为使公司的制度及管理流程更加规范，中通石油集团有限公司的邮箱使用做如下规定：
1、 公司为每一位员工配备企业邮箱。
1) 默认安装设置邮箱客户端为：
2) 用户名为：(如“王雪华”他的邮箱名称为)用户名严禁改动与调换。
3) 邮箱密码修改：第一时间登陆邮箱网页地址
4) 邮箱账户属性中个人信息为：本人真实全名。如：王雪华
5) 默认信纸规范如下：
姓名(10号字体 加粗 黑色)
职务 手机号(10号字体 加粗 黑色)
X有限公司(10号字体 加粗 黑色)
平台网址：(10号字体 加粗 黑色)
地址 邮编(10号字体 加粗 黑色)
2、申请人员管理
建立企业邮箱的目的主要是方便外岗人员进行对内联系，为合理有效的使用邮箱经公司领导决定，符合一下要求的人员才有资格申请企业邮箱账号：
(1) 总公司所有人员，分公司、厂里副经理以上干部;
(2) 各分(支)营销、项目经理;
(3) 财务、统计与客户对账岗位人员;
3、申请流程
申请开通企业邮箱的人员，先提交相关申请给本部门相关人员进行审核和记录备案，经公司总经理审 批同意后有行政部门创建邮箱账号。
4、 各类、各级任何请示、回复、传达、公务督办等一切工作沟通与协调必须通过企业邮箱传达完成，否则不予办理。
5、 各类、各级的沟通与协调应通过企业邮箱根据岗位职责与处理权限逐层、逐级请示、回复完成，如属特重大事项可直接越级请示完成。对于批示、回复等重要性邮件必须至少保存20个工作日，离职人员不得删除离职前最近三个月内的所有工作文件。
6、 各级、各层收到邮件后，主接收人必须立即予以回复或转发上级领导，严禁拖沓、推诿、延迟，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处罚。
7、 为保证邮箱的使用与容量效率，每天在岗时间内必须开启邮件软件，并设置成每五分钟自动收取，有新邮件要及时查看，因收取不及时造成容量限制及影响工作进度、效率者予以工作渎职的严厉处罚。
8、 不得在邮件系统内设置除公司邮箱外的个人邮件收发。
9、 邮箱的使用与管理由人事部门负责。
一、目的
为加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行，特制定本规定。
二、使用要求
1、所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必须严格遵守以下规定：
⑴ 用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国家其他有关法律、法规、行政规章。
⑵ 用户不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。
⑶ 用户不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等，也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。
⑷ 违反以上规定，给公司和公司员工造成损失的，由该用户承担全部责任，部门负责人承担连带责任。
2、公司邮件服务器将开启垃圾邮件过滤功能，为了不避免发生邮件被劫持为垃圾邮件，需注意一下几个事项：
⑴ 外发邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件。
(2) 邮件附件应采用压缩包形式。
(3) 邮件正文中尽量避免出现网页地址链接内容，容易被识别为垃圾邮件。
(4) 对一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需要邮箱认证的，填写其他私人邮箱，禁止使用公司邮件注册(容易被垃圾邮件攻击)。
3、公司邮箱仅限本人使用，禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。公司邮箱的账号和相应的密码，由用户自行负责保管。
三、邮箱管理
上海万象汽车制造有限公司 NO：QH-ZD20xx001 1、企划部负责管理公司员工的邮箱帐号、空间等工作，并保证电子邮件系统的正常运行(不可抗拒因素除外)。各部门若有新进或离职员工，请及时将名单书面呈报企划部(部门负责人签字)以便企划部及时分配邮箱帐号。
2、企划部为了合理使用邮件服务器空间，将于每半年对邮件进行清理，请大家及时对邮件进行备份，以免不必要的损失(foxmail或outlook上的邮件没有影响)。
