及时送办公室登记保管。
9.没有存查必要的公文，经主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销，不准作废品出售，一律用碎纸机打碎或其它方法销毁。
为规范文件管理，提高工作效率，使收发文工作规范化和程序化，特制定本制度。
一、收文
1、签收上级部门或兄弟部门来文，均由负责公文收发的人员统一签收拆封。
2、登记收发人员签收拆封以后，应用专用簿式本进行登记，登记来文机关、主要内容后送分管办公室领导签署批阅。
3、批办分管办公室领导根据分工送相关领导审阅。并及时将文件呈传各领导阅示或阅知。
4、承办根据主批领导签批的指示，收发人员将文件送有关人员或部门承办，并督促其从速办妥。
5、归档办理完毕的来文，均应归档。
6、销毁没有存档价值和备查必要的'来文来信，或已办结的来信，均可在年终经过主管领导鉴别后进行销毁，并登记。
二、发文
1、拟稿由分管领导指定专人或与某项工作有关的部门撰写，并将拟好的文稿附发文稿纸送主要领导审核。
2、签发审核后的文稿，经主要领导、分管领导、经办人签字后，方可签发。
3、制发文件经签发后，方可正式打印、盖章、装订。
4、归档文件加斧章后，需一式两份连同原稿送综合办公室负责公文收发人员归档。
学校办公室收发文管理制度2
第一、认真执行学校作息制度，按时上下班，做到不迟到、不早退、有事请假。
第二、办公期间不声喧哗以免影响他人工作。不做与工作无关的事情。
第三、办公室应做到整洁有序，不乱堆乱放，室内物品、桌上资料放置整齐。
第四、爱护办公室内的公共财物。保持办公室文明、整洁、舒适。
第五、各室都建立、健全卫生值日制度，值日人员每天打扫室内卫生，保持窗明几净，保持地面整洁。
第六、勤俭节约，下班离开前要自行将电脑、空调、电灯、电扇等关好，锁好门窗。
第一章总则
第一条为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本规定。
第二条公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等的重要工具。因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。
第三条公司所收发文件由综合部行政科统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。行政科指定专职人员负责收文和发文管理工作。收发文人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表。行政科必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。
第二章发文办理
第四条发文，发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。发文办理主要包括以下几个工作程序：
1、拟稿：拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
2、核稿：核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
3、会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送综合部负责人对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
4、签发：工程部、总工办的一般事务性公文送分管领导签发。其他文件如重要请示、报告、制度及办法等一律送总经理签发。
5、发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等。
6、缮印：缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并由相关人员负责校对。
7、用印：用印是指综合部对已缮印号的公文进行盖章。
8、发文登记：发文登记是指由综合部行政人员将待发公文登记造册，以备存查。
9、分发：分发是指由综合部行政人员把用过印并已登记过的公文通过适当的方式（如邮寄、传真、电子邮件、专人递送、来人签收等）传递给收文单位。
10、注发：注发是指由综合部行政人员对发文办理结果予以注明。如谁经手，发了一份什么文件，经由什么渠道发出等。
11、存档：在发文办理流程结束后，综合部行政人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。
第三章收文办理
第六条收文是指外部机关送达公司的'公务文书和材料，包括文件、电报、其他文字资料等。收文办理是指对来自公司外部的文件所实施的处置与管理。工程管理类收文暂按工程部有关规定办理，行政科定期对工程部的收文进行备份存档。收文办理主要包括以下几个程序：
1、签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。收到来文，首先要看清是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等情况，检查无误后，方可签字、盖章、注时。
2、收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。
3、拟办：在收文登记后，由综合部行政人员送综合部负责人审核，符合有关规定的，综合部应及时提出办理意见和建议，送请主要领导人批示后交有关部门办理。
4、批办：批办是指主要领导人对收文的办理写出指示性意见。
5、分办：需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门或承办人员办理。
6、传阅：需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导和分管领导阅：各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见，要按领导同志的意见，做好补办工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件的去向
7、承办：承办是指按照领导人的批办意见，由相关的业务主管部门或负责人具体承担收文的办理。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文—4—
件，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。
8、催办：催办是指根据领导人的批办意见，由行政科督促承办部门尽快上报办理结果。
9、注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
第四章公文管理（立卷归档）
第七条无论是收文还是发文，都要按档案管理有关规定进行科学管理。已发出的公文，要把定稿、存本管理好，以备查考或归档；收进办结的公文，也要妥善保管，以备随时调用。
公文管理主要包括以下几个程序：
1、制定立卷类目表：按照档案管理的有关规定结合公司的实际情况制定公司立卷类目表。
2、归卷：按立卷类目表上规定的项目准备卷夹或橱柜，并随时把已办完的公文归到相应的文件夹或类目里面。
3、调用：对已经归卷的任何一份公文要能随时调出，以便为公司工作服务。
4、立卷：按公文立卷的有关规定把已归入卷夹的公文立成合乎规范的公文案卷。
收文、发文是机关日常管理的基本要求,是为各级领导科学决策、正确指导工作提供服务的重要途径。为规范管理、提高效率,特制定本制度。
一、乡党委、乡政府收文、发文由办公室内勤负责。
二、收文、发文按类别进行登记,急件要注明签收的具体时间,转交领导的收文必须经领导签收,无领导签收文件必须按类归档,年终交档案室存档。
三、领导阅完文件归还办公室必须登记归还日期。
四、领导有批示文件列入督办项目,单独归档保存。
五、发文分别按党委、政府发文标号登记,发文内容必须经主管领导审核签字。
六、做好日常保密工作,密级文件、报表等随时由办公室报主管领导审阅保存。
七、妥善保存带有密级的文件,未经主管领导批准,不准将涉密文件带出机关或复印保存。工作中需查阅各种文书、专业档案材料,须经主管领导批准。
八、未经批准,不得擅自复印、超范围传阅带有密级的文件。要按程序传阅审批,并及时将文件交档案员保存。
九、上行文由主管领导审阅后,报书记或乡长审阅,办公室安排报送。
十、下发文件由主管领导审批,办公室负责印发。
十一、反映全乡工作的信息、简报等稿件,报主管领导审阅后上报。
十二、所发的各种公文,要按正规的.格式拟稿,并进行全面校对检查,以确保正确无误。
十三、办公室对所接受的文件要及时签收、登记、分类,并提出拟办意见,交领导和有关部门传阅,对领导批示的传阅件要及时送承办人或部门,传阅件要适时收回,进行立卷归档等工作。
物业公司行政工作制度:收发文及档案管理
3收发文及档案管理
3.1文件定义
3.1.1本规定所提的文件是指:证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递,即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。
3.2收发文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通过前台之外来文件,以及内部各部门/管理处文件(密件除外),由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记;另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件,由资源部负责收文登记。
3.2.1.2收文登记后,及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见,再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件,可不予处理。
3.2.1.3文件执行或处理完毕后,由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档,重要的文件正文(如有)物管公司秘书须定期交到档案室归档。
3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。
3.3发件
3.3.1起草:由需要发件的部门/管理处起草文件。
3.3.2编号:对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。
3.3.3打印:由发文部门/管理处负责。
3.3.4校对、签署
由发文部门/管理处负责,部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名;以管理处名义发出的电子邮件,则打印后由管理处主任签名,留作归档。
3.3.5申请盖章
由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章,按项目中心有关图章的管理规定执行,文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。
3.3.6发出:由发件部门/管理处负责,并作出发文、签收登记。
3.3.7内部传阅
收件人依据传阅批示尽快传阅,不应拖延。传阅并签名后的文件,交回归档。
3.3.8归档
具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室;其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处
理,做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。
3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。
3.4文件保管及处理
3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。
3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类,具体类别根据各自的具体情况制定,做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则,每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。
3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方,不得随意或杂乱地堆放。
3.4.4定期组织清理文件(每年的6月和12月)。由各管理处指定专人负责,根据文件的内容和重要性,界定文件的存放期限和处理方法,例如:
3.4.4.1对于保管期限已到的文件,集中销毁,并做好注销的登记手续,包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人(管理处主任/物管公司经理)等;
3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件,按类别进行钉装、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5档案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室,具体移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件,应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作进度作阶段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后,填写申请,交到项目管理中心档案管理员处,档案管理员清点无误后,予以签名确认。
3.5.2档案的保管
公司的档案由资源部指定专人进行保管,一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则,将文件进行编号,分类存放。
3.5.3档案信息的使用
3.5.3.1复印档案
公司规定可按暨定的'权限进行复印档案,但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类,由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。
3.5.3.2档案原件的借用
1)原则上公司档案原件不外借,但因工作需要必须外借的档案原件(例如办理公司年审所需资料等),可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》,交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。
2)档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的,须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员,并由档案管理员作出追踪。
3)档案借用人应有高度责任感,保持档案的整洁和完整,不得涂污及损坏。
3.5.3.3档案原件的归还
1)借用人将档案归还时,须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整,并签名确认。