3、企划室部责监督各邮箱帐号的规范使用情况，一旦违反上述规定的，将视情节轻重给予20～100元的罚款，屡犯者将加重处罚。
为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化，进一步健全和完善内部管理体系,使公司的各项管理更加科学化,制度执行更加规范化，特修订本规定。
一、电子邮箱地址：
统一使用公司开通的企业邮箱，企业邮箱域名为： (即为邮箱后缀)，邮箱用户名为个人姓的全拼名的首字母组合。单个名字的为姓名的全拼(若有不清楚个人公司邮箱的请参考公司通讯录或咨询公司前台)。
例： (周 凯邮箱)
(姜言言邮箱)
二、电子邮箱管理及使用方法：
1、 邮箱管理：行政部前台工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱，并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。
2、 开通：企业邮箱开通后，使用者可登录邮箱网络地址页面，输入个人用户名与个人密码登录邮箱，并在第一时间更改初始密码，以保邮件的安全性。 邮件客户端管理：公司统一使用FOXMAIL邮件客户端对邮件进行管理，同时使用统一个人签名。个人签名使用如下:打开FOXMAIL→点击工具按钮→进入账号管理→点击签名→编辑姓名→编辑内容：(电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司logo标志)→在新邮件、新邮件/转发中点击新签名→点击确定保存。
3、 邮件检查：公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件，在外出差的同事对邮箱设置“邮件到达短信提醒功能”，以便及时处理公务。
4、 邮件撰写
(1) 称呼。可以称呼对方姓名及身份，注意如果发给多人的话，有时还要注意
一个顺序问题。
(2) 确保无错别字，表述准确，尽量避免有歧义的词语。 表述有条理。需要谈多件事情时，用1、2、3、等标识。 合理使用大写，加粗等功能，以突出重点。 使用结束语。如: 有任何问题请随时联系我;或显示诚恳和感谢，如：此致敬礼。
5、 邮件发送
收件人：
是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。
抄送：
一般是事件相关联系人。
密件抄送：
如果一封邮件抄送给5人，而密送给2人，那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另5人， 但抄送的5人却不知道你密送了其他人。同时，密送的2个人之间也看不到对方的信息。
6、 邮件回复
(1) 所有邮件应在邮件发送后24小时内进行回复。
(2) 不要随便点击全部回复。
(3) 转发或答复邮件时，再次核对邮件主题，有必要时重新设计主题，使其更准确表达你的意思，避免看到这样的主题：转发：转发：转发：转发„„
(4) 指正别人错误时，尽量以电话或单独回信建议，应避免使用群组信件功能。
(5) 对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段，也应避免使用群组信件。
7、 附件
(1) 公司内部提交文件，一律使用企业邮箱，以附件形式提交，最大不要超过5M。
(2) 发送邮件前务必检查是否已添加附件，以防漏发。
三、提交邮件文件名命名(见共震文件名使用管理规定)
四、企业邮箱使用范围：
1、 对内使用：共震科技所有在职员工，提交文件一律通过企业邮箱写邮件(除特别指定的邮件外)。
2、对外使用：凡涉及到公司正常业务往来的，一律使用个人的企业邮箱。凡涉及的业务属于非常规的业务，一律使用公司的公共邮箱，由行政部指定负责人负责处理。(邮箱帐号：)
五、不按规定使用的处理办法：
1、 邮件提交
·未通过公司邮箱
·未按要求格式
2、 邮件未回复
处理方法：未按照以上两点发送文件，所发邮件内容以无效处理。
六、注意
1、 虽然电子邮件是基本，快速的沟通工具，但是请不要忽略最良好的沟通方式：面对面的交流。
2、 对于非常紧急重要的事情，可以先发送电子邮件提醒对方注意，但必要的电话及当面沟通可以有效的加速事件进展。
3、 对于文字表达不清的事情，请直接用电话或当面沟通，避免邮件重复来回耽误时间，降低效率。
办公室
20xx年4月2日