2)档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人,证明已归还档案,完档案归还手续。
3.5.3.4档案原件的处理
由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。 4月报制度
4.1月报制度:每月25日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。 4.2香港月报制度:每月28日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。
第一章总则
第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。
第二条公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。
第二章行文规则
第三条公文的种类
公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。
第四条公文格式
公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
1.标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。
2.主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。
3.正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。
4.发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。
5.发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。
6.抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。
7.文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“X公司文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。
8.公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。
9.机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。
10.附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。
11.其它：公文排版要求详见附件。
第五条行文要求
1.行文须严格区分公文类别，并严格按相应格式书写、排版；
2.明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。
3.公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再上交办公室。
第六条关于公司的公文编字
为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：
第三章发文程序及要求
第七条发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。
（一）公文的草拟、打印、校对。
1.经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。草拟公文必须使用统一格式的`公文稿纸（见附表三），起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。
2.起草公文后，到办公室统一打印、输出。办公室秘书负责核对公文符合公文格式后加盖“拟文专用章”。
3.公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。
（二）公文审核。
文件起草后，由经办部门经理审核、签字。如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交办公室。
（三）公文的核稿。
所有公文呈批前由办公室负责核稿。核稿的主要内容包括：
1.文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字。
2.公文打印、排版格式是否符合公司要求；
3.公文意思是否得表达清楚、准确。
如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办人重新办理。
（四）公文的呈批。
办公室核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。在“发文登记表”上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。办公室不得积压文件，要及时呈批或下发。
（五）公文批阅。
公司相关领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有文件的必须在两个工作日之内阅批完毕。
公司相关领导认为文稿与原意不符，由办公室退回拟稿人重写。如果仅涉及文字问题，直接由办公室负责修改。
拟稿人重写后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门经理（由办公室秘书电话查询）。
（六）公文打印。
公文签发后，交办公室主任。办公室主任审查后交办公室秘书登记、打印正式文稿；打印前办公室秘书浏览文件内容，检查所打印文件的合法性、并在打印登记簿上详细登记文件名、份数、页数、经办人等，具体见《打印登记簿》；
对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由办公室秘书填写“发文登记簿”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。
对于需要盖章的文件见下一步；
（七）公文盖印、登记。
需要盖章的文件，打印后由办公室秘书履行盖章手续。对两张以上的文件另外加盖骑缝盖。“文件呈批单”由办公室秘书留存备查，
一、收文
1、登记:所有外来文件由行政部统一在文件上编写总流水号,按流水号、接收日期、文件标题、发文单位、附件、传阅去向等项目登记在《收发文件清单》上。
2、传阅:由行政部填写《文件阅办单》将登记后的文件按轻重缓急、保密程度在文件处理卡片上签署传阅对象分送有关负责人传阅,及时分发、及时收回归档。
二、发文
1、公司文件的拟定签发,对内外具有指令性和权威性。
2、拟稿:公司文件一般由各部门在职责范围内自行起草,要对文件内容负责。文件内容涉及跨部门事务,须经部门间协调后方可发文。如事关公司的重大内外决策业务往来的文件,由董事长指定专人负责起草。
3、核稿:公文起草后,由拟稿部门经理审核签字,如公文内容涉及其他部门事务,须由有关部门共同审核签字;会签由主管副总会签。事关公司重大内外决策、业务往来文件,由董事长签发。
4、签发:凡以公司名义行文的.,须经行政部经理、董事长签发后,方可交付打印,属于部门职权范围内需以部门名义独立行文的,部门经理签发即可。
5、打印:在拟稿、核稿、签发手续齐备后,交行政部审核登记,标明文号,密级和分发范围。董事长直接签发的特殊公文,但要补办登记手续,按审核份数打印。
6、盖章:文件打印校对完毕后,按公司的《印鉴管理制度》加盖公章。
7、存档:公司所有文件均须存档一份,发文部门也须自留一份备查。
8、传递:保密文件的传递,按密级和分类范围由行政部分发。一般公文的传递由各部门自行送达。
三、传真
1、由前台统一收、发传真,并记录到《传真接收、发送记录表》上。
2、发送传真要统一用公司传真纸。